O voicemail é um sistema de mensagens que permite aos interlocutores deixar mensagens de voz quando não está disponível para atender as suas chamadas. No mundo actual de ritmo acelerado, o correio de voz é uma ferramenta essencial para a comunicação empresarial. Este guia fornece tudo o que precisa de saber para dominar o correio de voz.
Porque é que o voicemail é tão importante para as empresas?
O voicemail ainda é importante para as empresas, mesmo na era actual das mensagens instantâneas e do correio eletrónico. Eis algumas razões para tal:
Disponibilidade
O voicemail permite às empresas serem mais flexíveis na sua comunicação. Se um cliente ou cliente precisar de entrar em contacto após o horário comercial ou quando estiver indisponível, pode deixar uma mensagem de correio de voz à qual pode responder quando estiver de volta ao escritório.
Profissionalismo
Uma saudação de voicemail profissional pode ajudar a criar uma impressão positiva do seu negócio. Mostra que está organizado, fiável, e interessado em ouvir os seus clientes.
Eficiência
O voicemail pode ajudar as empresas a poupar tempo, permitindo que as pessoas que telefonam deixem uma mensagem detalhada. Isto significa que pode responder à sua consulta ou pedido de forma mais eficiente, em vez de ter de tomar notas durante uma chamada em directo.
Segurança
As mensagens de correio de voz podem ser guardadas para referência futura, o que é particularmente útil para fins legais ou regulamentares. Além disso, um sistema de correio de voz pode fornecer uma camada adicional de segurança para informação sensível, uma vez que apenas o pessoal autorizado pode aceder às mensagens de correio de voz.
Satisfação do cliente
O correio de voz pode ajudar as empresas a prestar um melhor serviço ao cliente, assegurando que as mensagens não sejam perdidas ou esquecidas. Isto pode melhorar a satisfação e lealdade dos clientes, pois sentem que as suas necessidades estão a ser levadas a sério.
Noções básicas de voicemail
Como funciona o voicemail
Quando um chamador marca um número de telefone, se a chamada não for atendida após um número definido de toques, a chamada é direccionada para o sistema de voicemail. O sistema de correio de voz grava então a mensagem da pessoa que telefona, a qual é guardada como um ficheiro áudio digital. O sistema de correio de voz notifica então o destinatário de que tem uma nova mensagem de correio de voz, quer tocando um tom de alerta no seu telefone ou enviando um e-mail ou mensagem de texto.
O destinatário pode então aceder à sua mensagem de correio de voz ligando para o seu número de correio de voz ou acedendo-o através de um portal online. Depois, o destinatário pode ouvir a mensagem e, em alguns casos, pode ter a opção de reencaminhar, apagar, ou guardar a mensagem.
O voicemail pode ser alojado no serviço telefónico fornecido, mas também pode ser configurado a nível de dispositivo (smartphone ou telefone de secretária).
Tipos de voicemail
Existem geralmente dois tipos de correio de voz: correio de voz básico e correio de voz avançado.
Correio de voz básico
Este é o tipo mais simples e mais comum de sistema de correio de voz. Permite aos chamadores deixar uma mensagem para o destinatário quando não estão disponíveis para atender o telefone. O correio de voz básico inclui tipicamente as seguintes características:
Uma mensagem de saudação pré-gravada que toca quando a chamada é reencaminhada para o voicemail.
A capacidade de gravar e armazenar mensagens de voz recebidas.
A funcionalidade para reproduzir, apagar e guardar mensagens de voz.
A capacidade de gerir configurações de correio de voz, tais como a saudação do correio de voz e o número PIN.
Correio de voz avançado
Este tipo de sistema de correio de voz oferece características e funcionalidades adicionais para além do correio de voz básico. O correio de voz avançado inclui normalmente todas as características do correio de voz básico, assim como as seguintes:
Transcrição: converte mensagens de voz em mensagens de texto para facilitar a leitura e o arquivo.
Correio de voz visual: permite aos utilizadores ver e gerir visualmente os seus correios de voz, por exemplo, exibindo mensagens de correio de voz como uma lista de mensagens de texto ou mensagens de correio electrónico.
Voicemail de grupo: permite a múltiplos utilizadores aceder e gerir a mesma caixa de correio de voz.
