Uma agência imobiliária é um interlocutor entre o vendedor de um imóvel e o potencial comprador ou inquilino. As agências beneficiam de comissões sobre transações, pelo que a obtenção do número máximo de transações é vital neste sector.
As empresas imobiliárias variam de agentes independentes a grandes empresas. A tecnologia atual facilita a uma pequena empresa ou freelancer a oferta de um grande volume de propriedades em múltiplos mercados sem a necessidade de uma grande infra-estrutura ou investimento. Isto é possível graças a uma série de fatores:
- Portais dedicados à Internet, websites e meios de comunicação social trazem visibilidade global às listas.
- Aplicações de gestão de clientes e tarefas (CRM) especializadas no ramo imobiliário organizam e automatizam o trabalho, tornando-o mais eficaz.
- A comunicação é mais eficaz graças à tecnologia: correio electrónico, redes sociais, telefonia VoIP, web chat, etc.
O que todos estes serviços tecnológicos têm em comum é que não requerem um grande investimento inicial. Na maioria dos casos podem ser obtidos numa base de pay-per-service, o que reduz os custos iniciais e permite à agência imobiliária ajustar-se ou dimensionar-se ao volume de trabalho em qualquer momento.
A chave do sucesso é saber localizar produtos, neste caso casas, a um bom preço de mercado, e saber como vendê-los. Mas neste caso, a comunicação entre as diferentes partes é particularmente importante, uma vez que tanto o comprador como o vendedor fazem parte da transação ao longo de todo o processo.
A comunicação entre todas as partes deve ser ágil, fiável e precisa; é por isso que a telefonia é um elemento essencial para as agências imobiliárias, uma vez que é um canal direto para o serviço ao cliente.
1- PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA TELEFONIA PARA AGENTES IMOBILIÁRIOS
Tradicionalmente, os agentes imobiliários têm um telefone fixo com uma central telefónica no escritório e cada empregado tem um telefone fixo. Este telefone é combinado com smartphones que, dependendo da agência, pertencem ao empregado ou são fornecidos pela agência imobiliária.
A maioria das chamadas dos compradores provém de anúncios ou portais web. O número anunciado é normalmente o número principal da agência imobiliária e, quando chega uma chamada, é normalmente dirigido ao primeiro agente disponível.
Por outro lado, os agentes imobiliários passam muito tempo fora do escritório a visitar novas propriedades e a mostrar propriedades aos compradores. Isto resulta em muitas chamadas de telemóvel, adiando chamadas e não podendo receber chamadas do escritório quando estas estão fora do escritório. É por isso que é muito importante ter um sistema telefónico homogéneo que se adapte à mobilidade dos agentes.
2- VANTAGENS DA VOIP PARA AS AGÊNCIAS IMOBILIÁRIAS: MELHOR UTILIZAÇÃO DA TELEFONIA
A seguir, explicamos as principais vantagens da telefonia VoIP que ajudam os agentes imobiliários:
- Estar sempre disponível.
- Ter um registo detalhado das chamadas e contactos.
- Ter mais flexibilidade na mobilidade.
- Ligar as chamadas com o agente imobiliário correspondente.
- Melhorar a presença da agência imobiliária.
- Identificar as chamadas com base no anúncio, portal ou contacto do cliente.
1. Impedir que os compradores sejam deixados sem vigilância.
Por surpreendente que pareça, ainda existem agências imobiliárias onde só é possível atender uma chamada. Se já estiverem a atender um cliente, a chamada seguinte continua sem resposta. Isto é resolvido com uma central telefónica virtual porque fornece uma linha para a empresa através da Internet e permite que várias pessoas estejam ao telefone em simultâneo.
Noutras ocasiões, o problema deve-se ao facto de não haver um sistema que atende a chamada quando todos já estão ao telefone. Isto pode ser resolvido através de filas de espera e permitindo que a chamada seja reencaminhada para o primeiro agente disponível.
2. Informar o cliente sobre o estado da sua chamada a qualquer momento.
Os sistemas telefónicos VoIP permitem-lhe iniciar a chamada com um guia introdutório “Obrigado por telefonar a State Real Estate”. Em breve estaremos convosco”.
Este tipo de mensagem informa o cliente de que contactou a sua empresa antes de colocar a chamada em espera. Também é possível informar a posição na fila e o tempo médio de espera, reduzindo o abandono de chamadas por potenciais clientes.
3. Melhorar a presença geográfica da agência
O serviço de telefonia IP pode ser utilizado a partir de qualquer local. Isto também lhe permite obter um número de outra zona geográfica (outra cidade ou província), podendo responder à chamada do escritório ou de qualquer outro lugar. Portanto, pode promover os seus anúncios nesses locais dando presença e confiança aos seus clientes.
