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Serviços de telefonia na nuvem para espaços de coworking

VoIP phone service background
Serviços VoIP | VoIP empresarial

Os espaços de coworking são centros onde os trabalhadores autônomos, teletrabalhadores e empreendedores passam a ter um ambiente de trabalho adequado a um preço acessível. Por sua vez, os gerentes de coworking ajudam a conectar e criar sinergias profissionais.

A maioria deles são profissionais que precisam principalmente de um laptop, um telefone e uma boa conexão de internet para fazer seu trabalho. Entre esses profissionais, podemos destacar programadores, designers, gerentes de comunidade online, jornalistas, vendedores, consultores, etc. No entanto, eles também são benéficos para pequenas empresas que encontram nestes centros a ajuda de uma recepcionista para atender a seus clientes quando eles estão ausentes. Alternativamente, empresas que precisam de um endereço postal acessível para receber suas encomendas.

Trabalho em um escritório VS Trabalho em um espaço de coworking

Há uma grande diferença entre esses lugares e ir trabalhar na empresa junto com colegas do mesmo departamento ou de outro departamento. Ninguém é obrigado a ficar ou compartilhar espaços em um espaço de coworking. Aqueles que o fazem, o fazem porque querem e com quem querem. Nas empresas, existe a obrigação de dividir os espaços, o que muitas vezes cria uma atmosfera tensa entre os colegas, causada pelo atrito entre os departamentos. Ou mesmo por colegas de um mesmo departamento.

Além disso, os profissionais têm diferentes habilidades, habilidades e interesses em um espaço de coworking, favorecendo o crescimento pessoal e as relações comerciais.

Que serviços oferece um espaço de coworking?

Os espaços de coworking oferecem diferentes serviços para fazer uso do espaço de trabalho compartilhado. A maioria deles oferece, entre outros, os seguintes serviços:

  • Acesso a áreas de trabalho totalmente equipadas
  • Salas de reunião com equipamentos audiovisuais (telas, webcam, projetor, etc.)
  • Áreas comuns (cozinha, salas de reunião)
  • Workshops, palestras, eventos, aperitivos, cafés da manhã, etc.
  • Endereço social, fiscal e administrativo
  • Acesso à Internet com fio de alta velocidade
  • Área de café
  • Wifi
  • Armários e armazenamento
  • Serviços de impressão e reprografia

Além disso, um espaço de coworking pode acrescentar telefonia na nuvem à lista acima, com inúmeros benefícios para o próprio espaço de coworking e seus clientes. Entretanto, ele precisa da infra-estrutura e da capacidade técnica para oferecer este serviço com garantias.

Que infra-estrutura precisa de um espaço de coworking para implementar a telefonia na nuvem?

Conexão de internet confiável e robusta

É necessário fornecer conectividade à Internet confiável e de alta velocidade para os membros do coworking space. Eles precisarão dela para conectar seus equipamentos de computador e os dispositivos e terminais que utilizam para seu sistema de telefonia IP.

PABX virtual ou PABX físico

Dependendo dos serviços desejados, o quadro de distribuição virtual permite gerenciar um número mais significativo de extensões do que o quadro de distribuição física. Além disso, oferece um número mais considerável de funções avançadas do que o quadro de distribuição física.

SIP Trunk

Se você tiver um PABX físico, o SIP Trunk conecta o PABX IP à Rede Telefônica Pública (RTPC), permitindo que usuários de diferentes empresas se comuniquem discando os números de telefone.

Numeração

Você pode oferecer numeração separada para cada empresa no coworking ou uma numeração geral para o espaço de coworking com encaminhamento de ligações.

Benefícios da telefonia na nuvem para um espaço de coworking

Os espaços de coworking oferecem aos trabalhadores autônomos, pequenos negócios e teletrabalhadores uma área adequada para realizar suas atividades. Eles podem fornecer mais ou mais serviços adicionais menores a seus clientes ou colegas de trabalho.

Oferecer esses serviços adicionais como telefonia na nuvem, pode ser interessante para fidelizar os clientes ae fornecer valor agregado para atrair novos colegas de trabalho.