Voicemail-to-email: encaminha mensagens de voz para a conta de correio electrónico do destinatário.
Voicemail-to-text: converte mensagens de voz em mensagens de texto e envia-as para o telemóvel do destinatário.
As características e capacidades específicas de um sistema de correio de voz podem variar dependendo do fornecedor do serviço e do sistema específico que está a ser utilizado.
Características e funções do voicemail
Aqui estão algumas características comuns do correio de voz que poderá encontrar na maioria dos sistemas de correio de voz:
Saudações personalizadas
As saudações de voicemail são a primeira coisa que um interlocutor ouve quando chega a uma mensagem de voicemail. A saudação pode ser personalizada para fornecer informações sobre a pessoa ou empresa, tais como horas de funcionamento ou outros detalhes importantes.
Reprodução de mensagens
As mensagens de correio de voz podem ser reproduzidas pelo destinatário para ouvir a mensagem deixada pelo autor da chamada.
Encaminhamento
As mensagens de correio de voz podem ser encaminhadas para outra pessoa ou grupo para acompanhamento ou resposta.
Guardar e apagar mensagens
As mensagens de voicemail podem ser guardadas para referência futura ou apagadas uma vez endereçadas.
Notificação
Os sistemas de correio de voz podem enviar notificações ao destinatário quando uma nova mensagem tiver sido recebida. Estas notificações podem ser enviadas por correio electrónico, mensagem de texto, ou outros meios.
Voicemail-to-Email
As mensagens de correio de voz podem ser transcritas em texto e enviadas para a caixa de entrada de correio electrónico do destinatário para fácil acesso.
Os sistemas de voicemail podem permitir que o destinatário possa examinar as chamadas antes de decidir se as deve atender, o que pode ajudar a gerir mais eficazmente as chamadas recebidas.
O voicemail é seguro?
A segurança das mensagens de correio de voz pode depender de uma variedade de factores, incluindo o sistema de correio de voz específico a ser utilizado, a forma como é configurado, e como as mensagens são acedidas. Há alguns factores que podem ter impacto na segurança do correio de voz: protecção por senha, encriptação, comportamento do utilizador, conformidade, e outras vulnerabilidades, tais como hacking.
A maioria dos sistemas de correio de voz oferecem características de segurança que ajudam a proteger as mensagens contra o acesso não autorizado. É importante estar ciente destes elementos de segurança, seguir as melhores práticas para o comportamento do utilizador, e cumprir qualquer regulamentação aplicável para garantir a segurança das mensagens de correio de voz.
Vantagens da utilização do Voicemail nas empresas
Melhoria do serviço ao cliente
O voicemail pode ser uma ferramenta importante para melhorar o serviço ao cliente numa empresa de várias maneiras:
Disponibilidade: O voicemail permite aos clientes deixar uma mensagem fora do horário comercial ou quando um representante está indisponível. Isto significa que os clientes ainda podem entrar em contacto e receber uma resposta, mesmo que o negócio esteja fechado ou ocupado.
Personalização: O correio de voz pode ser personalizado com saudações, opções de menu, e outras características que podem ajudar a criar uma experiência personalizada para os clientes. Isto pode ajudar a construir uma relação positiva com os clientes e melhorar a sua satisfação geral com o negócio.
Flexibilidade: O voicemail pode ser acedido de qualquer lugar, o que significa que os representantes podem ouvir as mensagens e responder às perguntas dos clientes mesmo quando estão fora do escritório. Isto pode ajudar a melhorar os tempos de resposta e assegurar que as perguntas dos clientes não fiquem sem resposta.
Recolha de dados: O correio de voz pode ser utilizado para recolher dados valiosos sobre pedidos e reclamações de clientes, o que pode ajudar as empresas a identificar tendências e áreas a melhorar.
Manutenção de registos: As mensagens de correio de voz podem ser gravadas e armazenadas para referência futura, que podem ser úteis para fins de formação ou resolução de disputas. Isto pode ajudar as empresas a assegurar que as consultas e reclamações dos clientes sejam devidamente documentadas e seguidas.
Apoio Multilingue: Os sistemas de correio de voz podem ser programados para oferecer opções de menu e saudações em múltiplas línguas, o que pode ajudar as empresas a fornecer apoio a uma gama mais vasta de clientes. Isto pode ajudar a melhorar a satisfação e lealdade dos clientes, e pode também ajudar as empresas a alcançar novos mercados.
