Como enviar um fax com VoIP

No mundo atual das comunicações digitais, onde as empresas confiam no VoIP, nas mensagens instantâneas, nas redes sociais e numa variedade de canais para comunicar, o fax pode muitas vezes parecer um anacronismo.

Pode parecer um regresso aos tempos antigos, apesar de o fax ser ainda utilizado em muitas indústrias. Isto deve-se provavelmente ao facto de o fax já não ser o principal meio de envio de documentos no trabalho e muito poucas pessoas o utilizam fora desta área.

No entanto, algumas organizações ainda precisam de enviar faxes. Isto pode dever-se a requisitos estabelecidos pelos seus regulamentos internos, ao cumprimento das leis de segurança de dados ou de privacidade, ou porque os fornecedores e parceiros de outros países têm mais confiança nos mesmos.

Algumas empresas só enviam faxes algumas vezes por ano, enquanto em outras faz parte do seu trabalho diário. Independentemente da situação da empresa, o fax torna-se uma questão importante a considerar quando se muda para sistemas VoIP.

Ao analisar os requisitos para o envio de faxes VoIP, algumas empresas concluem que não precisam deste serviço. Mas para as empresas que precisam de enviar um fax, ocasionalmente torna-se uma questão difícil porque o fax não funciona sobre linhas VoIP (com máquinas analógicas em cada extremidade).

Recomendamos que leia mais sobre o envio de faxes utilizando VoIP aqui.

Como enviar um fax usando VoIP ou porque é que enviar um fax via VoIP não funciona

Codecs de compressão e áudio

Um dos princípios básicos que torna VoIP mais eficiente é que os dados de voz são comprimidos e convertidos em sinais digitais que viajam através da Internet.

Infelizmente, este facto torna difícil o envio de faxes, uma vez que a compressão faz com que os dados resultantes sejam ininteligíveis no outro extremo. Os codecs de áudio que não utilizam compressão são relativamente melhores para o envio de faxes, apesar de utilizarem mais largura de banda.

Jitter, perda de pacotes e latência

Mesmo que o codec de áudio não esteja comprimido, a transmissão de dados através da Internet envolve perda de pacotes e instabilidade. Isto significa que alguns dos pacotes de dados não chegarão ao seu destino. O envio da voz não é demasiado importante, pois não afeta a conversa.

Contudo, os aparelhos de fax não serão capazes de reformular o documento se alguns pacotes forem perdidos. Isto não tem nada a ver com a velocidade real da ligação à Internet, pelo que obter uma linha mais rápida não ajudará.

Conversões e traduções

A forma como a voz é transmitida através da Internet envolve a conversão de sinais de áudio em pacotes de dados e depois a sua conversão de novo em voz no outro extremo. Enviar um fax envolve um passo adicional: a imagem tem de ser convertida em linguagem informática e depois em ondas sonoras que podem viajar através de linhas telefónicas.

No destino, as ondas sonoras devem ser convertidas em língua binária (zeros e uns) e depois devolvidas à imagem original. Com tudo isto podemos concluir que há demasiadas etapas para que o processo funcione corretamente e os dados recebidos no destino são muitas vezes confundidos ou distorcidos. Não nos deve surpreender que os aparelhos de fax não completem o processo complexo quando são utilizados dados comprimidos e os pacotes de dados são descartados.

Enviar faxes através do VoIPstudio

O VoIPstudio é um serviço VoIP empresarial que também oferece fax ou Fax sobre IP. Graças ao apoio integrado para as organizações do protocolo T38 têm um método fiável para enviar e receber faxes. Significa que o fax e o VoIP podem trabalhar em conjunto e que é uma ferramenta em que as empresas podem confiar.

Outra vantagem de implementar o fax sobre IP é que permite às empresas usufruir dos benefícios dos serviços digitais quando aplicados a tecnologias mais antigas. Embora o envio de faxes através de linhas telefónicas convencionais fosse completamente normal há algumas décadas atrás, as organizações de hoje não integram este fluxo de trabalho com outros sistemas.

Com FoIP, os colaboradores podem enviar faxes, selecionando o ficheiro no seu computador. Não há necessidade de descer ao telecopiador só para enviar uma transmissão. Muitas vezes isto também elimina a etapa adicional de impressão dos documentos, uma vez que a maioria é agora enviada digitalmente. O fax digital pode simplesmente ser impresso na outra extremidade, eliminando completamente a necessidade de aparelhos de fax tradicionais.

Isto aplica-se também na outra direção: os funcionários podem receber faxes no computador como imagens digitais e só os imprimem se necessário. Este processo significa que os funcionários podem receber e enviar faxes, mesmo quando estão fora do escritório. Também reduz o montante gasto em material de impressão pela organização e a necessidade de arquivar, armazenar ou rasgar documentos indesejados.