Uma central telefônica virtual pode oferecer os seguintes benefícios dentro de um espaço de coworking:

  • Seu provedor VoIP pode encontrar um número simples e fácil de lembrar. Ou portar seu número existente.
  • Se seu espaço de coworking tem centros diferentes, graças à telefonia IP, você pode ter um número compartilhado para todos eles ou um número individual para cada um dos centros.
  • Se os recepcionistas de um dos centros estiverem ocupados, a ligação pode ser encaminhada para outro.
  • Você pode habilitar o WhatsApp Business com números de telefone VoIP. Usando seu smartphone, você pode ter ambos os aplicativos e diferenciar o número do trabalho do pessoal.
  • Você pode se beneficiar da gravação de ligações com armazenamento ilimitado.
  • Você pode definir horários e guias de boas-vindas. Assim como encaminhar números VIP para colegas de trabalho, usuários ou números específicos. Seu espaço de coworking parecerá profissional, independentemente de seu tamanho.
  • A telefonia VoIP se integra com a maioria dos CRMs. Você pode ver a ligação de contato ou clicar para iniciar uma ligação de seu CRM sem discar o número inteiro. Além disso, você pode registrar a atividade automaticamente para que quando receber uma ligação de um colega de trabalho, ela seja registrada no arquivo do cliente correspondente.

Benefícios da telefonia na nuvem para os membros do coworking

Além disso, você também pode revender ou oferecer serviços de telefonia a empresas ou colegas de trabalho em seu espaço de coworking. Desta forma, você pode:

Registrar novos números instantaneamente.

Para que eles possam receber ligações diretamente em seu terminal de desktop, aplicativo de computador ou smartphone. Os coworkers podem usar seu número comercial a partir do terminal do espaço de coworking, de sua casa ou de qualquer lugar, desde que tenham internet.

Ofereça um serviço de secretariado.

De tal forma que a ligação seja atendida na recepção do espaço de coworking, os detalhes do toque são anotados, ou a ligação é transferida para a empresa correspondente.

Para nômades digitais ou empresas internacionais

Isso lhes permitirá fazer ligações internacionais a um preço acessível e ter um número local em seu país ou países onde têm um mercado. Facilitará o contato dos clientes com a empresa sem a necessidade de fazer uma ligação internacional e, por outro lado, proporcionará uma presença local onde for necessário, independentemente de onde as ligações forem feitas.

Caso de uso de telefonia na nuvem em um espaço de coworking

Veremos com um exemplo como configurar o serviço de telefonia na nuvem em um espaço de coworking.

Fornecemos o espaço de coworking WeVoIP com um número fácil de lembrar, por exemplo, (+55 11 3197 8770) .

Em questão de tempo

Quando alguém liga em uma determinada hora, executaremos uma locução personalizada com música on-hold (em espera), algo como:

“Obrigado por ligar para a WeVoIP. Favor indicar o nome da empresa que você deseja contatar ou esperar, e nós o atenderemos a partir da recepção”.

Fora de horário

Quando alguém telefona fora do horário, podemos informá-lo sobre o horário e os detalhes de contato:

“Obrigado por ligar para o VoIP. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira das 9h às 17h. Se desejar, você pode entrar em contato conosco pelo Whatsapp ou pelo e-mail reception@weVoIP.com”.

Terminais de telefonia na nuvem para um espaço de coworking

No escritório da recepção

Na recepção, a aparência comercial de um terminal Fanvil V65 dará ao espaço de coworking uma imagem mais profissional. Além disso, suas 20 teclas programáveis facilitarão ao recepcionista ligar ou encaminhar ligações para um companheiro de trabalho.

Reception terminal VoIP
 

Ativaremos a gravação de ligações para poder consultar ou rever as ligações, se necessário.

Nas salas de trabalho

Nós implantamos alguns telefones IP nas mesas para que os companheiros de trabalho ou empresas que precisam deles possam fazer ou receber ligações. Neste caso, recomendamos um terminal primário, como o Fanvil X3:

Workstation terminal VoIP
 

Também podem ser oferecidos novos números de telefone às empresas. Este número de telefone único será associado à sua empresa, e eles evitarão ter que usar seu número de telefone pessoal.

Lembre-se de que os serviços VoIPstudio não têm contrato ou permanência. Portanto, eles são ideais para um ambiente de mudança, como um coworking. Você pode configurar os números em minutos e cancelá-los imediatamente sem penalidades.

Contate-nos hoje se você quiser mais informações sobre como um espaço de coworking pode tirar proveito dos benefícios da telefonia VoIP.

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