A integração do VoIP com outras aplicações tornou-se crucial no desenvolvimento de negócios, especialmente em vendas e marketing. Em particular, a implementação de soluções CRM e VoIP tem permitido uma optimização e eficiência mais significativas nos processos de serviço ao cliente. Conduziu à automatização de várias tarefas que anteriormente eram executadas manualmente.
Benefícios da integração de VoIP e CRM para equipas de marketing e vendas
A integração VoIP e CRM oferece vários benefícios significativos para as equipas de marketing e vendas. Aqui estão algumas das mais relevantes:
Maior eficiência na gestão de chamadas: permite tratar e registar chamadas com mais eficiência, uma vez que todas as informações de contacto e histórico de interacção com o cliente se encontram num único local. Isto reduz o tempo gasto na gestão de chamadas e aumenta o tempo disponível para vendas e serviço ao cliente.
Melhorar a qualidade das interacções do cliente: pode aceder a informações valiosas em tempo real, tais como detalhes de contacto do cliente, histórico de compras, interesses e preferências. Esta informação permite às equipas fornecer uma experiência personalizada e relevante ao cliente, melhorando a qualidade das interacções e aumentando a satisfação do cliente.
Maior eficiência das equipas de vendas e marketing: permite um acompanhamento mais eficaz dos leads e oportunidades de vendas. A automatização do processo e a disponibilidade de informação valiosa em tempo real melhoram a eficiência da equipa e aumentam as taxas de conversão.
Melhoria da colaboração e comunicação entre equipas: facilita a cooperação e comunicação entre equipas de vendas e marketing. A disponibilidade de informação e automatização de processos em tempo real aumenta a eficiência e reduz a necessidade de comunicação desnecessária entre as equipas.
Redução de custos: permite às empresas reduzir custos, eliminando a necessidade de sistemas e processos separados para tratar chamadas e dados de clientes. Além disso, a automatização de processos reduz a necessidade de pessoal adicional, reduzindo ainda mais os custos.
VoIP e CRM: Comunicação eficiente e racionalização dos seus fluxos de trabalho
A combinação de tecnologia de telefonia IP com software de gestão de relações com o cliente cria uma solução para melhorar a eficiência da comunicação e racionalizar os fluxos de trabalho. Aqui estão algumas formas desta integração poder realizar isto:
Registo de interacção em tempo real: permite às equipas de marketing e vendas registar as interacções dos clientes em tempo real. Isto significa que os detalhes de contacto, duração da chamada, data e hora, e conteúdo da conversa, entre outros, são automaticamente gravados no sistema CRM. Isto poupa o pessoal de introduzir manualmente informações de contacto e interacção, poupando tempo e minimizando a possibilidade de erros.
Automatização de tarefas: pode ajudar a automatizar tarefas que anteriormente eram executadas manualmente. Por exemplo, quando uma chamada é recebida, o sistema VoIP pode identificar automaticamente o cliente e exibir informações de contacto e histórico de interacção no ecrã. Além disso, o CRM pode utilizar esta informação para gerar oportunidades de vendas, adicionar novas interacções à conta do cliente e enviar e-mails de acompanhamento.
Comunicação em tempo real: permite a comunicação em tempo real entre equipas de vendas e de marketing, o que pode beneficiar o trabalho de equipa e a tomada de decisões. Quando um agente de vendas recebe uma chamada, pode visualizar a informação do cliente em tempo real e partilhá-la com os membros da equipa de marketing para melhorar a qualidade do serviço ao cliente. Da mesma forma, a equipa de marketing pode enviar novas informações de contacto principais à equipa de vendas em tempo real para que estes possam tomar medidas imediatas.
Melhoria do serviço ao cliente: ao aceder a informações actualizadas e precisas sobre o cliente, as equipas podem prestar uma atenção personalizada e responder rapidamente às necessidades do cliente.
CRMs populares que se integram com VoIP
Várias opções de CRM integram-se com VoIP, oferecendo às empresas uma solução completa para gerir as relações com os clientes. Abaixo está uma lista detalhada dos CRM mais populares que se integram com VoIP e como estas ferramentas podem ajudar as suas equipas de marketing e vendas.
