Qual é o melhor sistema telefónico para pequenas empresas em teletrabalho

As empresas confiam hoje em sistemas de comunicações bastante mais do que no passado. Em parte, a razão é que as empresas têm de responder rapidamente às mudanças do mercado. A outra razão é que o trabalho remoto é mais procurado do que nunca. Mesmo as empresas mais pequenas têm agora uma força de trabalho descentralizada, o que significa que é necessário um sistema telefónico que possa gerir a situação.

Pequenas empresas distribuídas

Para as empresas que têm funcionários a trabalhar remotamente, um sistema telefónico tradicional não vai realmente ser suficiente. Uma força de trabalho distribuída significa pessoas que utilizam múltiplos dispositivos e dispositivos móveis para executar o respetivo trabalho. Isto significa que é necessário um sistema flexível e fiável para continuar a trabalhar em qualquer condição.

A situação pandémica atual é o melhor exemplo para demonstrar a necessidade de trabalho à distância. As empresas que já tinham uma força de trabalho distribuída ou que foram capazes de mudar para o trabalho à distância têm-se saído melhor do que outras através desta crise. Também se tornou óbvio que o trabalho à distância não é apenas para as grandes empresas.

A flexibilidade do teletrabalho é necessária mesmo para uma pequena ou média empresa. Ainda que não esteja preparada para o teletrabalho, pode beneficiar de permitir o trabalho à distância parcial à sua equipa. Nem toda a gente gosta de se sentar num cubículo e trabalhar o dia inteiro. Muitas pessoas preferem a liberdade de completar tarefas de forma independente e a capacidade de equilibrar melhor o seu trabalho e a sua vida doméstica.

Por exemplo, pode ter funcionários que vêm ao escritório apenas 2 dias por semana ou para a reunião/treinamento ocasional. Outros podem optar por vir todos os dias porque as suas funções profissionais o exigem ou porque estão mais confortáveis no escritório. Independentemente de quantas pessoas trabalhem remotamente, é necessário um sistema de comunicações que funcione para a sua empresa.

Tipos de sistemas telefónicos

PBX: Private Branch Exchange/Central telefónica privada

Durante muito tempo, a única opção disponível para as empresas era ou conseguir gerir com poucos telefones fixos ou optar por uma central telefónica (central privada). Uma PBX permite que as empresas possam tratar de mais chamadas e que as linhas telefónicas possam ser partilhadas entre os empregados. Também permite funcionalidades como correio de voz empresarial, IVR (sistemas interativos de resposta de voz), marcação por extensão, etc.

Contudo, estes sistemas eram dispendiosos de adquirir, manter e reparar. Precisavam de técnicos especializados para o instalar e para fazer quaisquer alterações que se avizinhavam. Pequenas empresas não conseguiam pagar o investimento inicial nem contratar uma equipa para gerir o sistema. Além disso, não podiam comprar um pequeno sistema que se adaptasse às suas necessidades. Cada ramal teria um número específico de linhas e empresas compravam mais do que aquilo que era necessário.

Sistemas VoIP

Hoje em dia, as pequenas empresas têm mais opções, incluindo sistemas telefónicos hospedados e no próprio local. Quando os telefones VoIP foram lançados pela primeira vez, foram atormentados por problemas de qualidade e fiabilidade. Mas, desde então, percorreram um longo caminho. Os sistemas VoIP modernos são tão bons que são indistinguíveis de uma linha telefónica fixa tradicional.

Os sistemas de comunicação VoIP têm muitas vantagens:

• Flexíveis: os sistemas VoIP incluem suporte para dispositivos móveis e os utilizadores podem ligar vários dispositivos ao mesmo número para as chamadas de negócios.
• Escalável: pode comprar tantas linhas, números, e outros recursos quantos necessitar. Só paga por aquilo que utiliza.
• Econômico: não é necessário um grande investimento para começar a utilizar o VoIP. Nem sequer precisa de qualquer hardware especial!
• Fácil de usar: a sua equipa não precisa de muita formação para mudar para VoIP. A maioria das mudanças acontecem nos bastidores e a experiência do utilizador é na realidade melhor no front-end.
• Interoperável: VoIP é baseado em IP, o que significa que pode integrar-se com outras ferramentas empresariais que poderá utilizar todos os dias, tais como o seu sistema de CRM favorito.
• Conjunto de características sofisticadas: as pequenas empresas raramente têm acesso a características ‘premium’ mas a maioria está incluída nos planos básicos com sistemas VoIP hospedados.

Mesmo um breve estudo do mundo dos sistemas telefónicos empresariais deverá convencê-lo de que o VoIP é simplesmente o melhor sistema telefónico para qualquer pequena empresa.

Sistemas VoIP hospedados vs VoIP no local

Uma vez decidida a utilização de VoIP para o seu negócio, a questão seguinte que provavelmente encontrará é a diferença entre sistemas alojados e sistemas no local. A diferença entre estes dois tipos de VoIP é substancial.

O VoIP no local é bastante semelhante a um PBX tradicional, exceto que este utiliza tecnologia VoIP para enviar chamadas de voz através de uma rede de dados. Portanto, ainda tem de comprar e manter o seu próprio equipamento, bem como o pessoal. É ótimo se o seu negócio tiver os recursos necessários para o suportar.

