A comunicação é a força vital das operações diárias de qualquer organização e as chamadas de voz continuam a ser a pedra angular de uma empresa de qualquer dimensão.
Provavelmente já ouviu dizer que a tecnologia VoIP não é segura e que deve continuar a utilizar os telefones fixos tradicionais. A realidade é que a maioria dos fornecedores de linhas fixas tradicionais já utiliza a tecnologia VoIP na sua rede para fornecer o seu serviço telefónico.
É possível que esta tecnologia lhe seja estranha e que toda a informação que pesquisou na Internet lhe pareça confusa.
É por isso que elaborámos este guia completo sobre VoIP para o ajudar a tirar o máximo partido da mesma. Se é novo na tecnologia, não tenha medo. Este artigo esclarecerá o VoIP e por que razão é o melhor sistema telefónico para a sua empresa. Então, vamos ao que interessa.
O que é o VoIP
A tecnologia VoIP, ou Voice over Internet Protocol, permite aos utilizadores efetuar chamadas de voz através da Internet em vez de utilizarem as tradicionais linhas fixas de cobre. Essencialmente, a VoIP converte o sinal de voz em pacotes de dados transmitidos pela rede da Internet até chegarem ao destinatário, onde são novamente convertidos em sinais de voz.
Esta abordagem oferece várias vantagens em relação aos sistemas telefónicos tradicionais, como as linhas fixas.
Nos últimos anos, muitas companhias telefónicas em todo o mundo migraram as suas redes para VoIP, o que demonstra a crescente popularidade e adoção desta tecnologia.
Como funciona o VoIP
Para compreender o funcionamento do VoIP, é necessário explorar as etapas e os processos envolvidos no estabelecimento de chamadas utilizando esta tecnologia.
O processo de estabelecimento de chamadas VoIP envolve a digitalização, a transmissão, o encaminhamento e a remontagem de pacotes de dados de voz através da rede Internet.
Segue-se uma descrição técnica exaustiva destes processos:
1. Início da chamada
Conversão de voz para dados
Quando um utilizador inicia uma chamada VoIP, o dispositivo (como um telefone IP ou uma aplicação VoIP num dispositivo móvel ou computador) converte o sinal de voz analógico em dados digitais. Este processo é conhecido como digitalização ou codificação de voz e utiliza algoritmos de compressão de áudio para reduzir o tamanho dos dados e otimizar a eficiência da largura de banda.
Criar o pacote de dados
Os dados de voz digital são divididos em pequenos pacotes para transmissão na rede. Cada pacote inclui informações de cabeçalho que identificam a origem e o destino da chamada, bem como dados de áudio codificados.
2. Transmissão de pacotes de dados
Protocolo Internet (IP)
Os pacotes de dados de voz são transmitidos através da rede utilizando o Protocolo Internet (IP), o protocolo padrão para a comunicação de dados na Internet. Os pacotes viajam através de uma série de routers e switches na rede, seguindo a rota mais eficiente até ao seu destino.
3. Encaminhamento e encaminhamento de pacotes
Encaminhamento dinâmico
Os pacotes de dados VoIP podem seguir diferentes rotas até ao seu destino durante a transmissão, dependendo das condições da rede, do congestionamento e de outros factores. Os roteadores e switches da rede usam algoritmos de roteamento dinâmico para determinar a rota mais eficiente para cada pacote em tempo real.
Remontagem de pacotes
No destino, os pacotes de dados VoIP são remontados na ordem correcta e descodificados para restaurar o sinal de voz original. Este processo envolve a remoção das informações do cabeçalho e a reconversão dos dados digitais em sinais de áudio analógicos.
4. Receber e terminar a chamada
Conversão de dados para fala
Depois de todo o fluxo de pacotes de dados VoIP ter sido recebido e descodificado, o dispositivo recetor converte os sinais de áudio digital em sinais de voz analógicos. Este processo é conhecido como reprodução ou descodificação de voz.
Entrega ao destinatário
Finalmente, o sinal de voz analógico é entregue ao destinatário da chamada através do altifalante ou do auscultador do dispositivo recetor, permitindo a comunicação bidirecional entre as partes envolvidas na chamada VoIP.
