O que é o PBX alojado?
Já alguma vez procurou um sistema telefónico empresarial que satisfaça as suas necessidades? Um PBX alojado pode ser a solução perfeita.
Uma definição simples seria: um PBX alojado (também conhecido como PBX hospedado ou PBX no local), que é um sistema telefónico baseado na nuvem que lhe permite gerir todas as chamadas da sua empresa sem necessidade de equipamento físico complexo nas suas instalações.
Este sistema revolucionou a forma como as empresas gerem as suas chamadas. Ao contrário dos sistemas PBX tradicionais, que requerem a compra e manutenção de hardware específico, um sistema PBX alojado é inteiramente gerido por um fornecedor VoIP através da Internet.
O serviço de nuvem de um PBX alojado, também conhecido como Cloud PBX, trata do encaminhamento de chamadas, do correio de voz e de todas as outras funções através da Internet, em vez de uma rede local.
Reduz os custos de manutenção de hardware e TI e permite que os funcionários trabalhem remotamente, utilizando o sistema telefónico e o número da empresa sem estarem vinculados a um local fixo.
Com um PBX alojado, tem acesso a funcionalidades de telefonia empresarial topo de gama sem o elevado custo de um sistema local. A configuração é rápida e fácil. Não precisa de instalar hardware nem de gerir actualizações, pois o fornecedor trata de tudo.
Crescimento global dos sistemas PBX alojados
O mercado global de PBX alojado está a registar um crescimento significativo. O Data Bridge Market Research mostra que o PBX deverá representar 14,06 mil milhões de dólares até 2028.
Nas últimas duas décadas, o panorama empresarial sofreu mudanças drásticas. Esta evolução, impulsionada pela pandemia, levou muitas empresas a adotar soluções PBX alojadas para facilitar o trabalho remoto e manter comunicações ágeis.
As organizações que ainda utilizam sistemas PBX tradicionais, como os hotéis com linhas fixas em cada quarto, fazem-no normalmente devido ao grande investimento inicial em equipamento e software licenciado, pelo qual ainda pagam taxas.
É evidente que as empresas estão a evoluir para sistemas mais flexíveis e é essencial que os sistemas telefónicos empresariais evoluam para se adaptarem a estas mudanças.
Tanto os proprietários de empresas como os administradores de TI valorizam as soluções que funcionam bem. Já lá vai o tempo em que se confiava em servidores PBX e software obsoletos para poupar custos.
Agora, mais do que nunca, é essencial investir em tecnologia que optimize a comunicação e melhore a eficiência operacional sem comprometer a qualidade do serviço.
Diferenças entre PBX alojado e PBX no local
Tanto o PBX alojado como o PBX no local oferecem soluções de telefonia para as empresas. No entanto, existem diferenças significativas em termos de localização do hardware, responsabilidade de manutenção e custos globais.
Nesta comparação, analisaremos as principais características de cada opção para o ajudar a escolher a que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.
Localização do hardware
- PBX no local: O hardware do sistema PBX é instalado nas instalações da empresa, proporcionando um maior controlo sobre a infraestrutura e a segurança.
- PBX alojado: O hardware do sistema PBX está localizado num centro de dados remoto operado pelo fornecedor de serviços, eliminando a necessidade de investir em hardware e manutenção.
Responsabilidade pela manutenção
- PBX no local: A empresa é responsável pela manutenção e atualização do hardware e software do sistema PBX. Pode exigir recursos internos de TI ou a contratação de um fornecedor externo.
- PBX alojado: O fornecedor de serviços é responsável pela manutenção e atualização do hardware e software do sistema PBX, libertando-o destas tarefas. Isto permite-lhe concentrar-se nas operações mais importantes da sua empresa.
Custos do PBX alojado
- PBX no local: Os custos iniciais podem ser elevados, incluindo a aquisição de hardware, software, licenças e instalação. Existem também custos contínuos de manutenção e atualização.