Em geral, o voicemail pode ser uma ferramenta importante para melhorar o serviço ao cliente numa empresa. Ao fornecer aos clientes uma forma conveniente de deixar mensagens e perguntar sobre produtos ou serviços, o voicemail pode ajudar as empresas a melhorar a eficiência, personalização e flexibilidade nas suas operações de serviço ao cliente.
Aumento da produtividade e eficiência
Ao permitir que os clientes deixem mensagens fora do horário comercial ou quando os representantes não estão disponíveis, o voicemail pode ajudar a garantir que as consultas e reclamações dos clientes não sejam perdidas ou negligenciadas. Isto pode ajudar as empresas a poupar tempo e recursos, evitando a necessidade de os representantes responderem a cada consulta em tempo real.
O voicemail também pode melhorar a eficiência ao simplificar as consultas e reclamações dos clientes. Os clientes podem deixar mensagens detalhadas que podem ser revistas e priorizadas pelo representante apropriado, o que pode poupar tempo e assegurar que as consultas dos clientes sejam tratadas atempadamente.
Além disso, o voicemail pode melhorar a flexibilidade e acessibilidade, permitindo aos representantes ouvir as mensagens e responder às perguntas dos clientes mesmo quando estes se encontram fora do escritório. Isto pode ajudar a melhorar os tempos de resposta e assegurar que as perguntas dos clientes não fiquem sem resposta.
O correio de voz também pode ser utilizado para recolher dados valiosos sobre pedidos de informação e reclamações de clientes, o que pode ajudar as empresas a identificar tendências e áreas a melhorar. Esta informação pode ser utilizada para desenvolver estratégias para melhorar o serviço ao cliente e abordar questões comuns, o que pode aumentar ainda mais a produtividade e a eficiência.
Redução de custos
O voicemail pode poupar custos para as empresas de diferentes maneiras:
Reduzir a necessidade de representantes para responder a cada inquérito em tempo real.
Melhorar a eficiência e racionalizar as operações.
Reduzir a necessidade de contratar representantes adicionais.
Fornecimento de dados valiosos para análise.
Reduzir o risco de consultas e reclamações de clientes perdidos ou perdidos.
Ao optimizar as operações de serviço ao cliente, as empresas podem poupar custos e alcançar os seus objectivos de forma mais eficaz.
Alternativas ao voicemail
Serviço de atendimento ao vivo
Os serviços de atendimento ao vivo permitem às empresas fornecer um toque mais personalizado e humano às operações de atendimento ao cliente. Em vez de deixar uma mensagem numa máquina, os clientes são recebidos por um representante em direto que os pode ajudar com a sua consulta ou reclamação.
Quando a chamada não pode ser atendida pelo pessoal da sua empresa, é encaminhada para um serviço de call center externo onde um agente atenderá a chamada. A chamada pode ser registada, ou o agente enviar-lhe-á um e-mail para o informar e dar-lhe os detalhes.
No entanto, é importante notar que os serviços de atendimento ao vivo são mais dispendiosos do que o correio de voz, uma vez que requerem os serviços de um representante ao vivo. Além disso, podem não ser adequados para todas as empresas, particularmente aquelas com elevado volume de chamadas ou recursos limitados.
Rececionista virtual
Uma rececionista virtual é outra alternativa ao voicemail nos negócios que oferece muitos benefícios. Uma rececionista virtual é um programa de software que utiliza inteligência artificial (IA) e processamento de linguagem natural (PNL) para interagir com os clientes de uma forma personalizada e responsiva, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Tal como o atendedor de chamadas ao vivo, pode proporcionar um toque mais personalizado e profissional às operações de atendimento ao cliente. Os clientes são saudados por uma recepcionista virtual que os pode assistir com a sua consulta ou reclamação em tempo real. A recepcionista virtual também pode ser programada para usar o tom e a linguagem adequados para reflectir a marca e os valores da empresa, reforçando ainda mais o profissionalismo da empresa.
Chatbot
Um chatbot é um programa de software baseado em IA que pode comunicar com os clientes através de plataformas de mensagens ou websites. Os chatbots são concebidos para responder a perguntas comuns de clientes e podem fornecer respostas rápidas e automatizadas às perguntas dos clientes.