Diferenças entre VoIP e linhas telefónicas tradicionais
As diferenças entre o VoIP (Voice over Internet Protocol) e as linhas telefónicas tradicionais, como as linhas fixas ou a rede telefónica pública comutada (PSTN), são significativas e abrangem vários aspectos técnicos, operacionais e funcionais.
Embora as linhas telefónicas tradicionais ofereçam uma fiabilidade e uma qualidade de serviço estabelecidas, o VoIP proporciona uma maior flexibilidade, funcionalidade e custos mais baixos, tornando-o uma opção atractiva para muitas empresas e utilizadores.
No entanto, a escolha entre VoIP e linhas telefónicas tradicionais depende das necessidades específicas de cada utilizador e de factores como a qualidade da ligação à Internet e a infraestrutura disponível.
Segue-se uma análise pormenorizada destas diferenças:
Infra-estruturas tecnológicas:
VoIP: Utiliza a infraestrutura da Internet para transmitir dados de voz através de pacotes digitais em redes IP. Requer uma ligação à Internet de banda larga e pode ser integrada com outros serviços de dados e comunicações na mesma rede.
Linhas telefónicas tradicionais Dependem da infraestrutura física das linhas fixas de cobre e dos comutadores de circuitos. O sinal de voz é transmitido analogicamente através de cabos de cobre dedicados e requer uma infraestrutura separada da rede de dados.
Custos e honorários:
VoIP: oferece geralmente custos mais baixos do que as tarifas tradicionais das linhas telefónicas, especialmente para chamadas de longa distância e internacionais. As chamadas dentro da rede VoIP são geralmente gratuitas ou a um preço reduzido.
Linhas telefónicas tradicionais: As tarifas das chamadas dependem do fornecedor de serviços e podem ser significativamente mais elevadas para chamadas de longa distância ou internacionais. Podem também incluir taxas fixas mensais ou taxas de serviço adicionais, como o identificador de chamadas ou o reencaminhamento de chamadas.
Flexibilidade e escalabilidade:
VoIP: oferece maior flexibilidade e escalabilidade. Pode facilmente acrescentar linhas adicionais e funcionalidades avançadas sem a necessidade de instalação de hardware adicional. Permite também a mobilidade dos utilizadores, uma vez que as chamadas podem ser efectuadas a partir de qualquer dispositivo ligado à Internet.
Linhas telefónicas tradicionais: Muitas vezes, requerem instalações físicas adicionais para acrescentar novas linhas ou funcionalidades, o que pode ser dispendioso e moroso. Além disso, a mobilidade dos utilizadores está limitada à localização física da linha telefónica.
Características e serviços adicionais:
VoIP: oferece uma vasta gama de funcionalidades e serviços adicionais, tais como mensagens unificadas, chamadas em conferência, gravação de chamadas, IVR (resposta interactiva de voz) e encaminhamento inteligente de chamadas. Também suporta a integração com aplicações empresariais e ferramentas de colaboração.
Linhas telefónicas tradicionais: Podem ter características limitadas em comparação com o VoIP e podem exigir hardware adicional para serviços avançados. As opções de integração com outras aplicações e sistemas empresariais também podem ser mais limitadas.
Qualidade de som e fiabilidade:
VoIP: A qualidade do som pode variar em função da qualidade da ligação à Internet e do congestionamento da rede, mas as melhorias tecnológicas permitiram obter uma qualidade de áudio comparável ou mesmo superior à das linhas telefónicas tradicionais em muitos casos. No entanto, a fiabilidade pode ser afetada por problemas de ligação à Internet ou interrupções do serviço.
Linhas telefónicas tradicionais: geralmente têm uma qualidade de som consistente e fiável, mas podem ser afectadas por problemas de infraestrutura física, como cortes de cabos ou falhas de comutação. Em geral, são menos susceptíveis a problemas de ligação à rede do que o VoIP.
Considerações sobre a mudança de linhas telefónicas tradicionais para VoIP
Vários sintomas e situações podem indicar que uma empresa precisa de mudar o seu sistema telefónico para VoIP para melhorar a sua eficiência e competitividade.
Se a sua empresa apresenta algum destes sintomas, talvez seja altura de considerar a mudança do seu sistema telefónico para VoIP e tirar partido das vantagens desta tecnologia. Irá melhorar a sua eficiência operacional e aumentar a sua competitividade.