O VoIP hospedado, por outro lado, é mais como utilizar o correio eletrónico hospedado. O fornecedor gere o hardware, software, e detalhes técnicos. Simplesmente compra e utiliza os serviços fornecidos através da Internet. Não é muito caro e pode sempre acrescentar capacidade quando o seu negócio cresce.

Como escolher o fornecedor certo

Sabe que um sistema VoIP é a melhor escolha para as pequenas empresas e decidiu utilizar o VoIP hospedado com base nas suas necessidades. No entanto, muitas empresas deparam-se com problemas quando se trata de implementação. A questão começa logo no início, quando se seleciona um fornecedor. Escolhe aquele que oferece o plano mais barato ou a maioria das funcionalidades? Afinal, preço e características são as únicas considerações, certo?

A resposta é não. O fornecedor que escolhe pode construir ou destruir o seu sistema telefónico. Vale a pena pagar um pouco mais para um melhor apoio ou uma equipa de atendimento ao cliente mais reativa. Aqui estão alguns fatores a ter em mente quando comprar um sistema VoIP hospedado:

1. Preço e características: precisa de encontrar um equilíbrio entre os dois. Nunca é uma boa ideia optar por uma opção barata ou pelo plano mais caro que se pode pagar. Veja o que precisa e encontre um plano que se enquadre no seu orçamento.

Apoio ao cliente e suporte técnico: no mundo da tecnologia, nunca é uma questão de se, mas sim quando. É praticamente garantida a existência de problemas, mas a forma como o vendedor lida com eles é crucial. Será que têm peritos que conhecem o seu sistema de dentro para fora? Será que oferecem múltiplas formas de entrar em contacto com eles?

2. Garantia de serviço: imagine se os seus telefones parassem de funcionar durante algumas horas no meio do dia. É um cenário de pesadelo para a maioria dos proprietários de empresas. É por isso que vendedores conceituados oferecem acordos de nível de serviço, garantindo um certo nível de tempo de funcionamento. Se o sistema telefónico estiver desligado durante mais tempo do que o mínimo ao longo do ano, podem até compensar a perda por cada um dos termos.
3. Atualizações de software: o seu fornecedor é responsável por todas as atualizações e atualizações. Selecione sempre um fornecedor que lança novas funcionalidades para se manter a par dos padrões da indústria. Devem ser capazes de lançar atualizações sem afetar o desempenho do sistema.
4. Segurança: ao contrário de um telefone fixo tradicional, os sistemas VoIP são mais vulneráveis aos riscos de segurança baseados na Internet. Os seus vendedores devem trabalhar ativamente para mitigar tais riscos e proteger o seu sistema. Embora deva tomar medidas para proteger a sua rede, grande parte do trabalho pesado é feito pelo vendedor.

Que características precisa?

Os sistemas VoIP têm uma pletora de características que são úteis nas circunstâncias certas. Mas se tiver uma mão-de-obra distribuída, certas características são cruciais e mais importantes do que outras. Por isso, aqui está o que deve procurar:

Possibilidade de usar múltiplos dispositivos

A maior parte dos trabalhadores remotos farão malabarismos com vários dispositivos ao longo do dia de trabalho. Podem ter um dispositivo móvel (ou dois), um computador portátil, e um computador de secretária. Qualquer sistema telefónico que valha o seu sal deve permitir que os trabalhadores possam facilmente alternar entre eles. Não importa onde estejam ou que dispositivo estejam a utilizar, devem ser capazes de fazer/receber chamadas.

Recuperação de desastres e continuidade do negócio

Sabe que as cópias de segurança são importantes para qualquer sistema, mas a continuidade do negócio requer mais do que algumas cópias de segurança. O sistema telefónico desempenha um papel crucial no seu negócio e precisa de continuar a trabalhar através de qualquer desastre. Se qualquer emergência obrigar o pessoal a trabalhar a partir de um escritório temporário ou da sua casa, o seu sistema telefónico deve apoiá-lo. Procure um serviço com opções à prova de falhas, ou seja, pode reencaminhar as chamadas através de um número ou local alternativo, caso seja necessário.

Comunicações unificadas

Porquê forçar a sua equipa a utilizar várias aplicações diferentes para voz, vídeo e texto quando pode fazer tudo dentro de um único serviço? O VoIP hospedado permite-lhe livrar-se de aplicações concorrentes e consolidar as comunicações num único local. É fácil alternar entre elas e não se perde nada de um cliente porque estava noutro dispositivo/app.

Gestão avançada de chamadas

Como lidar com as filas de chamadas e gerir os tempos de espera quando o seu pessoal está a trabalhar a partir de múltiplos locais? Qualquer serviço VoIP hospedado decente deve permitir-lhe utilizar funcionalidades como reencaminhamento de chamadas, música de espera, atendentes automáticos, IVR, e grupos de captura. A utilização de cada funcionalidade simplifica os seus processos e a sua utilização conjunta torna o sistema ainda mais poderoso. Se o seu objetivo é garantir que nunca perde uma chamada de cliente, um sistema VoIP é definitivamente o caminho a seguir.

VoIP hospedado é – sem dúvida – o sistema telefónico perfeito para a maioria das pequenas e médias empresas. Contacte VoIPstudio para um teste gratuito e experimente a diferença que pode fazer para a sua empresa!