Uma vantagem de utilizar um chatbot como alternativa ao correio de voz é que pode fornecer uma resposta instantânea às perguntas dos clientes, sem exigir aos clientes que esperem por uma resposta.
Esteja ciente de que pode não ser útil para o seu negócio, especialmente se tiver dúvidas e reclamações complexas ou especializadas de clientes. Além disso, aos chatbots pode faltar o toque humano e a empatia que alguns clientes preferem quando interagem com um negócio.
Mensagens SMS
O SMS (Short Message Service) permite às empresas comunicar com os seus clientes através de mensagens de texto, o que pode ser um método de comunicação mais conveniente e eficiente para alguns clientes.
Uma vantagem de utilizar o SMS como alternativa ao correio de voz é que permite uma comunicação rápida, personalizada e instantânea com os clientes. Os clientes podem receber e responder a mensagens nos seus dispositivos móveis, facilitando-lhes a comunicação com uma empresa em movimento.
Contudo, o SMS pode não ser a melhor opção para questões complexas ou sensíveis que exijam uma comunicação mais aprofundada. Além disso, alguns clientes podem preferir a comunicação por voz em vez do texto.
Como configurar o Voicemail para o seu negócio
Escolha de um prestador de serviços de voicemail
A escolha de um prestador de serviços de correio de voz para o seu negócio requer uma cuidadosa consideração de vários factores. Aqui estão algumas considerações chave para o ajudar a tomar uma decisão informada:
Características e Funções
Determine as características e funções de que necessita para o seu negócio. Procure um fornecedor que lhe ofereça saudações personalizadas, reencaminhamento de chamadas, transcrição, e integração com outros canais de comunicação.
Fiabilidade
Seleccione um fornecedor com uma infra-estrutura fiável e garantia de tempo de funcionamento para garantir que o seu serviço de correio de voz esteja sempre disponível para os seus clientes.
Segurança
Escolher um fornecedor que dê prioridade à segurança dos dados e ao cumprimento dos regulamentos relevantes, tais como GDPR, HIPAA, e PCI DSS.
Fixação de preços
Avaliar planos de preços e opções para assegurar que está a obter o melhor valor para o seu investimento.
Apoio ao Cliente
Procure um fornecedor que ofereça um apoio ao cliente com capacidade de resposta e conhecimento para o ajudar a resolver problemas e optimizar o seu serviço de voicemail.
Interface do utilizador
Avalie a interface de utilizador do fornecedor e a facilidade de utilização para assegurar que pode facilmente gerir e personalizar o seu serviço de voicemail.
Integração
Considere se o fornecedor oferece integração com os seus canais de comunicação e aplicações existentes para racionalizar as suas operações comerciais.
Configurar o seu sistema de correio de voz
A configuração do seu sistema de correio de voz é um passo importante para assegurar o seu funcionamento ótimo e proporcionar a melhor experiência possível aos seus clientes. Note que o processo pode variar em função do seu telefone e da sua operadora. Consulte o manual do seu telefone ou o website da sua operadora para obter instruções.
Ao seguir estes passos, pode configurar o seu sistema de correio de voz para proporcionar uma experiência profissional e sem descontinuidades aos seus interlocutores e melhorar a comunicação com os seus clientes:
Preparar uma saudação: Crie uma saudação profissional que dê as boas-vindas aos seus interlocutores e os oriente a deixar uma mensagem. Pode também incluir informações importantes como o seu horário comercial, URL do website, e informações de contacto.
Personalize as suas definições de voicemail: Determine como deseja que o seu sistema de correio de voz funcione, incluindo opções tais como reencaminhamento de chamadas, notificações de mensagens, e políticas de retenção de mensagens.
Activar a transcrição: Se disponível, activar a transcrição do correio de voz para converter automaticamente as mensagens de voz em formato de texto para facilitar a revisão e organização.
Teste o seu sistema de voicemail: Teste o seu sistema de correio de voz deixando uma mensagem para si e revendo a qualidade e exactidão da mensagem.
Actualize a sua saudação de voicemail: Actualize regularmente a sua saudação de correio de voz para reflectir mudanças no seu horário de trabalho, serviços, ou informações de contacto.