Por exemplo, embora a nossa agência imobiliária esteja em Valência, poderíamos ter números com prefixos de Alicante ou Madrid, para promover os nossos anúncios nesses locais, dando presença e confiança aos nossos clientes.
Também pode ser útil ter um número de telefone de contacto no Reino Unido ou Alemanha, para que os seus clientes internacionais possam telefonar-lhe localmente para eles, facilitando assim o contacto.
4. Aumentar a disponibilidade
Mesmo que o agente imobiliário esteja ausente numa visita, pode atender a chamada no seu smartphone ou em qualquer dispositivo com acesso à Internet como se estivesse no escritório, ou reencaminhar a chamada imediatamente para outro colega.
A funcionalidade de transferência assistida também pode ser de interesse. Em muitos casos o agente pode responder a uma chamada do seu telemóvel durante uma visita, mas a informação necessária para servir o cliente está no escritório. Nestes casos, o agente pode transferir a chamada para o escritório, falando primeiro com o colega para explicar a situação e assim facilitar o serviço ao cliente.
5. Flexibilidade para atribuir números
Podemos estabelecer números de contacto fixos em questão de segundos, sem contratos longos ou permanência. Isto pode ser muito interessante para:
- Ter um número para cada plataforma para que, quando uma chamada chega, saibamos de que plataforma vem o chumbo.
- Podemos registar números temporários para um bem ou anúncio específico, identificando o motivo da chamada antes de responder. Isto pode ser interessante no caso de uma propriedade exclusiva ou de uma campanha específica.
- Ter um número para cada agente, para que eles possam gerir os seus próprios anúncios.
- Ter números para as áreas geográficas, para denotar a localidade no serviço. Por exemplo, se a nossa agência imobiliária está em Madrid, mas oferecemos propriedades em Valência, poderíamos ter um número de contacto com o código de área 96. Para que os nossos clientes possam ver que podem contactar-nos localmente. Da mesma forma, poderíamos também ter números de telefone internacionais para que os nossos clientes do estrangeiro nos pudessem contactar de uma forma mais barata e aparentemente mais próxima.
- É interessante ter um número de telefone fixo porque denota mais profissionalismo do que um telefone móvel. Além disso, atualmente, já é possível utilizar o Whatsapp Business em números de telefone fixo.
6. Maior escalabilidade
A telefonia VoIP como serviço permite-lhe aumentar ou diminuir o seu sistema de comunicações com base na sua carga de trabalho numa questão de minutos. Isto permite-lhe adaptar-se às campanhas e ajustar os custos de serviço.
7. Acessibilidade: qualquer ponto com acesso à Internet
A partir de qualquer ponto e dispositivo com acesso à Internet, os agentes imobiliários podem fazer uso do seu serviço telefónico comercial tanto para atender como para fazer chamadas. Isto favorece o trabalho à distância e o teletrabalho.
8. Atendimento de chamadas fora do horário comercial
Fora de horas pode definir uma mensagem informativa para os clientes, indicando o horário, possibilidades de contacto alternativas tais como e-mail/Whatsapp, reencaminhamento da chamada para um telemóvel em chamada ou um voicemail permitindo-lhe reencaminhar a mensagem de voz para um e-mail com a transcrição correspondente para texto.
9. Enviar mensagens de voicemail para o e-mail
A gestão de voicemails pode ser complicada ao telefone, mas recebê-los por correio electrónico pode simplificar o processo de gestão das mensagens. O agente pode escutá-los no computador enquanto retira as informações relevantes.
Além disso, a transcrição ao texto pode ajudar nos casos em que os altifalantes não estão disponíveis ou não podem ser utilizados.
10. Registos e relatórios detalhados das chamadas
A telefonia IP permite o acesso em qualquer altura a registos detalhados de chamadas, tanto para um agente individual como para toda a organização, bem como o seu registo e acesso em qualquer altura, com mecanismos de segurança apropriados.
Através de relatórios de chamadas é possível avaliar o desempenho e a utilização da telefonia por agentes individuais.
11. Serviços adicionais
A telefonia VoIP facilita o acesso a serviços adicionais tais como: gravação de chamadas, salas de conferência, intrusão, chat on-line, terminais elegantes e económicos de secretária, etc.
12. Integração com CRM
Algumas soluções de telefonia VoIP facilitam a integração com aplicações empresariais, em particular CRM, quer através de integração nativa, quer através de pequenos desenvolvimentos.
A integração com o CRM ajudará a melhorar muito a produtividade, facilitando o ambiente de teletrabalho e mobilidade de uma forma transparente para o seu cliente, bem como ajudando o acompanhamento comercial com o registo automático de chamadas.
13. Custo
Ter a telefonia IP como um serviço evitará os custos de instalação e configuração de um PBX físico. Significa também poupanças significativas em custos de manutenção e apoio. Os custos do serviço podem ser semelhantes aos custos da linha com os operadores tradicionais e, em muitos casos, inferiores.
