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Estudo de caso: VoIP para restaurante

VoIP phone service background
Serviços VoIP | VoIP empresarial

Tal como o telefone tradicional, o VoIP pode ser utilizado por muitos tipos de empresas e negócios. Cada empresa irá beneficiar desta tecnologia de forma diferente. Neste caso, vamos mostrar-lhe como um sistema telefónico VoIP pode ajudá-lo a melhorar a sua relação com os seus clientes e a aumentar as suas vendas.

Necessidades telefónicas

As necessidades telefónicas num restaurante podem por vezes parecer muito simples, um telefone e uma pessoa para o atender, mas se quer realmente satisfazer os seus clientes, tem de considerar todas as opções que tem para tirar o máximo partido da sua comunicação. Com o VoIPstudio podemos ajudá-lo, desde a configuração mais simples para um café, até um grande restaurante que precisa de mais opções para lidar com todos os clientes.

Quer seja para iniciar um novo negócio (abrir um restaurante), ou ter de mudar de operador por uma razão ou outra, o VoIPstudio é muito útil devido à rapidez e facilidade com que se instala e está pronto a funcionar.

Podemos fornecer novos números para o seu negócio em pouco tempo, ou podemos portar os seus números existentes. Nenhuma instalação física é necessária, a menos que haja uma preferência por parte dos nossos clientes.

Embora o VoIPstudio exija apenas um dispositivo (computador ou telemóvel) compatível com a aplicação e ligação à Internet, também pode utilizar os nossos sistemas com um telefone convencional ou mesmo um telemóvel. Isto seria suficiente para receber e fazer chamadas de qualquer parte do mundo.

Possibilidades e opções com o VoIPstudio

Ter um bom sistema de comunicação com o cliente é crucial, especialmente na atual situação pandémica. As pessoas já não se sentem inteiramente à vontade em locais públicos por medo de infeções e há uma multiplicidade de regulamentos que impedem as empresas de sobreviver, uma vez que dependem de pessoas que chegam fisicamente às instalações. Isto faz com que seja necessário que a comunicação seja requintada.

A pandemia ensinou-nos, mas mesmo com ou sem pandemia, é importante ter um bom serviço ao cliente para que todas as necessidades do cliente possam ser satisfeitas numa única chamada. A perda de tempo dos clientes pode fazê-los mudar de ideias se tiverem dificuldade em obter uma reserva ou em fazer uma ordem de entrega.

Com as configurações do VoIPstudio, tem muitas possibilidades, dependendo do meio de comunicação que tiver disponível. Pode ativar os nossos números empresariais no WhatsApp para fazer reservas e encomendas através do WhatsApp, pode também informar com uma mensagem áudio se tiver um website para fazer reservas.

No VoIPstudio pode definir vários postos de trabalho: Reservas, cozinha, administração, etc. Em cada um destes postos pode decidir de onde prefere atender as chamadas ou de onde as quer fazer: Aplicação móvel, um telefone IP sem fios ou de secretária, ou a partir de um computador. Pode simplesmente tocar em todas essas ao mesmo tempo e atender de onde lhe for mais conveniente.

Exemplo de Equipamentos:

Yealink T19PN Yealink W60P

 

Para facilitar o fluxo de chamadas e o trabalho do gestor de chamadas, podem ser feitas muitas configurações. Por exemplo, pode criar uma secretária eletrônica, para criar uma mensagem de boas-vindas, ou uma caixa de correio com uma mensagem personalizada com o horário, férias, ou qualquer outra necessidade.

Exemplos de configurações comuns

Se um restaurante tem muitas encomendas de take-away, mas também muitas reservas, pode usar uma secretária eletrônica para pedir aos clientes que façam reservas através do WhatsApp ou de um website.

Por outro lado, pode também dar àqueles que precisam de fazer uma encomenda a oportunidade de o fazer através de uma conversa. Na mensagem, pode simplesmente dizer-lhes para ficarem em espera e contactarem um funcionário de restaurante, para que quem atender as chamadas tenha menos encargos para com eles.

O atendedor de chamadas pode dizer, por exemplo: “Obrigado por telefonar… Para fazer uma reserva, pode enviar um WhatsApp para este número e entraremos em contacto consigo em breve” ou “Para fazer uma reserva, vá a www.myrestaurant.com”.

Se o cliente ainda estiver ao telefone, pode acrescentar: “Para fazer uma encomenda, por favor fique em espera e entraremos em contacto consigo em breve”.

Outro cenário pode ser que apenas se diga que só oferece Entregas no Inverno, porque no Verão há demasiadas reservas e não se consegue acompanhar as entregas. Depois pode estabelecer um horário de Verão e de Inverno, se telefonarem no Verão pode criar uma mensagem que notifique diretamente os clientes, por exemplo:

“Obrigado por ligar …, se desejar fazer uma encomenda, informo-o que não entregamos até X-X-X, para fazer uma reserva envie um WhatsApp para este número ou fique em espera e estaremos consigo em breve”.

Quando é Inverno, é automaticamente selecionada outra resposta que permita a entrega ao domicílio ou take-away, e a mesma se tiver férias todos os anos. No software VoIPstudio, pode estabelecer um horário para esses dias específicos, e pode notificar os seus clientes com uma mensagem de que está fechado e quando voltará.

Outras funcionalidades VoIP para o seu restaurante

Uma das utilidades que podemos aproveitar ao máximo é a gestão das chamadas por horário. Isto é, se telefonarem durante o horário de trabalho, a chamada é atendida, e se não, é enviada uma mensagem dizendo que estão fechados e depois confirmam o horário com o cliente. Por exemplo:

“Obrigado por ligar… infelizmente estamos fechados, informamos que o nosso horário de abertura é das 9h às 15h”.

No VoIPstudio há uma funcionalidade que pode ser muito útil, estamos a falar de gravações de chamadas, para que possa voltar a ouvir uma chamada caso se tenha esquecido da encomenda ou não tenha a certeza se a apontou corretamente. Uma característica interessante da gravação de chamadas é que não tem de armazenar as gravações no seu dispositivo e ficar sem espaço, elas são armazenadas na nuvem, pode ouvi-las através da aplicação e até descarregá-las

Integrações com livros de reserva

Se já tiver uma reserva virtual, pode integrá-la com o sistema telefónico. Para que, quando receber uma chamada, possa identificar se a pessoa que telefona é um cliente regular ou descobrir rapidamente se a pessoa que telefona tem uma reserva pendente. Fornece acesso rápido aos detalhes da reserva para descobrir o estado e fazer ajustamentos, se necessário.

Este é o caso da integração do VoIPstudio com o livro de reservas Restoome.

Porque é que recomendamos VoIP para restaurantes?

O VoIP não é apenas uma vantagem quando se trata de ter diferentes opções, mas também tem preços competitivos e flexibilidade. Enquanto outras soluções pedem preços muito elevados, no VoIPstudio por apenas 8 euros por mês, será possível executar uma extensão e um sistema de numeração. Todas as outras funcionalidades PBX de que falámos são gratuitas.

No caso de ter de mudar de local, não terá de mudar de telefone, de central telefónica, nem de se preocupar com coisas que se partem e perdem dados, pois tudo é armazenado na nuvem e pode ser recuperado em segundos. Se, por acaso, mudarem de local, pode ser-lhes rapidamente oferecido outro número com o código de área da sua nova localização e até um país diferente.

De que é que está à espera? Comece a trabalhar com o VoIPstudio e ofereça aos seus clientes o melhor serviço possível.

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