Monitorize o seu sistema de voicemail: Monitorize regularmente o seu sistema de correio de voz para assegurar o seu bom funcionamento e para resolver quaisquer problemas técnicos ou reclamações de clientes.
Configurar o voicemail num telefone Android é um processo simples. Os passos exatos podem variar dependendo da marca e modelo do seu telefone Android, bem como da sua operadora sem fios. Se encontrar algum problema, pode consultar o manual do utilizador do seu telefone ou contactar o apoio ao cliente da sua operadora para obter assistência.
Aqui estão os passos gerais a seguir:
Abrir a aplicação Telefone.
Toque no botão do teclado.
Prima e mantenha o número um para chamar o seu serviço de voicemail.
Ser-lhe-á pedido um PIN se o seu voicemail já estiver instalado. Poderá redefini-lo se o tiver esquecido.
Se não tiver preparado o seu correio de voz, ouvirá uma mensagem a dizer: “Não há número de correio de voz guardado no cartão”.
Siga as instruções para configurar o seu voicemail.
Desligar.
Manter premido o número um novamente. Introduza o seu PIN. Está pronto!
Nota: Se nunca configurou um voicemail antes, poderá ter de o activar ligando para o seu operador telefónico.
Como criar uma mensagem de voz no iOS
A instalação de correio de voz num dispositivo iOS, tal como um iPhone ou um iPad, é um processo simples. Os passos exatos podem variar dependendo da versão do iOS que estiver a utilizar, bem como da sua operadora sem fios. Se encontrar algum problema, pode consultar o manual do utilizador do iOS ou contactar o apoio ao cliente da sua operadora para obter assistência. Aqui estão os passos gerais a seguir:
A partir de um ecrã inicial, navegar: Phone app > Voicemail (lower-right) -> Se mudar para um iPhone, poderá ser direccionado para o sistema automatizado de Voicemail. Se assim for, siga as instruções de voz. Se não for bem sucedido, pode marcar *86 para configurar manualmente.
Toque em Set Up Now -> Se o pop-up ‘Set Up Now’ não aparecer, o seu Voicemail já foi configurado. Basta tocar em Saudação na parte superior esquerda do ecrã de Voicemail e começar no passo 6.
Introduza uma palavra-passe e depois toque em Done -> A palavra-passe deve ter entre 4-6 dígitos de comprimento.
Volte a introduzir a palavra-passe e depois toque em Done
Toque em Personalizado para gravar uma saudação -> Para utilizar uma saudação padrão da Verizon, toque em (verificar) Predefinição.
Toque em Record para começar.
Quando terminar, toque em Stop.
Para completar, toque em ‘Feito’ ou ‘Guardar’.
Nota: Se nunca configurou um voicemail antes, poderá ter de o activar ligando para o seu operador telefónico.
Melhores práticas para a utilização do correio de voz nas empresas
Mantenha-o curto e simples
É importante manter a saudação do voicemail curta e simples nos negócios. Uma saudação de correio de voz é frequentemente o primeiro ponto de contacto que um cliente ou cliente tem com um negócio, e uma saudação longa e complicada pode deixar uma impressão negativa.
Manter a saudação curta e directa pode ajudar a garantir que as pessoas que telefonam recebem uma mensagem clara e podem rapidamente deixar uma mensagem, se necessário. Uma simples saudação pode também ajudar a transmitir profissionalismo e eficiência, que podem ser factores importantes na construção de confiança com os clientes e clientes.
Além disso, uma saudação concisa de correio de voz pode ajudar a poupar tempo e a aumentar a produtividade, uma vez que é menos provável que as pessoas que telefonam fiquem frustradas ou confusas com uma longa mensagem.
Seja profissional e cortês
Uma saudação profissional e cortês pode ajudar a criar uma impressão positiva e construir confiança com os seus clientes.
Ao gravar a sua saudação de correio de voz, assegure-se de que fala claramente e pronuncie as suas palavras. Use um tom de voz amigável e convidativo. Evite usar calão ou linguagem informal, e certifique-se de que a sua saudação está livre de qualquer ruído de fundo ou distracções.
Além de ser profissional e cortês, é também importante manter a sua saudação de correio de voz concisa e directa ao assunto.
