Os melhores estilos de comunicação empresarial

A comunicação eficaz é um ingrediente essencial para que as empresas alcancem o sucesso nos seus objetivos. A sua equipa precisa de comunicar eficazmente para cumprirem os seus objetivos diários. A comunicação entre membros de equipas e equipas de projeto é crucial para cumprir prazos e entregar resultados.

No entanto, pode ser difícil assegurar uma comunicação suave entre pessoas ou grupos com diferentes estilos de comunicação empresarial. E em cada empresa, encontrará indivíduos com uma variedade de estilos de comunicação. Algumas pessoas também alternam entre dois (ou mais) estilos, dependendo da situação.

Não existe um único melhor estilo de comunicação. É útil conhecer as características de cada estilo e como comunicar eficazmente com aqueles que os utilizam.

O que se entende por estilo de comunicação empresarial?

Todos têm uma forma preferida de comunicar, especialmente num ambiente empresarial. Não são apenas as palavras que se usam, mas também abrange linguagem corporal, gestos, expressões faciais, tom, voz, etc. Uma vez que uma grande parte da comunicação de negócios é escrita, as palavras que utiliza também influenciarão o modo como o destinatário se sente em relação à sua mensagem.

Junte tudo e terá um estilo de comunicação empresarial. Num ambiente de negócios, as pessoas precisam de comunicar com os colegas, a direção e aqueles que se reportam a eles. O seu estilo de comunicação influencia a forma como apresenta informação, conduz discussões, e percebe as ideias dos outros.

Talvez tenha saído de uma reunião frustrado por ninguém ter ouvido os seus argumentos. Ou talvez sinta que os colegas de trabalho não compreendem o que está a dizer. Pode ser devido a um desajuste nos estilos de comunicação.

Vantagens de uma comunicação eficaz

A comunicação eficaz é crucial por várias razões. Sem ela, os departamentos não podem coordenar entre si. As equipas de projeto não podem cumprir os prazos.

De um modo geral, a produtividade dos funcionários é um fator de inércia e não se pode construir confiança dentro da organização.

Uma comunicação eficaz ajuda as organizações a:

1. Melhorar o envolvimento dos funcionários
2. Maximizar a produtividade
3. Otimizar a colaboração interdepartamental
4. Reduzir a rotatividade dos empregados
5. Encorajar a partilha de conhecimentos
6. Melhorar a satisfação e retenção do cliente
7. Fomentar a cultura da empresa

Quando a comunicação é eficaz, todas as partes saem satisfeitas de que as suas opiniões são ouvidas. A mensagem é compreendida da forma pretendida pela pessoa que a transmite. Não há mal-entendido entre o que o orador disse e o que o destinatário compreendeu. A comunicação eficaz envolve linguagem corporal, gestos, volume, e as palavras efetivamente utilizadas.

Por exemplo, um gestor pode dizer a um funcionário que ele precisa de melhorar o seu desempenho. Pretendem que a mensagem seja uma crítica construtiva. Mas o tom de voz ou expressão facial do gestor pode sugerir ao funcionário que ele vai ser despedido.

Uma compreensão dos diferentes estilos de comunicação pode ajudar a evitar este tipo de má comunicação e encorajar uma melhor coordenação em toda a empresa.

4 diferentes estilos de comunicação

Existem 4 estilos de comunicação típicos encontrados na maioria das organizações. Cada um tem os seus prós e contras e a sua compreensão é útil para todos.

1. Estilo de Comunicação Analítica

Os comunicadores analíticos preferem a lógica às emoções e valorizam os dados em vez de declarações vagas. São comuns entre os executivos na direção e são frequentemente vistos como autoritários devido ao seu vasto conhecimento de factos e números. Eles preferem não fazer conversa fiada ou explicações longas quando conduzem reuniões.

As pessoas que utilizam este estilo de comunicação destacam-se nas funções de tomada de decisão, especialmente quando sob restrições de tempo. Tomam decisões com base em factos e números e apreciam os colegas que rapidamente chegam ao ponto. Raramente dedicam tempo a fomentar uma relação pessoal com os outros, levando a uma perceção de serem frios e impessoal.

Trabalhar com comunicadores analíticos

Se estiver a trabalhar com um grupo de comunicadores analíticos, qualquer discussão ou reunião deve enfatizar os números. Em vez de dizer ‘Sinto que esta estratégia melhorará as vendas’, utilize declarações definitivas apoiadas por factos como ‘Esta estratégia de marketing pode melhorar as vendas em 15% no próximo trimestre’. Ao falar com eles, não use linguagem vaga ou declarações crípticas. Eles querem detalhes, dados, e linguagem clara.

2. Estilo de Comunicação Pessoal

Em alguns aspetos, os comunicadores pessoais são o oposto do tipo analítico. Estes indivíduos preferem uma ligação pessoal com colegas. Querem saber como se sentem os seus colegas e o que pensam sobre um projeto. Valorizam as emoções, a motivação pessoal e são bons a ler nas entrelinhas.

Os comunicadores pessoais são vistos como diplomáticos e bons conversadores. São a pessoa a quem todos vão quando querem um ouvido amigável. Preferem a comunicação presencial e expressarão prontamente os seus pensamentos e sentimentos.