Hubspot, Zoho, e Salesforce são três CRMs populares que oferecem integração VoIP para equipas de marketing e vendas. A sua popularidade entre as empresas deve-se, em grande parte, à sua vasta gama de funções e características que facilitam a gestão da relação com o cliente e melhoram a eficiência da equipa.
Vejamos cada um em detalhe abaixo.
Como o Hubspot se integra com o VoIP para marketing e vendas
HubSpot oferece muitas integrações VoIP, permitindo às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas directamente da plataforma CRM. Estas integrações VoIP são feitas através de aplicações de terceiros que podem ser facilmente ligadas ao HubSpot.
Com a integração VoIP no HubSpot, os utilizadores podem visualizar todas as interacções de chamadas dentro da sua conta e efectuar chamadas directamente da plataforma. Além disso, as informações das chamadas são automaticamente registadas no separador de contacto correspondente, permitindo uma melhor gestão da relação com o cliente.
As integrações VoIP HubSpot também podem oferecer outras características avançadas, tais como a gravação de chamadas para efeitos de formação e desenvolvimento de competências das equipas de vendas e a capacidade de acompanhar e analisar chamadas de entrada e de saída.
Vantagens de utilizar a integração VoIP Hubspot
Entre as muitas vantagens para as equipas de marketing e vendas que a integração do Hubspot VoIP oferece, destacam-se as seguintes:
Poupança de tempo: os utilizadores podem fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo CRM, eliminando a necessidade de mudar de ferramenta e racionalizando o processo.
Aumento da produtividade: com total integração VoIP, os utilizadores podem tirar o máximo partido das funcionalidades de chamadas, identificação de chamadas e registo de chamadas, aumentando a eficiência e produtividade.
Melhor serviço ao cliente: ao ter acesso a informações de contacto quando uma chamada é recebida, as equipas de marketing e vendas podem prestar uma atenção personalizada e personalizada às necessidades do cliente.
Controlo de qualidade: a opção de anexar gravações de chamadas a actividades permite à equipa de vendas monitorizar a qualidade da chamada e detectar oportunidades de melhoria.
Automatização de processos: A integração VoIP permite a automatização de actividades como o registo de chamadas e voicemail, evitando a necessidade de o fazer manualmente e libertando tempo para actividades mais críticas.
O VoIPstudio integra-se com o HubSpot
No VoIPstudio, oferecemos a opção de integração com o HubSpot. A integração do VoIPstudio com o HubSpot permite aos utilizadores fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo CRM, melhorando a produtividade e eficiência da equipa de vendas e marketing. Não é necessária instalação de software adicional, uma vez que o widget de chamadas do HubSpot trata das ligações. A plataforma VoIPstudio envia eventos, tais como chamadas perdidas, voicemails, etc., directamente para a conta do HubSpot.
As características de integração incluem:
Envio de eventos de chamadas, tais como chamadas perdidas, voicemails, etc., directamente para a conta HubSpot.
Função “click-to-call”.
Identificação de chamada com correspondência automática de identificação de chamada.
Registo automático de chamadas como Actividades.
Anexar gravações de chamadas a Actividades para formação ou controlo de qualidade.
Registo automático de mensagens de voicemail como Actividades.
Guia passo-a-passo sobre como criar a integração VoIP do Hubspot: Exemplo de VoIPstudio
Para configurar a integração do HubSpot CRM com o VoIPstudio, é necessário ter primeiro uma conta HubSpot. Se ainda precisar de obter uma, pode criar uma aqui.
Em seguida, inicie sessão na sua conta VoIPstudio a partir do Painel de Administração e siga os passos abaixo:
Ir para “Integrações”.
Clique no botão “Enable HubSpot integration” (Activar integração do HubSpot).
Pode escolher que actividades serão registadas no HubSpot CRM: actividades para chamadas recebidas, efectuadas e perdidas, actividades para gravações de chamadas, ou actividades para voicemails.