Fornecer instruções claras e informação relevante
O objetivo de uma saudação de correio de voz é informar os interlocutores de que a pessoa que estão a tentar contactar não está disponível, e fornecer-lhes instruções sobre como proceder.
Uma saudação clara e concisa pode poupar tempo e evitar frustração tanto para o chamador como para o destinatário. É importante incluir informações tais como o nome da empresa ou organização, o nome da pessoa que está a tentar contactar, e quaisquer outros detalhes relevantes, tais como horário de expediente ou métodos alternativos de contacto.
Além disso, é importante fornecer instruções claras sobre como deixar uma mensagem, incluindo avisos para que o interlocutor fale claramente e deixe o seu nome e informações de contacto. Isto assegurará que o destinatário possa facilmente aceder e responder à mensagem, melhorando a comunicação e a eficiência geral da empresa.
Responder prontamente às mensagens de voicemail
Quando um cliente ou cliente deixa uma mensagem, espera receber uma resposta atempada. As respostas atrasadas podem dar a impressão de mau atendimento ao cliente e podem causar frustração ou insatisfação.
Por conseguinte, é crucial estabelecer um sistema para verificar regularmente as mensagens de correio de voz e responder prontamente a elas. Isto pode ser conseguido através da criação de uma pessoa ou equipa designada para gerir mensagens de correio de voz e estabelecendo um protocolo para responder a mensagens dentro de um determinado período de tempo.
Ao fazê-lo, as empresas podem demonstrar o seu empenho em prestar um serviço de qualidade ao cliente e melhorar a sua reputação entre os clientes e clientes.
Utilizar correio de voz para comunicação fora do horário de expediente
A utilização do voicemail para comunicação fora de horas pode ser uma prática útil para as empresas. Permite aos clientes deixar mensagens e consultas mesmo após o horário de expediente, o que pode levar a uma maior satisfação do cliente. Isto pode ser feito através da inclusão de uma mensagem no website da empresa, na lista telefónica, ou na própria saudação do correio de voz.
No entanto, é importante assegurar que a saudação do voicemail indique claramente as horas de funcionamento e que o tempo de resposta possa ser atrasado fora das horas de expediente. É também crucial que as empresas verifiquem e respondam regularmente às mensagens de correio de voz fora do horário de expediente, de modo a manter um elevado nível de serviço ao cliente.
Exemplos de voicemail e Modelos
Amostra de saudações de voicemail para diferentes cenários
A adaptação da sua saudação de correio de voz a diferentes cenários é um aspeto importante da comunicação eficaz nos negócios. Mostra que é profissional, cortês, e atento às necessidades dos seus interlocutores. Ao adaptar a sua saudação à situação específica, pode assegurar-se de que fornece informações relevantes, estabelece o tom certo e projeta a imagem certa para o seu negócio.
Está de férias
Por exemplo, se estiver fora do escritório em férias, a sua saudação de correio de voz deve reflectir que não está disponível e fornecer informações sobre quando regressará.
“Olá, este é [o seu nome] de [nome da empresa]. Estou actualmente fora do escritório e a desfrutar de algum tempo de folga muito necessário. Vou regressar em [inserir data]. Se necessitar de assistência imediata, queira contactar [nome e número de telefone da pessoa que os pode ajudar]. Caso contrário, queira deixar o seu nome, número de telefone e uma breve mensagem, e eu responderei à sua chamada no meu regresso. Obrigado por telefonar”.
Está numa chamada ou reunião
Por outro lado, se estiver numa reunião ou numa chamada e não puder atender o telefone, o seu voicemail deve indicar que não está disponível nesse momento, mas devolverá a chamada o mais depressa possível.
“Olá, isto é [o seu nome] com [nome da empresa]. De momento não estou disponível para atender a sua chamada. Se necessitar de assistência imediata, queira contactar [nome e número de telefone da pessoa que os pode ajudar]. Caso contrário, por favor deixe o seu nome, número de telefone, e uma breve mensagem, e eu responderei à sua chamada assim que puder. Obrigado por telefonar”.
Cumprimentos de Horas de Negócios Padrão
“Olá, ligou para [nome da empresa]. O nosso escritório está actualmente aberto e estamos disponíveis para o assistir. Por favor deixe o seu nome, número de telefone, e uma breve mensagem, e entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível. Obrigado por ligar”.