Trabalhar com comunicadores pessoais

Se estiver a trabalhar com um comunicador pessoal, dedique algum tempo a estabelecer uma ligação pessoal. Diga-lhes o que sente sobre um projeto ou decisão e convide-os a darem a sua opinião. Eles podem não estar muito interessados nos números, mas apreciarão a sua opinião sobre o assunto. É mais provável que sejam persuadidos pela linguagem emocional, do que pela lógica fria.

3. Estilo de Comunicação Intuitivo

Os comunicadores intuitivos não têm tempo para pormenores, preferem antes uma visão do plano geral. Gostam do pensamento criativo, de apresentar grandes ideias, e de desafiar o status quo. Estes indivíduos prosperam em papéis criativos e preferem uma linguagem casual. Eles não precisam de ouvir os pormenores de somenos importância e podem tirar conclusões a partir de dados incompletos.

Os comunicadores intuitivos são muitas vezes as pessoas que surgem com ideias ousadas e não se interessam demasiado pelos detalhes de implementação. São ideais para liderar equipas criativas e liderar projetos com objetivos vagos. As sessões de Brainstorming irão beneficiar enormemente das pessoas que utilizam este estilo de comunicação empresarial.

Trabalhar com comunicadores intuitivos

Vai querer usar a comunicação visual como organogramas, gráficos e imagens, em vez de números ou palavras. Preferem reuniões curtas onde as decisões são tomadas rapidamente e podem começar imediatamente. Não precisam de uma tonelada de detalhes e não se importam com as instruções passo a passo. Não se preocupe se não tiver todos os detalhes de um projeto, apenas certifique-se de lhes dar o resultado final e eles tiram-no daí.

4. Estilo de Comunicação Funcional

Os comunicadores funcionais adoram os detalhes e querem linhas claras de recursos, prazos, orçamentos, etc. Preferem ter toda a informação à mão quando tomam decisões. Estes indivíduos estão concentrados nos processos e não saltam de A para Z. Precisam de passar por B, C, e todos os passos intermédios.

As pessoas que utilizam um estilo funcional gostam de fazer muitas perguntas, valorizam o feedback, e preferem tomar o seu tempo para tomar decisões. São candidatos ideais para implementar projetos, grandes ou pequenos. Gostam de fazer perguntas “como” e não gostam de ambiguidade.

Trabalhar com comunicadores funcionais

Se estiver a trabalhar com um comunicador funcional, certifique-se de que ele tem toda a informação de que necessita com bastante antecedência. Estas são as pessoas que apreciam receber informação antes da reunião do grande projeto e provavelmente terão muitas perguntas. São boas para emparelhar com comunicadores intuitivos, por isso implementam o projeto depois de o primeiro ter surgido com as grandes ideias.

Porque é que é importante compreender os diferentes estilos de comunicação?

Desenvolver e compreender os diferentes estilos de comunicação empresarial ajudá-lo-ão a reconhecer e a adaptar-se quando outros comunicarem consigo. A nível pessoal, permite que os funcionários se liguem melhor uns aos outros.

Por exemplo, um comunicador pessoal não se sentirá frustrado por um comunicador analítico não se entregar a conversa fiada. Pode ajudar os funcionários que preferem um estilo de comunicação funcional a utilizar mais factos e números ao tentar persuadir um diretor executivo analítico sobre um projeto. Também lhe permite compreender melhor o seu próprio estilo e identificar áreas a melhorar.

A nível departamental ou de projeto, pode ajudar os líderes a gerir melhor as suas equipas. Pode prevenir proactivamente conflitos entre funcionários com diferentes estilos de comunicação. Ao mesmo tempo, pode adaptar as suas mensagens de acordo com o estilo preferido do destinatário. Os gestores podem querer evitar ter um comunicador intuitivo encarregado da implementação do projeto, enquanto que um comunicador analítico pode fazer a liderança ideal do projeto.

Como identificar o melhor estilo de comunicação

Suponha que precisa de treinar um funcionário para melhorar as suas capacidades de apoio ao cliente. Poderá querer ter uma abordagem mais pessoal (conversa fiada, pedir-lhes opinião e sentimentos) ou analítica (apresentar dados e factos) para os ajudar a aceitar críticas construtivas. Um comunicador pessoal pode preferir reuniões presenciais, enquanto um comunicador funcional pode querer fazer perguntas sobre o processo de serviço.

A nível organizacional, uma compreensão dos vários estilos de comunicação pode ajudar a desenvolver mensagens personalizadas para diferentes clientes. Pode incluir informação factual para esses comunicadores analíticos enquanto utiliza materiais visuais para indivíduos intuitivos. Os gestores podem desenvolver diferentes tipos de formação que são adequados ao estilo de comunicação preferido de um funcionário. Pode ajudar as equipas a reter informação e a compreender melhor os fluxos de trabalho.

Os seus vendedores podem ser capazes de fechar negócios mais rapidamente com este conhecimento, uma vez que podem adaptar o seu tom ao estilo do cliente. Esta familiaridade pode ajudá-lo a comunicar melhor com os clientes quando tentam vender os seus produtos e serviços ou quando o contactam para serviço ao cliente/apoio técnico. A comunicação eficaz num contexto empresarial é um contributo importante para o sucesso a nível pessoal, de equipa e empresarial.