Seleccione os utilizadores que pretende convidar para se ligarem ao HubSpot.
Clique em “Enviar convite”. Verá também o estado actual do convite na grelha de convites do HubSpot.
Deverá receber um e-mail com um link de convite. Em alternativa, clicar em “Ligar com HubSpot” a partir da barra de notificação no topo do VoIPstudio.
Será redireccionado para a página de login do HubSpot quando clicar na ligação a partir do e-mail ou da barra de notificação.
Inicie a sessão no HubSpot com as suas credenciais.
Clique em “Ligar aplicação” para permitir a integração do VoIPstudio.
Será redireccionado para a sua conta VoIPstudio, e após autorização bem sucedida, deverá ver a janela pop-up.
O estado de autorização do utilizador deve ser alterado para confirmado.
Quando pelo menos um utilizador é autorizado, aparecerá a opção de sincronização de contactos, permitindo a inserção e extracção dos dados de contacto.
Consulte o nosso manual do administrador para mais informações sobre a integração do VoIPstudio com o CRM do Hubspot.
Como Zoho se integra com VoIP para marketing e vendas
Zoho tem uma integração VoIP nativa que permite às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas a partir da plataforma CRM. Esta integração é feita através da funcionalidade “Telefonia” oferecida pela Zoho, que lhe permite utilizar um sistema VoIP para chamadas. Os utilizadores podem fazer e receber chamadas directamente da plataforma CRM, poupando tempo e melhorando a produtividade. Entre as funcionalidades oferecidas por esta integração estão a identificação de chamadas recebidas, gravação de chamadas, e a capacidade de gerar relatórios de chamadas. Além disso, os utilizadores podem efectuar chamadas com um único clique, permitindo-lhes contactar os clientes rápida e facilmente. A integração VoIP da Zoho também permite a integração com outros canais de comunicação, tais como e-mail e chat, permitindo que as equipas de vendas e marketing tenham uma visão completa do histórico das interacções dos clientes.
Benefícios da utilização da integração VoIP Zoho para equipas de vendas e marketing
A integração VoIP Zoho oferece várias vantagens às equipas de marketing e vendas, incluindo
Aumento da eficiência e produtividade: a integração permite aos utilizadores fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo Zoho CRM, eliminando a necessidade de mudar constantemente de plataforma e poupando tempo.
Maior visibilidade e controlo: os utilizadores podem aceder a funcionalidades VoIP tais como identificador de chamadas, registo de chamadas e gravação de chamadas, dando-lhes melhor controlo e visibilidade no histórico das comunicações do cliente.
Melhoria da qualidade do serviço ao cliente: as equipas de vendas e marketing podem gerar relatórios de chamadas e aceder ao histórico completo das interacções com os clientes, permitindo-lhes fornecer um serviço mais personalizado e de alta qualidade.
Integração com outros canais de comunicação: A integração VoIP com Zoho permite a integração com outros canais de comunicação, tais como e-mail e chat, permitindo às equipas ter uma visão completa do histórico de interacção com o cliente.
O VoIPstudio integra-se com Zoho
No VoIPstudio, pode integrar o Zoho Desk com a nossa plataforma. Isto permite-lhe utilizar a plataforma VoIP para fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo Zoho CRM.
Esta integração permite aos utilizadores acederem a funcionalidades VoIP tais como identificação do chamador, registo de chamadas, e gravação de chamadas sem plataformas de comutação. Podem também gerar relatórios de chamadas e fazer chamadas com um único clique. Além disso, a integração do VoIPstudio com o Zoho permite a integração com outros canais de comunicação.
Além disso, a integração do VoIPstudio com o Zoho permite a integração com outros canais de comunicação.
Guia passo-a-passo sobre como configurar a integração VoIP Zoho: Exemplo de VoIPstudio
O estabelecimento da integração entre Zoho e VoIPstudio é muito simples. É necessário activar a integração a partir do painel de instrumentos do VoIPstudio e enviar os convites para os funcionários que necessitam de telefonia.
