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A melhor plataforma de comunicação para a sua empresa

VoIP phone service background
Serviços VoIP

A comunicação eficaz – tanto interna como externa – é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização. A atual pandemia e a mudança maciça para o teletrabalho apenas tem servido para realçar o valor de uma comunicação eficaz. Mesmo antes da atual crise global, muitas empresas enfrentavam problemas de comunicação quase diariamente. Com o trabalho a partir de casa a tornar-se o novo normal, as empresas precisam agora, mais do que nunca, de uma melhor plataforma de comunicação.

Consequências das ineficiências de comunicação

A maioria das empresas não dispõe de uma plataforma de comunicação abrangente. As aplicações são acrescentadas à medida que surge a necessidade e não se integram. Os utilizadores não podem mover dados de um software para outra aplicação, tornando ineficaz encontrar e partilhar informação relevante. 

As ineficiências de comunicação podem ter consequências bastante dramáticas, como por exemplo:

  • Perda de receitas 
  • Reclamações de clientes e perda de confiança
  • Prazos não cumpridos
  • Rotatividade dos empregados
  • Processos e ações judiciais

Assim, as organizações precisam de investir numa plataforma de comunicação, e não apenas numa única ou numa dúzia de aplicações.

O que é uma plataforma de comunicação?

Uma plataforma de comunicação é uma solução que facilita às empresas a comunicação interna e externa. Abrangerá diferentes métodos de comunicação, tais como chamadas de vídeo, mensagens, partilha de documentos e gestão de tarefas. Nem todas as plataformas de comunicação oferecem todas as funcionalidades, cada uma pode concentrar-se numa área diferente, tal como a comunicação com o cliente ou a gestão de projetos. 

Dependendo das necessidades da sua empresa, poderá ter de investir em mais do que uma plataforma. Necessita de fornecer opções de comunicação flexíveis aos seus colaboradores para que estes possam cumprir objetivos e trabalhar eficazmente uns com os outros. Como pode esperar que o seu pessoal cumpra ou exceda as expectativas sem as ferramentas certas?

Uma plataforma de comunicação não tem de ser baseada na nuvem, embora seja isso que a maioria das soluções de software estão a utilizar. Mesmo um sistema de linha fixa tradicional com um PBX é uma plataforma de comunicação. No entanto, as soluções analógicas sempre tiveram limitações na forma como as pode utilizar. Os sistemas atuais são muito mais poderosos, utilizam múltiplas ferramentas, e oferecem muita flexibilidade.

Exemplos de plataformas de comunicação modernas incluem sistemas telefónicos VoIP, soluções de contact center baseadas na nuvem, sistemas de comunicação com clientes, etc. Cada um destes sistemas irá utilizar uma grande variedade de software e mesmo ferramentas de aprendizagem de máquinas para facilitar a comunicação. Algumas ferramentas também oferecem capacidades analíticas.

Tipos de plataformas de comunicação

Comunicações internas

Como o nome indica, estas plataformas centram-se na melhoria da comunicação interna das empresas entre os seus colaboradores. Estas plataformas podem incluir tanto ferramentas em tempo real como assíncronas, para que os utilizadores possam escolher a melhor para uma dada situação. As vantagens de utilizar uma plataforma abrangente incluem:

  • Log-in único para todas as aplicações na plataforma
  • Interface de utilizador semelhante em todas ferramentas
  • Uma vista de painel que fornece um acesso instantâneo de todas as comunicações
  • Capacidade de reencaminhar mensagens de um instrumento para outro

Um sistema de comunicação unificado construído sobre VoIP como base pode ajudar uma empresa a racionalizar os canais de comunicação interna. Estes sistemas devem ser fiáveis, seguros e, em alguns casos, cumprir também os requisitos regulamentares (cuidados de saúde, educação, indústrias de serviços financeiros).

Comunicações com clientes

Uma ferramenta de comunicação com o cliente permite às empresas gerir os pedidos dos clientes, acompanhar os tickets de suporte, e comunicar com os clientes. Várias ferramentas podem incluir chat ao vivo no website de empresas, gerir o correio eletrónico recebido dos clientes e analisar as tendências dos clientes. Uma aplicação CRM pode também oferecer automatização baseada em IA para ajudar a gerir milhares de pedidos de clientes de forma mais eficaz

A falta de comunicação com os clientes pode resultar em consequências graves, incluindo perda de receitas, perda de valor da marca, desastres publicitários, e mesmo ação legal. A utilização de uma plataforma de comunicação com o cliente pode ajudar a melhorar a experiência do cliente.

Gestão de projetos

Todas as pequenas ou grandes empresas têm prazos e objetivos a cumprir. Neste caso, uma plataforma abrangente de gestão de projetos é crucial. Estes sistemas ajudam as organizações a decompor projetos maiores em pedaços mais pequenos e a partilhá-los com as equipas. É possível atribuir tarefas a utilizadores específicos, acompanhar a conclusão, e visualizar os prazos dos projetos. 

Pode gerir vários projetos, tais como lançamentos de produtos, campanhas de vendas, projetos de marketing, e outros eventos ad-hoc.

Ferramentas de colaboração

As plataformas de colaboração permitem aos utilizadores trabalhar no mesmo conjunto de documentos necessários para um projeto. Quando as equipas do projeto trabalham a partir de casa ou em outros locais remotos, a colaboração é vital. São necessárias ferramentas para gerir a comunicação virtual em torno de ficheiros específicos, permitindo aos utilizadores marcar documentos ou conversar sobre edições/alterações. 