Saudação após o horário de expediente
“Obrigado por chamar [nome da empresa]. O nosso escritório está actualmente fechado. O nosso horário de expediente é [inserir horas], de segunda a sexta-feira. Por favor deixe o seu nome, número de telefone, e uma breve mensagem, e devolveremos a sua chamada durante o nosso próximo dia útil. Obrigado por ter telefonado”.
Saudação personalizada
“Olá, isto é [o seu nome] com [nome da empresa]. Neste momento, não posso atender a sua chamada, mas adoraria ligar-me a si. Por favor, deixe o seu nome, número de telefone e o motivo da sua chamada, e eu entrarei em contacto consigo o mais rapidamente possível. Obrigado por telefonar”.
Em todos os casos, o chamador recebe informações claras e relevantes, que podem ajudar a reduzir a frustração e a melhorar a sua experiência global com o seu negócio.
Além disso, adaptar a sua saudação de voicemail a diferentes cenários pode também ajudá-lo a projectar a imagem certa para o seu negócio. Uma saudação profissional e cortês pode causar uma impressão positiva nos interlocutores e ajudar a construir confiança e credibilidade. Por outro lado, uma saudação não profissional ou confusa pode deixar uma impressão negativa e prejudicar a sua reputação.
Se quiser saber porque é necessário utilizar as saudações de correio de voz no seu negócio e as melhores dicas para as gravar, basta clicar neste link. Encontrará 8 exemplos úteis de saudações de voicemail para diferentes cenários.
Modelos de voicemail para diferentes indústrias
Criar uma saudação de correio de voz profissional é importante para as empresas de todas as indústrias. Aqui estão alguns exemplos de modelos de correio de voz para diferentes indústrias:
Indústria médica “Olá, chegou ao voicemail de (Nome), um prestador de cuidados de saúde em (Nome da clínica/do hospital). Estou actualmente longe da minha secretária, mas por favor deixe uma mensagem com o seu nome, informações de contacto, e motivo da sua chamada, e entrarei em contacto consigo o mais rapidamente possível. Se for uma emergência, por favor desligue e ligue para o 911”.
Indústria jurídica “Obrigado por telefonar (Nome do escritório de advogados). Este é (Nome), um advogado da firma. Não posso atender a sua chamada neste momento, mas por favor deixe uma mensagem com o seu nome, informações de contacto, e uma breve descrição do seu assunto jurídico, e eu responderei à sua chamada o mais rapidamente possível. Obrigado”.
Indústria imobiliária “Olá, chegou ao voicemail de (Nome), um agente imobiliário com (Nome da Agência). De momento não estou disponível para atender a sua chamada, mas por favor deixe uma mensagem detalhada com o seu nome, número de telefone e quaisquer perguntas ou preocupações que possa ter. Devolver-lhe-ei imediatamente a chamada. Obrigado pelo seu interesse”.
Indústria financeira “Obrigado por telefonar (Nome da empresa). Este é (Nome), um conselheiro financeiro da empresa. De momento não estou disponível, mas por favor deixe uma mensagem com o seu nome, número de telefone, e uma breve descrição das suas necessidades financeiras ou perguntas. Responderei à sua chamada o mais rapidamente possível. Obrigado por escolher (Nome da empresa)”.
Indústria tecnológica “Olá, chegou ao voicemail de (Nome), um especialista em apoio técnico em (Nome da Empresa). De momento não estou disponível para atender a sua chamada, mas por favor deixe uma mensagem com o seu nome, informações de contacto e uma breve descrição do seu problema técnico ou questão, e eu responderei à sua chamada o mais rapidamente possível. Obrigado”.
É importante adaptar a sua mensagem de correio de voz à sua indústria e ao tipo de chamadas recebidas. Ao utilizar um modelo de correio de voz profissional, pode assegurar-se de que as pessoas que telefonam recebem a informação necessária e sentir-se confiante ao deixar uma mensagem.
Modelos de voicemail para diferentes departamentos
Também pode ser importante ter modelos de voicemail para diferentes departamentos dentro de uma empresa. Cada departamento pode ter necessidades ou preocupações únicas que devem ser abordadas na sua saudação de voicemail.