Limitações nas funcionalidades e falta de características avançadas: Se o sistema telefónico atual não tiver características como IVR (resposta interactiva de voz), mensagens unificadas, gravação de chamadas, chamadas em conferência, etc., a migração para VoIP pode dar acesso a uma gama mais ampla de funcionalidades.
Escalabilidade limitada: Se a empresa está a crescer e o sistema telefónico atual não se consegue adaptar rapidamente à adição de novas linhas ou utilizadores, o VoIP oferece uma maior escalabilidade e flexibilidade para crescer juntamente com a empresa.
Necessidade de mobilidade: Trabalho remoto ou fora do local de trabalho: Se os funcionários precisarem de fazer e receber chamadas a partir de locais remotos ou enquanto estão em movimento, o VoIP permite a mobilidade ao possibilitar chamadas a partir de qualquer dispositivo ligado à Internet.
Infraestrutura obsoleta: Sistemas telefónicos antigos e de manutenção dispendiosa: se o sistema telefónico atual estiver desatualizado, exigir uma manutenção dispendiosa ou estiver a chegar ao fim da sua vida útil, a migração para VoIP pode proporcionar uma solução mais moderna e económica.
Dificuldade de integração com outras aplicações empresariais: Se a empresa procura integrar o seu sistema telefónico com outras aplicações empresariais, como CRM ou sistemas de gestão de vendas, o VoIP oferece maior flexibilidade e capacidade de integração. Nota: O VoIPstudio fornece acesso e suporte a APIs para que os seus clientes possam interagir com diferentes plataformas. Além disso, o VoIPstudio oferece integrações nativas com os CRMs mais comuns.
Necessidade de aumentar a eficiência e a produtividade: Se a empresa pretende aumentar a eficiência da comunicação e a colaboração entre os funcionários, a VoIP oferece ferramentas avançadas, como mensagens unificadas e chamadas em conferência, para ajudar a atingir estes objectivos.
Equipamento necessário para a instalação do VoIP
A configuração do VoIP requer um equipamento relativamente mínimo em comparação com os sistemas telefónicos tradicionais, mas é crucial garantir que tem os seguintes componentes:
Ligação à Internet: A VoIP requer uma ligação à Internet de alta velocidade e fiável. Esta ligação pode ser de banda larga, fibra ótica ou similar.
Telefones compatíveis com VoIP: Para efetuar e receber chamadas VoIP, necessita de telefones compatíveis com VoIP, também conhecidos como telefones IP. Estes telefones ligam-se diretamente à sua rede de Internet em vez das linhas telefónicas tradicionais.
Adaptador de telefone analógico (ATA): Se pretender continuar a utilizar os telefones analógicos existentes com o sistema VoIP, necessitará de um adaptador de telefone analógico (ATA). Este dispositivo converte os sinais analógicos dos telefones tradicionais em sinais digitais compatíveis com as redes VoIP.
Router ou switch: É necessário um router ou switch para ligar os seus telefones VoIP à sua rede de Internet. Este dispositivo gere o tráfego de dados entre os seus telefones VoIP e a Internet.
Servidor VoIP ou fornecedor de serviços: Com os conhecimentos técnicos e os recursos necessários, pode configurar o seu próprio servidor VoIP. Em alternativa, pode subscrever um fornecedor de serviços VoIP que ofereça serviços VoIP alojados.
Fonte de alimentação e backup: Certifique-se de que o seu equipamento VoIP tem uma fonte de alimentação fiável. Considere a possibilidade de utilizar baterias de reserva ou fontes de alimentação ininterrupta (UPS) para evitar interrupções em caso de falhas de energia.
Auscultadores ou telefones: Dependendo das suas preferências e necessidades, pode também querer investir em auscultadores ou telefones para os seus telefones VoIP para melhorar o conforto e a facilidade de utilização durante as chamadas.
Aplicação móvel: Para utilizar o VoIP no seu smartphone, tem de descarregar uma aplicação VoIP da loja de aplicações do seu dispositivo. Depois de descarregar a aplicação, pode inscrever-se numa conta ou iniciar sessão, se já tiver uma. Em seguida, pode fazer e receber chamadas de voz através da aplicação, utilizando uma ligação à Internet, seja por Wi-Fi ou por dados móveis.