- PBX alojado: O custo baseia-se geralmente num modelo de subscrição mensal, o que facilita a gestão do orçamento. Não existem custos iniciais de hardware ou software, e a manutenção e as actualizações estão incluídas na subscrição.
Escalabilidade
- PBX no local: os sistemas PBX no local podem ser escalados para acomodar o crescimento da empresa, mas isso pode exigir investimentos adicionais em hardware e software.
- PBX alojado: os sistemas PBX alojados são automaticamente escaláveis, uma vez que o fornecedor pode acrescentar recursos adicionais conforme necessário.
Características
- PBX no local: ambos os sistemas PBX oferecem muitas funcionalidades, como chamadas de voz, correio de voz, conferências, etc.
- PBX alojado: No entanto, os sistemas PBX alojados podem oferecer funcionalidades mais avançadas, como integrações com CRM e ferramentas de colaboração, sem investimentos adicionais em hardware ou software.
Como funciona um sistema PBX alojado?
Um sistema PBX alojado utiliza a tecnologia baseada no Protocolo Internet (IP) para gerir as comunicações de voz.
Em vez de dependerem das linhas telefónicas tradicionais, as chamadas são encaminhadas através de redes IP utilizando VoIP (Voice over Internet Protocol). O tráfego de voz pode deslocar-se através das redes de dados da empresa, proporcionando uma solução mais flexível e escalável.
Quando uma empresa aloja um PBX, o seu sistema telefónico é encaminhado para um fornecedor de VoIP. Os telefones de secretária VoIP substituirão os telefones de secretária tradicionais, que se ligam à rede de dados existente na empresa.
O serviço VoIP baseado na nuvem gere todas as funções de chamadas e de PBX, como o encaminhamento, a gravação e a conferência.
As informações da chamada são transmitidas através de uma rede IP para o servidor em nuvem do fornecedor, que encaminha a chamada de forma segura e eficiente, mesmo para uma rede telefónica pública tradicional (PSTN).
Os utilizadores podem gerir as funções de chamada e as definições do sistema através de um portal online acessível a partir de qualquer browser.
Esta abordagem simplifica a gestão do sistema telefónico e permite que os operadores utilizem qualquer dispositivo compatível com SIP, proporcionando maior compatibilidade e flexibilidade.
Além disso, as empresas podem reduzir os custos e melhorar a eficiência operacional, eliminando a necessidade de hardware físico complexo e colocando as operações na nuvem.
Vantagens de um sistema PBX alojado
Os sistemas PBX alojados oferecem várias vantagens significativas para empresas de todas as dimensões, incluindo:
Flexibilidade
- Escalabilidade: Os sistemas PBX alojados podem ser facilmente escalados para se adaptarem ao crescimento da sua empresa, adicionando ou removendo utilizadores conforme necessário. Evita o custo inicial significativo da compra de um sistema demasiado grande para as suas necessidades actuais ou a necessidade de alterações dispendiosas mais tarde, à medida que a sua empresa cresce.
- Localizações remotas: Os funcionários podem aceder ao sistema PBX a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, permitindo o trabalho remoto e a colaboração entre escritórios. Pode ser benéfico para empresas com funcionários que viajam frequentemente ou com várias localizações.
- Dispositivos compatíveis: A maioria dos sistemas PBX integrados é compatível com vários dispositivos, incluindo telefones de secretária, telemóveis, softphones e computadores de secretária.
Pode escolher o dispositivo que melhor se adapta às necessidades da sua empresa e às preferências dos seus empregados.
Fácil configuração e manutenção
- Instalação rápida: Os sistemas PBX alojados podem ser rapidamente instalados e configurados, permitindo a sua utilização imediata. Beneficia as empresas que necessitam rapidamente de um novo sistema telefónico ou de mais recursos internos para configurar e manter um sistema PBX existente.
- Manutenção mínima: Um fornecedor de serviços PBX alojado encarrega-se de toda a manutenção e atualização de hardware e software, libertando o seu tempo e recursos para continuar a concentrar-se noutras áreas da sua organização.