Para mais detalhes, consultar o vídeo tutorial de configuração abaixo:
Como Salesforce se integra com VoIP para marketing e vendas
Salesforce oferece uma variedade de opções de integração VoIP de terceiros, permitindo às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas directamente da plataforma Salesforce.
A integração VoIP é realizada através de uma ligação entre a plataforma Salesforce e o fornecedor de serviços VoIP de terceiros, que fornece as capacidades de comunicação necessárias para fazer e receber chamadas telefónicas através da Internet.
Uma vez a integração implementada, os utilizadores do Salesforce podem clicar num número de telefone dentro da plataforma e fazer chamadas directamente a partir do seu navegador da web sem mudar para uma aplicação de chamada separada. Além disso, as chamadas recebidas podem ser automaticamente encaminhadas para os utilizadores apropriados do Salesforce, ajudando a melhorar a eficiência da equipa.
A integração também permite a gravação automática de chamadas, sincronização de chamadas com registos da Salesforce, identificação de chamadas recebidas, e outras características que melhoram a eficiência e produtividade da equipa de vendas e marketing.
Vantagens de utilizar a integração VoIP da Salesforce
A integração VoIP com Salesforce pode proporcionar muitos benefícios às equipas de marketing e vendas. Algumas destas vantagens incluem o seguinte:
Aumento da eficiência do serviço ao cliente: os empregados podem fazer chamadas directamente a partir da interface Salesforce, reduzindo o tempo necessário para alternar entre aplicações, para que possam lidar com as interacções dos clientes de forma mais eficaz.
Acesso à informação relevante do cliente: permite aos empregados aceder rapidamente à informação do cliente, incluindo histórico de transacções e conversas anteriores, o que ajuda a personalizar a interacção e a melhorar a satisfação do cliente.
Melhor análise de dados: ao recolher e registar automaticamente dados de chamadas, é possível obter informações valiosas para melhorar o serviço ao cliente e tomar decisões informadas relativamente a estratégias de vendas e marketing.
Tratamento automatizado de chamadas e registo: as chamadas são automaticamente registadas no registo do cliente, melhorando a precisão e eficiência do tratamento de chamadas e reduzindo a carga de trabalho manual para os funcionários.
O VoIPstudio integra-se com Salesforce
No VoIPstudio, oferecemos a opção de integrar o CRM da Salesforce. O VoIPstudio pode ajudá-lo a obter mais do Salesforce, optimizando a comunicação de voz do cliente. Isto pode melhorar a satisfação do cliente e a produtividade do trabalho empresarial.
Para o conseguir, o VoIPstudio oferece a funcionalidade “Click-to-Call” para iniciar chamadas para clientes a partir da interface de utilizador do Salesforce. Além disso, ao integrar o VoIPstudio com o Salesforce, os empregados têm mais e melhor informação do cliente, eliminando a necessidade de obter números de conta ou outros detalhes do cliente nas chamadas.
A integração também proporciona uma visão global da interacção com o cliente, tornando mais fácil a consolidação de dados de diferentes serviços. Além disso, uma melhor análise de dados através da integração do VoIPstudio permite a recolha de informação accionável para melhorar o serviço ao cliente.
Finalmente, a gestão e registo de chamadas são efectuados automaticamente com o correspondente registo de utilizador no Salesforce. Isto elimina erros humanos e assegura que a empresa pode aceder a dados importantes dos clientes.
Guia passo-a-passo sobre como estabelecer a integração VoIP da Salesforce: Exemplo de VoIPstudio
Para permitir as funcionalidades acima mencionadas, tais como “Click to Call” ou gestão e registo de chamadas, é necessário integrar a funcionalidade Call Center no Salesforce CRM.
O módulo VoIPstudio Call Center é compatível com as seguintes edições da Salesforce: Profissional, Empresarial, e Ilimitado. Seria melhor verificar se tem os contactos do Salesforce armazenados no formato padrão +E164.
