Se alguma vez pensou em criar um call center para a sua empresa, a ideia pode ter-lhe parecido complicada ou fora do seu alcance. É expetável que necessite de investimentos significativos, equipamento avançado ou conhecimentos técnicos que talvez ainda não tenha adquirido.
Mas e se eu lhe dissesse que, com as ferramentas certas, este processo pode ser muito mais simples do que pensa?
A criação de um call center é possível com o VoIPstudio, uma solução de telefonia VoIP especificamente concebida para simplificar as comunicações empresariais. Pode ser rápida, económica e adaptada às necessidades da sua empresa, independentemente da sua dimensão.
Já não precisa de grandes infra-estruturas ou de equipamento especializado. Agora, pode fazê-lo em poucos passos e a partir de qualquer lugar.
Definir o objetivo e configurar o seu centro de atendimento
Antes de dar o primeiro passo, pergunte a si próprio:
Qual será o principal objetivo do seu centro de atendimento?
Quer melhorar o serviço ao cliente, aumentar as vendas ou resolver problemas técnicos de forma mais eficiente?
Ter uma visão clara desde o início é crucial para a organizar eficazmente e garantir que corresponde às suas expectativas comerciais.
Imagine ter uma ferramenta flexível que lhe permita gerir chamadas de entrada e de saída, adaptando-se às necessidades específicas da sua empresa. Quer esteja a responder a perguntas, a oferecer produtos ou a fornecer suporte técnico, pode configurar tudo facilmente e ter a certeza de que o seu sistema cresce consigo.
Um objetivo claro fará com que o seu centro de atendimento funcione e se torne uma parte fundamental do sucesso da sua empresa.
Escolha o Melhor Fornecedor VoIP Qualidade-Preço para configurar a sua Chamada Center
Se procura uma ferramenta que combine eficiência, facilidade de utilização e preços competitivos, o VoIPstudio é a escolha ideal para o seu negócio. Esqueça o investimento em hardware caro ou a necessidade de lidar com configurações complicadas.
Com o VoIPstudio, tudo o que precisa é de:
Um computador de secretária, portátil ou smartphone.
Um auricular com microfone.
Uma ligação estável à Internet.
Por ser um sistema totalmente baseado na nuvem, pode começar a trabalhar a partir de qualquer lugar em minutos, sem necessitar de instalações técnicas.
Terá também funcionalidades avançadas e grande flexibilidade. O VoIPstudio oferece a melhor valorização do dinheiro no mercado.
Configure o seu centro de atendimento em minutos
Imagine ter o seu centro de atendimento a funcionar em menos tempo do que levaria para fazer uma reunião de equipa. Com uma plataforma intuitiva e ferramentas projetadas para simplificar cada etapa, colocar sua central de atendimento em funcionamento nunca foi tão fácil. Não é necessário ser um especialista em tecnologia ou passar horas em configurações complexas.
Do registo à seleção de um número local ou internacional, tudo foi concebido para o ajudar a gerir as suas comunicações profissionalmente em minutos.
Siga estes passos simples e prepare-se para começar a servir os seus clientes com uma solução que satisfaça as suas necessidades.
A configuração com o VoIPstudio é tão fácil que pode fazê-la você mesmo:
Escolha um número local (por exemplo, da sua cidade em Espanha) ou mesmo um número internacional se quiser projetar uma imagem global.
Configure funções essenciais como o menu IVR, o correio de voz e a gravação de chamadas a partir do seu painel de controlo intuitivo.
Estará pronto para começar a receber e a efetuar chamadas em menos de uma hora.
Recrute a sua equipa e crie o seu centro de atendimento sem complicações
Um call center não precisa de uma grande equipa para começar, nem de processos complicados. Pode geri-lo você mesmo ou começar com uma pequena equipa de agentes.
O importante é escolher pessoas com competências-chave, excelente comunicação, empatia e capacidade de resolver problemas de forma eficaz.
Se decidir que eles trabalhem a partir de casa, não se preocupe. Com um sistema 100% baseado na nuvem, como o oferecido por esta plataforma VoIP, seus agentes podem se conectar e trabalhar de qualquer lugar em plena capacidade com total profissionalismo. Continue lendo este post para saber como montar um call center a partir de casa.