Vejamos um exemplo de uma empresa de software:
Saudação de correio de voz da empresa de software geral “Obrigado por telefonar (nome da empresa). Lamentamos ter perdido a sua chamada. A nossa equipa está actualmente ocupada a servir outros clientes. Por favor deixe uma mensagem com o seu nome, número de telefone, e motivo da chamada, e responderemos à sua chamada o mais breve possível. Obrigado”.
Saudação de voicemail do departamento de vendas “Obrigado por ligar para o departamento de vendas em (nome da empresa). Se estiver interessado em saber mais sobre as nossas soluções de software, por favor deixe uma mensagem detalhada com o seu nome, número de telefone e a razão da sua chamada. Um dos nossos representantes de vendas entrará em contacto consigo em breve. Obrigado”.
Saudação de correio de voz de apoio técnico “Olá, ligou para a equipa de apoio técnico em (nome da empresa). Os nossos técnicos estão actualmente a prestar assistência a outros clientes. Se tiver problemas técnicos com o nosso software, por favor deixe uma mensagem com o seu nome, número de telefone e uma descrição detalhada do problema que está a enfrentar. Entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível para o ajudar. Obrigado”.
Saudação de voicemail de serviço ao cliente “Obrigado por ligar (nome da empresa) ao serviço ao cliente. Se tiver quaisquer perguntas ou preocupações relativas ao nosso software, deixe uma mensagem com o seu nome, número de telefone, e uma descrição detalhada da sua consulta. A nossa equipa de serviço ao cliente entrará em contacto consigo o mais rapidamente possível para o ajudar. Obrigado”.
Saudação de voicemail do departamento de marketing “Olá, ligou para o departamento de marketing em (nome da empresa). Se é membro da imprensa ou gostaria de perguntar sobre os nossos esforços de marketing, por favor deixe uma mensagem com o seu nome, número de telefone, e razão para ligar. Um dos nossos representantes de marketing entrará em contacto consigo em breve. Obrigado”.
Ao adaptar os modelos de correio de voz às necessidades de cada departamento, as empresas podem assegurar que os seus clientes recebem a informação mais relevante e útil, o que pode melhorar a satisfação e retenção do cliente. Além disso, a padronização dos modelos de correio de voz para cada departamento pode ajudar a assegurar a consistência no envio de mensagens e de marcas em toda a organização.
Como criar o voicemail VoIPstudio
O VoIPstudio oferece-lhe um serviço de correio de voz fácil e rápido de configurar a partir da aplicação de secretária ou do painel de instrumentos do utilizador. Basta clicar em Settings -> Voicemail.
Tem muitas funções avançadas, entre as quais se destacam as seguintes:
Permite-lhe personalizar o tempo do anel antes de o voicemail ser accionado.
Pode também personalizar a locução do voicemail com uma mensagem pré-gravada, com a função texto-fala, ou gravar uma locução em movimento.
Permite a notificação por e-mail para um ou mais endereços de e-mail. Este e-mail mostrará os detalhes da chamada, o ficheiro MP3 com a gravação e a transcrição para texto.
Pode aceder ao voicemail a partir da aplicação VoIPstudio com acesso remoto ao voicemail.
Configurações por horário de trabalho: permite-lhe configurar a activação da caixa de correio de voz quando está fora do horário de expediente (por exemplo, com uma mensagem de voz informando o horário de expediente), e fazer chamadas que não podem ser atendidas durante o horário de expediente saltar para uma caixa de correio diferente.
Caixa de correio interactiva IVR. O utilizador pode escolher entre diferentes opções antes de deixar uma mensagem.
Acesso ao voicemail por API
O VoIPstudio tem um REST-API acessível a todos os seus clientes. Graças a isto, é possível interagir com as diferentes características do PBX. O Voicemail não é excepção. A API permite, por exemplo, actualizar automaticamente os seus registos de clientes no seu CRM.
Se a sua empresa se especializar em incidentes e um cliente lhe deixar uma mensagem no voicemail com um novo problema, o CRM poderá actualizar o ficheiro do cliente com a mensagem de voicemail que ele deixou. Ou se esse cliente tiver um técnico designado, poderá enviar-lhe uma notificação automaticamente com o áudio do voicemail e a transcrição do mesmo para texto.
