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Como pode usar o IVR (atendimento automático) de VoIPstudio

VoIP phone service background
Serviços VoIP

Um IVR (Atendimento automático) pode ter muitos benefícios para melhorar as chamadas de serviço ao cliente. A maioria dos casos de uso comum são:

1. Utilizar IVR como “guia de boas-vindas” e “Anúncio personalizado fora de horas” para que os clientes que chegam à sua empresa possam saber perfeitamente que estão ligados à nossa empresa e nós podemos informá-los sobre o nosso horário comercial quando estivermos disponíveis. Para o conseguir, poderíamos carregar algumas mensagens sonoras, por exemplo

  • Obrigado por chamar “a nossa empresa”, estaremos consigo dentro de momentos.
  • O nosso horário de atendimento é das 09:00h às 19:00h. Por favor deixe uma mensagem e algumas informações para que possamos telefonar-lhe assim que estivermos de volta.

2. O cenário mais avançado é a utilização de IVR como “atendimento automático”, pelo que não só dará as boas-vindas aos clientes, mas também oferece algumas opções para permitir aos clientes contactarem o departamento ou utilizador específico que procuram. Ver exemplo abaixo:

  • Obrigado por ligar para a nossa empresa
  • Para falar com o departamento de vendas pressione 1
  • Se quiser falar com o Suporte pressione 2
  • Se já conhece o número de extensão, por favor marque-o
  • Para quaisquer outras questões, por favor aguarde na linha e um agente irá assisti-lo.

A partir do VoIPstudio pode encaminhar cada opção para vários destinos:

  • Utilizadores de VoIPstudio
  • Números externos
  • Correio de voz ou mensagens de voz personalizadas
  • Filas de espera

Como muitos clientes utilizam estas funcionalidades do VoIPstudio, este artigo representa um “guia de configuração rápido” sobre como configurar e ajustar o IVR e seus anúncios. Vamos de seguida mostrar-lhe as noções básicas desta configuração em simples passos:

1. CONFIGURAR O GUIA DE BOAS-VINDAS

Primeiro passo, vamos adicionar a mensagem áudio a partir de “Som/Anúncios”. Para isso, podemos simplesmente usar esta função “Texto para voz” ou o “Carregar” usando o formato de ficheiro mp3.

configure IVR welcome guide

 

Segundo passo, adicionar o IVR a partir de Configurações > IVRs.

configure IVR welcome guide 2

configure IVR welcome guide 3

configure IVR welcome guide 4

  1. Clique em “Configurações > IVRs”.
  2. Clique em “+Adicionar”
  3. Em  “Números de entrada” associe o número de telefone de sua empresa 
  4. Em “Anúncio inicial” acrescente o anúncio carregado em sons
  5. Para o destino, se não houver seleção, configuramos para onde encaminhamos a chamada

Nota: Ao utilizar o IVR somente para uma única mensagem de boas-vindas, recomendamos a utilização da seguinte configuração: Timeout 0 e repetições 1.

Todas as outras configurações podem ser deixadas no valor por defeito.

2. DEFINIR UM HORÁRIO DE TRABALHO COM Uma MENSAGEM  “FORA DE HORAS”

Neste caso temos duas opções: informar o cliente sobre o horário de atendimento e desligar ou informar sobre o horário e deixar uma mensagem de correio de voz.

Primeiro passo, adicionar o áudio em Anúncios/Sons. Podemos usar a função “Texto para voz” ou carregar um ficheiro MP3.

configure IVR welcome guide 3

configure IVR welcome guide 4

Segundo passo, adicionar um IVR em Configurações/IVRs

  1. Clique em IVRs
  2. Clique em “+Adicionar”
  3. Em “Número(s) de entrada” insira o seu número
  4. Em “Anúncio Inicial” acrescente o áudio que preparou em Sons
  5. Em “Anúncio Final” adicione uma mensagem de correio de voz ou deixe em branco

Terceiro Passo, crie uma regra de encaminhamento que vai conduzir as chamadas para o IVR de Boas-vindas ou para o de fora de horário:

business hours message from IVR Guide at VoIPstudio 2

business hours message from IVR Guide at VoIPstudio

  1. Clique em “Routing Rules/Inbound” (Regras de encaminhamento/entrada)
  2. Clique em “+Adicionar”
  3. Em “Destinos PBX” escolha o Número de telefone
  4. Em “Intervalo de tempo” crie um novo com o horário de funcionamento da empresa
  5. Em destino selecione o  IVR de boas-vindas

Como já mencionámos anteriormente, estas são as configurações mais comuns, mas o VoIPstudio ajusta-se às necessidades de cada empresa.

Quer fazer algo diferente com o seu IVR ou tem alguma pergunta? Não hesite em abrir ticket de suporte. Se ainda não iniciou o teste gratuito, comece ainda hoje para usar o sistema automático de atendimento. IVR.

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