Comece a operar e optimize o seu centro de atendimento em tempo real
Depois de ter o seu centro de atendimento e o seu equipamento prontos, é altura de começar a trabalhar. No entanto, a criação de um call center é mais do que apenas receber e fazer chamadas. É também essencial acompanhar o seu desempenho e ajustá-lo para garantir a melhor experiência possível para os seus clientes.
Graças às ferramentas de rastreio avançadas do VoIPstudio, pode ver o desempenho da sua operação desde o primeiro dia.
Por exemplo: imagine que repara que os tempos de espera são longos em determinadas alturas. Com esta informação, pode redistribuir a sua equipa ou ajustar as horas de funcionamento para evitar que os clientes desliguem antes de serem servidos.
A partir do painel de controlo, pode acompanhar as principais métricas, tais como:
Número de chamadas diárias: Avalie o volume para garantir que a sua equipa é gerível.
Duração média das chamadas: Identificar se as consultas são resolvidas rapidamente ou se os agentes precisam de melhorar em determinadas áreas.
Nível de satisfação do cliente:Se oferecer inquéritos pós-chamada, pode descobrir a perceção que os clientes têm da qualidade do serviço.
Se notar que as chamadas de apoio técnico demoram mais tempo, pode implementar diretrizes mais explícitas para os agentes. Se a satisfação do cliente diminuir, pode reforçar as competências de serviço ao cliente ou a formação em empatia.
Com as ferramentas certas, é possível fazer ajustes pequenos, mas significativos, que melhoram a experiência do cliente.
Quanto custa criar um Call Center
Implementar um call center com o VoIPstudio é uma opção económica e eficiente para pequenas e médias empresas. Eis os custos associados:
Pay-per-use: Ideal para empresas com baixo volume de chamadas.
Plano 2000: Concebido para empresas com maior volume de chamadas, este plano inclui 2.000 minutos por utilizador por mês para chamadas para mais de 45 países.
2. Telefones VoIP (Opcional)
Se preferir usar telefones físicos, o VoIPstudio oferece uma variedade de dispositivos para atender a diferentes necessidades e orçamentos.
3. Números de telefone
Números Locais ou Internacionais: Pode adquirir números locais números de telefone em Espanha ou números de telefone internacionais para estabelecer uma presença noutros países.
Custo: O custo destes números varia consoante a localização e o tipo de número selecionado.
Porque escolher o VoIPstudio para o seu Call Center?
Ao criar um call center, a escolha do fornecedor certo pode fazer a diferença entre uma operação eficiente e lucrativa e um sistema cheio de complicações e despesas inesperadas.
O VoIPstudio é a escolha ideal para as empresas que procuram uma solução moderna, fácil de instalar, económica e altamente funcional.
Eis aqui porque é que o VoIPstudio é a escolha perfeita para o seu negócio.
Taxas competitivas e transparentes: O VoIPstudio oferece planos de preços competitivos sem taxas ocultas ou contratos de longo prazo, facilitando a gestão financeira do call center.
Ferramentas Avançadas de Call Center: Este pacote inclui funcionalidades como gravação ilimitada de chamadas, operador virtual IVR e fila de chamadas sem custos adicionais, proporcionando um serviço completo e eficiente.
Configuração rápida e suporte técnico especializado:A implementação é simples e rápida, e o suporte técnico está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para resolver problemas e garantir um funcionamento ininterrupto.
Escalabilidade perfeita para empresas de qualquer dimensão: O VoIPstudio adapta-se a empresas de qualquer dimensão, permitindo adicionar ou reduzir utilizadores conforme necessário, sem complicações ou despesas excessivas.
Ferramentas VoIPstudio especialmente concebidas para Call Centers
O VoIPstudio oferece muitos recursos projetados para otimizar o gerenciamento de chamadas e melhorar a experiência do cliente. Aqui estão os recursos mais importantes e como você pode aproveitá-los para melhorar sua comunicação comercial:
Vozes personalizadas, escolha de opções e horários.
Configure menus interactivos que se adaptam às necessidades dos seus utilizadores e ofereça uma experiência mais personalizada. Melhorará o serviço ao cliente.