- Suporte técnico: A maioria dos fornecedores de PBX certificados oferece assistência técnica 24 horas por dia, 7 dias por semana, dando-lhe tranquilidade no caso de o seu sistema ter problemas.
Otimização
- Flexibilidade: Outra caraterística importante é o facto de oferecerem várias funcionalidades personalizáveis, permitindo-lhe configurar o sistema de acordo com as necessidades específicas da sua empresa, incluindo menus interactivos, filas de chamadas, gravação de chamadas, etc.
- Administração Web: Muitos sistemas PBX alojados podem ser geridos através de uma interface Web fácil de utilizar. Isto permite que os utilizadores façam alterações à configuração do sistema sem conhecimentos técnicos.
- Painel de controlo: Os painéis de controlo oferecem informações em tempo real sobre a utilização do sistema, permitindo-lhe identificar e resolver potenciais problemas.
Fiabilidade
- Redundância: Alojado em centros de dados redundantes, garantindo que o seu sistema continua a funcionar mesmo no caso de uma falha de energia ou outro problema num centro de dados.
- Elevada disponibilidade: Muitos fornecedores de PBX alojado oferecem um SLA (Acordo de Nível de Serviço) que garante uma elevada disponibilidade, o que significa que pode ter a certeza de que o seu sistema estará disponível quando necessário.
- Recuperação de desastres: Isto é muito importante porque se tivermos um problema significativo com o nosso sistema, eles oferecem programas de recuperação de desastres para o ajudar a restaurar o seu sistema em caso de um desastre grave.
Por que razão deve mudar para um sistema PBX alojado?
Factos importantes sobre os sistemas PBX alojados:
- Poupe até 70% nos custos telefónicos: A eliminação de despesas com equipamento, instalação, manutenção e taxas de chamadas tradicionais pode poupar até 70% nos custos de telefonia empresarial.
- Reduzir os tempos de espera.
- Aumentar a satisfação do cliente.
- Promover a colaboração.
Se está a pensar em expandir a sua equipa ou abrir um novo escritório, um sistema PBX tradicional pode atrasar a instalação de novos telefones e extensões.
Com um sistema PBX alojado, pode criar instantaneamente novos números e linhas, mantendo a sua empresa a funcionar sem problemas.
A manutenção de uma central telefónica tradicional não é fácil: é necessário ter uma pessoa dedicada exclusivamente a esta tarefa, o que implica um custo elevado, para além dos custos de equipamento, manutenção e reparação.
Com um PBX alojado, o fornecedor assume todas estas responsabilidades diárias em vez do pessoal interno, poupando dinheiro e aborrecimentos.
Casos de utilização de PBX alojado
Startups
É uma excelente solução se precisar de uma solução de comunicação rápida e escalável sem complexidades de infra-estruturas. Permite-lhe adicionar linhas e extensões instantaneamente, o que é excelente quando a sua equipa prolifera.
Também reduz os custos de aquisição de equipamento e de contratação de técnicos especializados. Sendo baseada na nuvem, a sua equipa pode trabalhar a partir de qualquer lugar, mantendo a flexibilidade e a navegação necessárias num ambiente dinâmico de arranque.
Trabalhadores à distância
Este sistema permite que os seus funcionários tratem de chamadas e ligações a partir de qualquer lugar com acesso à Internet, assegurando que todos permanecem ligados independentemente da localização.
Um PBX alojado facilita a implementação de novos funcionários e a expansão para novas instalações sem os custos elevados e as complexidades da infraestrutura física. As operações e a configuração são efectuadas online, proporcionando eficiência e descentralização.
Escritórios múltiplos
Se a sua empresa tiver vários escritórios, esta infraestrutura baseada na nuvem será ideal para ligar todos os locais de forma eficiente. Permite-lhe controlar todas as comunicações a partir de uma única plataforma, eliminando a necessidade de hardware físico em cada estação de trabalho.