Normalmente, as aplicações VoIP também oferecem várias funcionalidades adicionais, como mensagens de texto, chamadas de vídeo, chamadas de grupo e partilha de ficheiros. Permite-lhe comunicar de várias formas utilizando o seu smartphone e uma ligação à Internet.
Vantagens do VoIP
1- Custo-benefício: As chamadas VoIP são muitas vezes mais baratas do que as chamadas tradicionais, especialmente para chamadas de longa distância e internacionais, uma vez que utilizam a infraestrutura da Internet em vez das linhas telefónicas convencionais.
2- Flexibilidade e escalabilidade: O VoIP permite a fácil adição ou redução de linhas telefónicas de acordo com as necessidades de mudança da empresa. As características e funcionalidades do sistema VoIP podem ser facilmente adaptadas e expandidas com base nos requisitos da empresa.
3- Funcionalidades avançadas: Os sistemas VoIP oferecem uma vasta gama de funcionalidades avançadas, como correio de voz, identificação de chamadas, chamadas em conferência, reencaminhamento de chamadas e IVR (resposta interactiva de voz), entre outras, que normalmente não estão disponíveis nos sistemas telefónicos tradicionais ou que podem ter um custo adicional.
4- Mobilidade: O VoIP permite que os utilizadores façam e recebam chamadas a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, seja a partir de um telefone IP, de um computador ou mesmo de um dispositivo móvel. Proporciona maior flexibilidade e mobilidade aos trabalhadores remotos ou móveis.
5- Integração com outras aplicações: Os sistemas VoIP podem ser facilmente integrados com outras aplicações empresariais, tais como sistemas de gestão de relações com clientes (CRM), correio eletrónico, mensagens instantâneas e ferramentas de colaboração, permitindo uma comunicação mais fácil e eficiente dentro da empresa.
Desvantagens da VoIP
1- Dependência da ligação à Internet: A qualidade das chamadas VoIP está diretamente relacionada com a qualidade e a estabilidade da ligação à Internet. As interrupções ou problemas na rede podem afetar a qualidade das chamadas VoIP, resultando na queda de chamadas ou numa má qualidade de áudio.
2- Requisitos de largura de banda: As chamadas VoIP consomem largura de banda da Internet, o que pode afetar o desempenho de outras aplicações que consomem muita largura de banda, como a navegação na Web, a transmissão de vídeo ou o descarregamento de ficheiros grandes. Isto pode exigir uma gestão cuidadosa da largura de banda para garantir um desempenho ótimo da aplicação.
3- Compatibilidade com o equipamento existente: Ao migrar para VoIP, pode ser necessário atualizar ou substituir o equipamento telefónico existente para o tornar compatível com a tecnologia VoIP. Isto pode implicar custos adicionais e exigir tempo e esforço para a implementação.
4- Segurança: Os sistemas VoIP estão sujeitos a riscos de segurança, tais como ataques de hackers, fraudes telefónicas e escutas. Para proteger a privacidade e a segurança das comunicações VoIP, é importante implementar medidas de segurança adequadas, tais como encriptação de dados e firewalls.
A segurança é um fator cada vez mais importante. O VoIPstudio oferece:
Comunicações encriptadas no painel de controlo web e comunicações de voz geradas a partir das aplicações.
Controlo de acesso de duplo fator e conformidade com os regulamentos de armazenamento de dados que cumprem o RGPD.
Centros de armazenamento de dados que passam as certificações de segurança ISO 27001.
5- Qualidade do serviço: Apesar de a qualidade das chamadas VoIP ter melhorado significativamente nos últimos anos, ainda se podem registar problemas como atrasos de voz, eco, perda de pacotes e jitter. Estes problemas podem ser mais acentuados em redes congestionadas ou em redes com um serviço de Internet de baixa qualidade.
Características da VoIP para empresas
As características do VoIP para empresas podem variar consoante o fornecedor de serviços e as necessidades específicas de cada organização. No entanto, algumas características padrão oferecidas pelos sistemas VoIP para empresas incluem:
Chamadas de voz
A VoIP permite efetuar chamadas de voz através da Internet utilizando protocolos como o SIP (Session Initiation Protocol) ou o H.323. Estas chamadas podem ser locais, nacionais ou internacionais e são normalmente mais económicas do que as chamadas tradicionais.