Segue-se um tutorial em vídeo passo-a-passo sobre como integrar o VoIPstudio com o Salesforce:
Melhores práticas para integrar CRM com VoIP para marketing e vendas
A integração de sistemas de gestão de relações com clientes (CRM) e tecnologia VoIP (Voice-over-Internet protocol) é uma prática cada vez mais comum nos departamentos de marketing e vendas. No entanto, é essencial seguir boas práticas para tirar o máximo proveito da integração de CRM e VoIP.
Identificar as suas necessidades e objectivos: antes de seleccionar uma solução de integração, é crucial identificar as necessidades e objectivos específicos da sua empresa. Quer melhorar a eficiência da força de vendas? Deseja oferecer um melhor serviço ao cliente? Ou pretende melhorar a gestão de oportunidades de liderança e de vendas? Uma vez identificados os seus objectivos, pode seleccionar a solução de integração correcta.
Seleccione uma solução de integração fiável: muitas soluções de integração VoIP e CRM estão disponíveis no mercado. É vital pesquisar e seleccionar uma solução fiável que se adapte às necessidades do seu negócio. Certifique-se de que a solução escolhida tem boas críticas e feedback de outros utilizadores e que oferece apoio técnico e aconselhamento para implementação e utilização.
Treinar a sua equipa: a sua equipa deve compreender como utilizá-la e como beneficiar dela. Treinar a sua equipa sobre como utilizar funcionalidades chave, tais como registo de chamadas, identificação de chamadas recebidas, marcação “click-to-call”, e como utilizar a informação recolhida para melhorar as relações com os clientes.
Certifique-se de que a integração é segura: assegure-se de que a solução de integração seleccionada oferece opções de segurança para proteger a informação do cliente e garantir que apenas o pessoal autorizado pode aceder à informação.
Acompanhar e analisar a integração: para assegurar que a integração funciona adequadamente, acompanhar e analisar regularmente a actividade da sua equipa e os dados recolhidos. Deve examinar as informações para identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas para optimizar a utilização da ferramenta de integração. Seguir estas práticas assegurará que a integração é próspera e tem um impacto positivo no desempenho e eficiência da sua equipa.
Dicas para maximizar os benefícios da integração do CRM VoIP
A integração VoIP CRM pode proporcionar inúmeras vantagens para as equipas de marketing e vendas. Para maximizar estes benefícios, aqui estão algumas dicas úteis:
Certifique-se de que a integração é fácil de usar: certifique-se de que a solução é fácil de configurar e que a interface é intuitiva para os utilizadores, para que os membros da equipa possam tirar o máximo partido da mesma.
Integrar informação do cliente: uma integração eficaz de VoIP e CRM deve permitir que a informação do cliente seja automaticamente sincronizada entre a solução VoIP e o CRM. Desta forma, os membros da equipa podem aceder rapidamente à informação relevante do cliente durante as chamadas.
Acompanhar as conversas dos clientes: deve permitir às equipas de vendas e marketing acompanhar as conversas dos clientes. Isto pode ajudar as equipas a identificar padrões de comportamento e fornecer uma experiência personalizada ao cliente.
Automatizar tarefas manuais: A integração VoIP e CRM pode ajudar as equipas a automatizar tarefas manuais e repetitivas, tais como a gravação de chamadas e a gestão de registos. Isto pode libertar tempo para que as equipas se concentrem em tarefas mais críticas.
Por exemplo, uma equipa de vendas pode aproveitar a integração de CRM VoIP para chamar clientes directamente a partir da interface CRM. Ao clicar num número de telefone, uma chamada pode ser iniciada automaticamente através da solução VoIP, e os registos de chamadas podem ser associados directamente aos perfis dos clientes no CRM. Isto torna mais eficiente e eficaz o seguimento de conversas e a gestão da informação do cliente.
Erros comuns a evitar ao integrar VoIP com CRM
Ao integrar VoIP com CRM para marketing e vendas, há erros a evitar para garantir que se obtenham os melhores resultados possíveis. Alguns dos erros mais comuns são:
Não definir claramente os objectivos: antes de iniciar a integração, deve ter uma ideia clara dos objectivos que pretende atingir. É preciso compreender claramente o que se pretende alcançar com a integração para evitar o desperdício de recursos e tempo na implementação de soluções ineficientes.