Estas ferramentas não se limitam a documentos de texto. É possível ter quadros brancos virtuais para troca de ideias e partilha de ideias. A partilha de ecrã pode ajudar as equipas a ver o trabalho do apresentador, em vez de apenas ouvir uma gravação. Estas ferramentas são melhores do que utilizar o correio eletrónico que pode interromper os fluxos de trabalho ou tentar encontrar uma sala de reuniões e tempo para que todos se encontrem.

Videoconferência

As ferramentas de videoconferência são bastante comuns em organizações maiores, mas mesmo as pequenas empresas podem beneficiar destas ferramentas.

É um substituto para as reuniões presenciais, workshops, empregados remotos, formação, e seminários.

As plataformas de videoconferência oferecem muitas características, para além do vídeo ao vivo. É possível gravar reuniões e partilhá-las com aqueles que não podem participar. Os participantes podem telefonar através dos seus telefones, se não tiverem acesso a uma câmara. Isto permite aos utilizadores participar mesmo quando estão em viagem. Tem também acesso a opções de chat em grupo para partilhar feedback, realizar sondagens para avaliar o interesse dos utilizadores e permitir aos participantes assumir a apresentação de uma parte da reunião.

Há inúmeras vantagens em substituir as reuniões presenciais por videoconferências. Não há necessidade de encontrar um bom momento para todos os participantes, o que é importante se as suas equipas estiverem espalhadas por todo o país. Ninguém tem de viajar ou gastar em quartos de hotel apenas para 1 ou 2 reuniões. Pode ter reuniões frequentes para atualizações do estado do projeto, uma vez que as pode organizar instantaneamente. 

Qual é a melhor plataforma de comunicação?

Como empresário ou gestor, deve estar a pensar em qual a plataforma que melhor serve as suas necessidades únicas. O que isto significa é que em vez de saltar de cabeça para a compra de uma variedade de ferramentas que não vai utilizar, precisa de considerar os seus fluxos de trabalho e processos.

Se tiver problemas em gerir as interações com os clientes, então uma plataforma de comunicação com o cliente pode ser a escolha certa.

Quase todas as empresas vão querer uma ferramenta para gerir as comunicações internas. No entanto, nem todos poderão precisar de ferramentas de videoconferência ou de gestão de projetos.

Ao avaliar qualquer plataforma de comunicação, procure as seguintes características:

Funcionalidades e preço

Existem várias plataformas de comunicação no mercado e pode ser difícil selecionar a plataforma certa. Não há necessidade de comprar a opção mais cara se não precisar de todas as funcionalidades. Algumas plataformas têm a opção de comprar funcionalidades individuais como uma atualização ou agrupar diferentes funcionalidades numa única opção. Outras terão uma opção de pagamento à medida que é utilizada, onde todas as funcionalidades estão incluídas.

Segurança e fiabilidade

Qualquer plataforma de comunicações tem de ser segura contra a utilização não autorizada e fiável em circunstâncias normais. Isso pode significar ter uma opção de backup ou failover, a capacidade de descarregar e levar os seus dados se optar por mudar de fornecedor, e acordos de nível de serviço para delinear as responsabilidades do fornecedor em caso de inatividade.

Quase todas as plataformas de comunicação utilizam a nuvem para uma parte  da sua funcionalidade. Isto significa que precisa de proteger as suas comunicações das mesmas ameaças do resto da sua rede, tais como spam, tentativas de hacking, fraude, etc. Uma vez que o fornecedor controla a maior parte do serviço, precisa de verificar também a sua postura de segurança.

Flexibilidade e escala

Uma plataforma de comunicação, por muito completa que seja, terá de ser personalizada à sua organização e utilizadores particulares. Portanto, procure opções de personalização poderosas que lhe permitam adaptar o que já existe. Deverá ser capaz de ligar e desligar as funcionalidades que já não utiliza sem ter de esperar por um técnico. Enquanto um administrador tem o controlo geral do sistema, os utilizadores individuais também deveriam ser capazes de alterar as configurações.

Qualquer plataforma de comunicação tem de crescer com a organização. Não deverá ter de mudar de fornecedor simplesmente porque eles não conseguem acompanhar a sua procura. Por isso, procure uma a plataforma que possa facilmente escalar de uma dúzia de utilizadores para centenas, se não mais. Mesmo que essa trajetória de crescimento demore anos, é melhor estar preparado para o futuro do que ter de saltar de navio a cada poucos meses à procura de uma opção melhor.

Uma plataforma de comunicações unificadas baseada em VoIP é uma boa opção para as suas comunicações internas. O VoIPstudio oferece tudo , desde videoconferência a correio de voz visual e a capacidade de utilizar dispositivos móveis com o seu sistema VoIP, tornando-o perfeito para toda organização moderna.

Implementação de uma plataforma de comunicações

Só porque compra e implementa a melhor plataforma de comunicação dentro da empresa, não significa que será imediatamente eficaz. Só se obtém o que se coloca em qualquer sistema. Assim, a utilização eficaz da nova plataforma depende dos seus colaboradores. 

Obtenha a adesão dos utilizadores, permitindo-lhes fazer um test-drive e fornecer feedback sobre as várias opções antes de escolher uma. Terá o máximo proveito da plataforma quando os utilizadores participarem entusiasticamente e utilizarem as várias ferramentas. É por isso que a usabilidade e a interface são tão importantes como ter características robustas.

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