Videoconferência
Os sistemas VoIP incluem frequentemente a capacidade de videoconferência e de reuniões virtuais, permitindo que os funcionários comuniquem cara a cara, independentemente da sua localização geográfica. Promove a colaboração e a comunicação eficaz entre equipas distribuídas.
Mensagens instantâneas
Alguns sistemas VoIP incorporam funcionalidades de mensagens instantâneas, permitindo aos utilizadores enviar mensagens de texto, partilhar ficheiros e colaborar em tempo real durante chamadas e videoconferências.
Correio de voz
Os sistemas VoIP incluem normalmente serviços de correio de voz, que permitem aos utilizadores receber e gerir mensagens de correio de voz através de correio eletrónico ou de uma interface Web. Isto facilita a gestão das mensagens e garante que os utilizadores não perdem nenhuma comunicação importante.
ID do chamador
Os sistemas VoIP oferecem frequentemente a funcionalidade de identificação do autor da chamada, que apresenta informações sobre o número de telefone ou o nome do autor da chamada no ecrã do destinatário antes de atender a chamada. Esta funcionalidade ajuda os utilizadores a identificar e a dar prioridade às chamadas recebidas.
Transferência de chamadas
O VoIP permite aos utilizadores transferir rapidamente chamadas para outros utilizadores ou departamentos sem interromper a comunicação. Ajuda a direcionar as chamadas para a pessoa adequada e assegura um serviço eficiente ao cliente.
IVR (resposta interactiva de voz)
Os sistemas VoIP podem incluir sistemas IVR personalizáveis que guiam os autores das chamadas através de um menu de opções utilizando comandos de voz ou premir o teclado. Facilita a automatização das tarefas quotidianas e melhora a eficiência operacional.
Integração com aplicações empresariais
Os sistemas VoIP integram-se noutras aplicações empresariais, como a gestão das relações com os clientes (CRM), o correio eletrónico e os calendários. Permite que os utilizadores acedam a informações relevantes durante as chamadas e aumentem a produtividade.
Gravação de chamadas
Alguns sistemas VoIP permitem aos utilizadores gravar chamadas para fins de formação, conformidade regulamentar ou análise de qualidade. Constitui uma referência valiosa para rever e melhorar a comunicação com clientes e colegas.
Escalabilidade e flexibilidade
Os sistemas VoIP são altamente escaláveis e adaptam-se rapidamente ao crescimento de uma empresa. Os administradores podem adicionar ou remover linhas e funcionalidades conforme necessário, sem efetuar alterações dispendiosas à infraestrutura física.
Segurança
Os sistemas VoIP podem incorporar medidas de segurança avançadas para proteger as comunicações empresariais. Podem incluir encriptação de ponta a ponta para proteger a privacidade das chamadas, firewalls para evitar intrusões não autorizadas na rede, autenticação do utilizador para garantir que apenas o pessoal autorizado pode aceder ao sistema e deteção de fraude para evitar ataques de hackers.
Comunicações Unificadas (UC)
Os sistemas VoIP fazem frequentemente parte de soluções de comunicações unificadas, que integram várias ferramentas de comunicação numa plataforma centralizada. Para além das chamadas de voz, videoconferência e mensagens instantâneas, as soluções UC podem incluir correio eletrónico, colaboração de documentos, calendários partilhados, ferramentas de gestão de projectos e muito mais. Estas soluções proporcionam aos funcionários uma experiência de comunicação coesa e optimizada, aumentando a produtividade e a colaboração dentro da empresa.
Quanto custa o VoIP?
A telefonia VoIP oferece uma opção mais económica e adaptável do que as chamadas convencionais; no entanto, compreender os seus custos é crucial para tomar decisões bem informadas sobre a sua implementação.
Modelos de faturação nos serviços VoIP
Os fornecedores de VoIP em todo o mundo podem ligar chamadas de saída com operadores telefónicos tradicionais ou outros fornecedores de serviços Internet (ISP) com base na qualidade e nos custos das chamadas. Isto permite-lhes oferecer tarifas adaptadas aos seus clientes para cada tipo de chamada. Consequentemente, os custos das chamadas podem variar consoante o número a partir do qual a chamada é efectuada, apresentando os seguintes cenários:
Chamadas efectuadas com números locais dentro do país para o qual se está a telefonar. Por exemplo, se fizermos chamadas para destinos em Espanha a partir de um número espanhol, o custo será local e mais económico.