Não seleccionar o software certo: escolher o software certo para integração VoIP com CRM é essencial. Apenas alguns programas de software são os mesmos, e alguns podem ter características que devem ser corrigidas para as suas necessidades. Deve escolher o software certo para utilizar plenamente as capacidades da integração.
Não considerar a formação do pessoal: uma vez implementada a integração, é vital assegurar que o pessoal seja adequadamente formado na utilização da nova tecnologia. A equipa precisa de aprender como utilizar a integração eficientemente para garantir que o investimento na tecnologia vale a pena.
Não realizar testes suficientes: é importante realizar testes exaustivos antes de implementar a integração para garantir que todas as funções funcionam como esperado. Se não forem realizados testes suficientes, podem surgir erros inesperados durante a utilização diária, prejudicando a eficiência das equipas de marketing e vendas.
Um exemplo prático que muitas vezes acontece é não considerar a qualidade da ligação à Internet ao integrar VoIP com CRM. Se os testes relevantes não forem feitos, o problema não é identificado antes da implementação diária, e a ligação à Internet não é suficientemente rápida ou estável, pode haver interrupções de chamadas, atrasos na transmissão de voz, ou mesmo quedas de chamadas. Isto pode levar à satisfação do cliente e ao aumento da produtividade da equipa de vendas ou marketing.
Como medir o sucesso da integração VoIP e CRM
É essencial analisar a informação para identificar oportunidades de melhoria e medir o sucesso da integração VoIP com CRM. É crucial considerar os seguintes indicadores:
Aumento da eficiência: a redução do tempo necessário para completar uma tarefa, como, por exemplo, o tempo de resposta aos clientes ou a realização de uma venda, deve ser medida. Graças à integração de VoIP e CRM, deve verificar-se uma diminuição no tempo necessário para completar estas tarefas.
Aumento da produtividade: é essencial medir se a integração levou a um aumento do número de vendas efectuadas ou de clientes contactados num determinado período de tempo. Se a integração tiver aumentado a produtividade, é mais comum ver um aumento destes números.
Melhoria da qualidade do serviço: a melhoria da qualidade do serviço ao cliente pode ser medida através de inquéritos de satisfação, seguimento de queixas, e resolução de problemas do cliente. Se a qualidade do serviço tiver melhorado, deverá verificar-se um aumento da satisfação do cliente.
Redução de custos: medir se houve redução de custos, tais como redução do tempo de inactividade dos empregados, redução de erros de introdução de dados, ou redução dos custos de chamadas.
Melhoria da análise de dados: deve ser esclarecido se houve uma melhoria na capacidade de analisar e utilizar os dados dos clientes para melhorar a eficácia do marketing e das vendas.
Conclusão
Em conclusão, a integração de VoIP e CRM é uma ferramenta poderosa que pode aumentar significativamente a eficácia de uma empresa. Ao permitir a integração de comunicações telefónicas e dados CRM numa única plataforma, as equipas de marketing e vendas podem aceder a informações valiosas em tempo real e melhorar a eficiência dos seus processos.
Além disso, escolher o CRM certo para a sua empresa é crucial para assegurar o sucesso da integração de VoIP e CRM. Ao seleccionar um CRM adequado às necessidades e objectivos específicos da sua empresa, pode maximizar os benefícios da integração e evitar erros dispendiosos.
Para maximizar o potencial de integração VoIP e CRM, deve seguir as melhores práticas, evitar erros comuns, e medir regularmente o sucesso da integração. Embora possa haver desafios na implementação, os benefícios a longo prazo para o seu negócio são inegáveis.
Em resumo, se pretende melhorar a eficácia da sua equipa de marketing e vendas, considere a integração de VoIP e CRM. Explorar mais a integração VoIP e CRM é um investimento valioso para qualquer empresa, uma vez que pode levar o seu negócio para o nível seguinte.