Os funcionários podem comunicar sem problemas, independentemente do local onde se encontrem, utilizando extensões internas como se estivessem no mesmo local.
Como é que o sistema PBX do VoIPstudio pode beneficiar a sua empresa?
Com o VoIPstudio, a sua empresa pode eliminar o dispendioso equipamento telefónico tradicional e mudar para um sistema telefónico flexível e escalável que funciona através da Internet.
Eis algumas funcionalidades avançadas que pode encontrar na plataforma:
- Central telefónica virtual: Gerir eficazmente as chamadas recebidas e efectuadas a partir de uma interface centralizada.
- Gravação ilimitada de chamadas: Ideal para cumprir requisitos legais e de formação, permite a gravação e o armazenamento de chamadas sem limites.
- Operador automático de IVR: Direcciona as chamadas recebidas para a extensão ou departamento adequado através de um sistema de menu de voz automático.
- Filas de espera ACD: Distribui eficazmente as chamadas recebidas pelos agentes disponíveis, melhorando o serviço ao cliente e reduzindo os tempos de espera.
- Encaminhamento avançado de chamadas: Configure regras de encaminhamento de chamadas com base em horários ou critérios específicos para otimizar a gestão de chamadas.
- Música personalizada em espera: Proporcione uma experiência mais agradável aos clientes enquanto esperam com mensagens ou música personalizadas.
- Integração com CRMs e aplicações: Integra-se com sistemas CRM populares como o Salesforce e o Zoho, facilitando a gestão de contactos e a automatização de processos.
- Aplicações móveis e softphones: Oferece flexibilidade ao permitir que os utilizadores façam e recebam chamadas a partir dos seus dispositivos móveis ou computadores portáteis.
- Análise avançada: Oferece painéis de controlo e ferramentas de análise para monitorizar os KPI do centro de atendimento, como os tempos de espera e o desempenho dos agentes.
- Segurança e proteção: Incluir proteção contra falhas na rede e segurança nas chamadas de emergência para cumprir regulamentos específicos e garantir a segurança.
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- Teste gratuito: 30 dias grátis. Experimente e veja por si próprio.
- Não é necessário cartão de crédito: Sem compromisso.
- Utilizadores ilimitados.
- Inclui 200 minutos de chamadas.
- Chamadas internas gratuitas.
Perguntas frequentes sobre o PBX alojado
– Quanto custa um sistema PBX alojado?
O custo de um sistema PBX alojado pode variar consoante o fornecedor e as funcionalidades escolhidas. O VoIPstudio oferece planos a partir de $4,99 por mês por utilizador, com funcionalidades avançadas como gravação de chamadas, central telefónica virtual e suporte técnico 24/7 incluído.
– Qual é a principal diferença entre a RTPC e o PBX alojado?
A principal diferença entre a RTPC e o PBX alojado reside na infraestrutura e na gestão do sistema telefónico. A PSTN utiliza linhas físicas tradicionais e equipamento próprio, enquanto o PBX alojado funciona através da nuvem, gerido remotamente por um fornecedor, sem necessidade de hardware local nas instalações do utilizador.
– Como obter um PBX alojado?
- Visite o sítio Web do VoIPstudio e escolha um plano adequado às suas necessidades.
- Inscreva-se para um teste gratuito ou contacte diretamente o VoIPstudio para subscrever.
- Personalize o seu sistema, seleccionando as funcionalidades e definições de que necessita.
- A VoIPstudio encarrega-se da implementação e configuração do sistema PBX.
- Receber formação sobre a utilização do sistema e tirar partido do apoio técnico disponível.
– O que é o PBX e para que serve?
Se alguma vez ligou para uma empresa e teve a sua chamada redireccionada, ouviu uma saudação personalizada ou foi colocado em espera, já utilizou um sistema PBX (private branch exchange).
Um PBX é um sistema de encaminhamento telefónico que liga várias extensões de escritório e um pequeno número de linhas externas.