Estão a ser efectuadas chamadas de saída com números da mesma zona tarifária. Por exemplo, será aplicada uma tarifa do EEE se ligarmos para Espanha a partir de outro país do Espaço Económico Europeu (EEE). Do mesmo modo, se ligarmos de Espanha para outro país do EEE, será aplicada a tarifa correspondente a essa zona.
Chamadas efectuadas com números internacionais, caso em que será aplicada a tarifa de chamada internacional.
É importante notar que a telefonia VoIP é um serviço global acedido através da Internet e permite fazer chamadas de qualquer parte do mundo com o número pretendido.
Planos de utilização mais comuns nos fornecedores VoIP
Tarifas por minuto: Alguns fornecedores oferecem pacotes de minutos de chamadas com uma lista de destinos. Adicionalmente, permitem efetuar chamadas para outros destinos não incluídos no plano, com uma tarifa por minuto que pode variar consoante o destino da chamada (local, nacional ou internacional).
Tarifas de assinatura: Outros fornecedores oferecem planos de assinatura mensal que permitem chamadas ilimitadas para destinos específicos mediante o pagamento de uma taxa fixa. É essencial rever as condições e os termos de utilização ao subscrever um plano deste tipo, uma vez que estão normalmente limitados a destinos ou tipos de utilização específicos.
Pagamento por utilização: alguns fornecedores permitem-lhe pagar apenas os minutos ou serviços utilizados, o que pode ser mais económico para utilizadores ocasionais.
A sua empresa precisa de VoIP?
A resposta é um retumbante sim. A tecnologia VoIP tornou-se uma ferramenta essencial para a maioria das empresas e já não é um luxo. Agora que sabe mais sobre a tecnologia VoIP e como esta pode ajudar a sua empresa, pode tomar a decisão certa para o seu negócio.
Quanto custa o VoIPstudio?
É fundamental analisar as características e possibilidades de configuração que cada fornecedor de VoIP oferece antes de decidir. Além disso, considere os custos, pois esses serviços para a empresa geralmente implicam em uma despesa recorrente que deve ser contida.
– Quais são as vantagens do VoIP em relação às linhas telefónicas tradicionais?
Algumas vantagens da VoIP incluem custos mais baixos, funcionalidades avançadas (como chamadas de vídeo e conferências), flexibilidade para trabalhar a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet e integração com outros sistemas de comunicação.
– Preciso de equipamento especial para utilizar o VoIP?
Para utilizar o VoIP, precisa de um dispositivo compatível, como um telefone IP, um softphone no seu computador ou uma aplicação no seu smartphone. Também precisa de uma ligação estável à Internet.
– Posso utilizar a VoIP para efetuar chamadas internacionais?
O VoIP é uma opção popular para efetuar chamadas internacionais devido às suas tarifas mais baixas do que as das companhias telefónicas tradicionais.
– O VoIP é seguro?
A VoIP pode ser segura se forem implementadas medidas de segurança adequadas, como a encriptação de ponta a ponta e a autenticação do utilizador. É essencial escolher um fornecedor fiável e manter o software atualizado para evitar vulnerabilidades.
– Posso manter o meu número de telefone atual ao mudar para VoIP?
Muitos fornecedores de VoIP oferecem a opção de transferir o seu número de telefone existente. No entanto, é essencial verificar a disponibilidade desta funcionalidade junto do seu fornecedor VoIP.
– Qual é a qualidade de áudio das chamadas VoIP?
A qualidade de áudio das chamadas VoIP pode ser tão boa como a das chamadas tradicionais e até melhor em alguns casos, desde que tenha uma ligação à Internet de alta velocidade e estável.
– Posso utilizar a VoIP na minha empresa?
A VoIP é amplamente utilizada em ambientes empresariais devido às suas inúmeras vantagens, tais como custos reduzidos, funcionalidades avançadas e escalabilidade.
– O que devo fazer se tiver problemas com o meu serviço VoIP?