A telefonia IP permite-lhe ajustar o serviço ao seu volume de negócios e/ou pagar pelo que realmente utiliza.
3- VOIPSTUDIO PARA AGÊNCIAS IMOBILIÁRIAS
Nem todos os fornecedores de telefonia VoIP oferecem as mesmas características para as agências imobiliárias. O VoIPstudio, por outro lado, oferece uma solução completa que responde a todas as necessidades da agência imobiliária, com todas as vantagens descritas acima, e além disso:
- Um custo muito baixo de 4 euros/mês por estação de trabalho.
- Apoio técnico 24/7 para resolver qualquer problema no local.
- Aconselhamento sobre configuração e comissionamento.
- Integrações com outros serviços (e-mail, calendário, etc.) com Zapier.
- Integração direta com a Mobilia, uma das melhores soluções de CRM imobiliária.
4- EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO DE VOIPSTUDIO NUMA EMPRESA IMOBILIÁRIA
Segue-se um exemplo da implementação da solução de telefonia VoIP do VoIPstudio numa agência imobiliária.
Antes de mais, realizamos a portabilidade do número da agência, ou fornecemos um novo número que é fácil de lembrar.
Este número é então encaminhado para uma voz-off que dá as boas-vindas ao interlocutor e oferece várias opções, como por exemplo:
- “Obrigado por contactar State Realty”
- “Para listar um imóvel à venda prima 1”
- “Se estiver interessado numa imprensa imobiliária 2”
- “Para contactar a Administração, aguarde, por favor”
Os agentes imobiliários podem decidir a qualquer momento não atender chamadas, por exemplo, se estiverem numa reunião, podem simplesmente pedir aos seus interlocutores que deixem uma nota para voltar a ligar mais tarde ou redireccionar as suas chamadas para a administração.
Nas estações de trabalho, implantamos um destes elegantes softphones ou telefones de secretária::
VoIPstudio App para smartphone e computador
VoIPstudio, sendo um serviço de telefonia em nuvem, tem a vantagem de lhe permitir fazer e atender chamadas de qualquer lugar onde tenha acesso à Internet como se estivesse no escritório, utilizando o seu computador ou aplicação smartphone.
Para aquelas agências imobiliárias com um mercado internacional, oferecemos a opção de adicionar números locais para facilitar o contacto dos clientes. Por exemplo, poderíamos fornecer um número local de Londres para que os potenciais clientes do Reino Unido possam contactar o agente imobiliário localmente a um custo reduzido. Esse número poderia também ser utilizado quando se telefona a clientes do Reino Unido como introdução de chamadas.
Podemos fornecer números de entrada/saída imediatamente. Assim, se precisar de um número para uma campanha em particular, pode tê-lo pronto a funcionar em questão de segundos. Desta forma, poderá identificar as chamadas recebidas para um determinado anúncio e também obter estatísticas de campanha.
Podemos também fornecer um serviço adicional de chat no website, para que possa introduzir um botão e serviço de chat online no seu website. Estes contactos de chat aparecerão na mesma aplicação telefónica, pelo que terá todas as funcionalidades numa única aplicação.
O VoIPstudio pode oferecer este serviço de uma forma eficiente e económica. Todas estas facilidades estão disponíveis a partir de 4 euros por mês por estação de trabalho (custo das chamadas efetuadas e dos números recebidos não incluídos).
5- INTEGRAÇÃO COM O SOFTWARE MOBILIA REAL ESTATE CRM
A integração com Mobilia CRM está agora também disponível. Com a integração com a Mobilia poderá melhorar consideravelmente o seu serviço ao cliente. Basta tocar o telefone para poder identificar o seu cliente, aceder ao seu histórico, às suas exigências e propriedades, criar tarefas, etc. Tudo em tempo real e registando automaticamente a atividade, facilitando o trabalho diário do consultor imobiliário.
Pode consultar o manual de configuração e integração da Mobilia..
6- PROCESSO DE ADAPTAÇÃO DO VOIP
No VoIPstudio facilitamos o processo de adaptação ao VoIP::
- Tem um período experimental de 30 dias sem compromisso ou permanência.
- Entrevista inicial para ver as suas necessidades e assistência na configuração da telefonia.
- Aquisição de “números de ouro” – números fáceis de lembrar, números internacionais, ou números de outros locais numa questão de minutos.
- Encaminhamento do número comercial actual para um número temporário fornecido por nós. Evitando ter de portar o número até ter a certeza de que a VoIP Telephony é ideal para o seu negócio.
- Portabilidade do número actual quando estiver satisfeito com o serviço.
- Testes funcionais e ajustes de configuração.
- Serviço sem contrato ou permanência.