Regras de encaminhamento parametrizáveis
Defina como as chamadas são tratadas de acordo com a sua origem, número marcado ou horário, garantindo uma distribuição eficiente. O nosso manual de administrador diz-lhe como configurar regras de encaminhamento no VoIPstudio.
Filas de espera de chamadas
Inclui voiceovers, música personalizável adaptada à sua marca e estratégias avançadas para distribuir chamadas de forma eficiente.
Neste vídeo, dizemos-lhe como criar filas de chamadas no painel VoIPstudio.
Barómetro de centros de atendimento
Monitore o desempenho da sua equipa em tempo real. Com barómetros, pode extrair e seguir indicadores chave para o ajudar a tomar decisões informadas. O VoIPstudio apresenta um barómetro de call center, que fornece uma avaliação em tempo real da saúde do seu call center.
Descubra aqui como o configurar a partir do seu painel de controlo VoIPstudio.
Consola de receção
Gira chamadas em direto e monitorize a atividade em tempo real a partir de uma interface intuitiva com a consola de receção VoIP.
Facilidade de intrusão
Quando os seus agentes estiverem integrados no sistema VoIPstudio, implemente as funcionalidades de sussurro, escuta silenciosa e conferência de três vias, que são ideais para formação.
Neste vídeo, mostramos como um supervisor ou gestor pode utilizar a funcionalidade de intrusão de chamadas para se juntar a uma chamada entre um agente e um cliente.
Gravação de chamadas e análise
Gravar chamadas VoIP para avaliar a qualidade do serviço. Além disso, esta funcionalidade incluirá a transcrição automática e a análise de sentimentos utilizando IA.
Marcador automático
Carregue um ficheiro Excel com os contactos que pretende contactar para automatizar as chamadas de saída e otimizar o tempo dos seus agentes.
Adicione etiquetas e notas a cada chamada para facilitar o acompanhamento e a análise.
Relatórios de chamadas
Analise o desempenho da sua equipa com relatórios de chamadas VoIP detalhados sobre as chamadas efectuadas e recebidas.
Como criar um centro de atendimento telefónico a partir de casa
Iniciar um negócio de call center virtual a partir de casa pode ser ideal para quem quer ser o seu próprio patrão e ter a liberdade de trabalhar a partir de qualquer lugar. Com a tecnologia e os recursos certos, um negócio de call center para uma pessoa pode ser lucrativo e sustentável.
Vantagens de iniciar um negócio de call center virtual a partir de casa
Iniciar um negócio de call center virtual a partir de casa oferece várias vantagens aos empresários, que incluem:
Um negócio de call center virtual a partir de casa pode fornecer uma solução económica e flexível para os empresários que procuram oferecer um serviço ao cliente de alta qualidade e fazer crescer os seus negócios.
Tipos de empresas de centros de atendimento que podem ser geridas a partir de casa
Estes são apenas alguns exemplos dos muitos negócios de call center que uma única pessoa a partir de casa pode operar:
Serviço de rececionista virtual: uma única pessoa pode gerir um serviço de rececionista virtual a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de encaminhamento e atendimento de chamadas. A rececionista virtual pode atender chamadas em nome de pequenas empresas e lidar com consultas de clientes, compromissos e outras tarefas administrativas.
Serviço de telemarketing:Um serviço de telemarketing pode ser operado por uma única pessoa a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de chamadas de saída. O agente de telemarketing pode contactar potenciais clientes, promover produtos ou serviços e gerar contactos.
Atendimento ao cliente: Uma única pessoa pode gerir o serviço de apoio ao cliente a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de centro de chamadas, tais como fila de chamadas, IVR e gravação de chamadas. O agente de atendimento ao cliente pode lidar com consultas de clientes, resolver problemas técnicos e fornecer informações sobre produtos ou serviços.
Serviço de suporte técnico:Um serviço de suporte técnico pode ser operado por uma única pessoa a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades avançadas de call centers, como partilha de ecrã e videoconferência. O agente de suporte técnico pode solucionar remotamente problemas de software ou hardware, ajudar os clientes na instalação de produtos e fornecer orientação técnica.
Serviço de atendimento:Uma única pessoa pode gerir um serviço de atendimento a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com capacidades de atendimento em direto. O representante do serviço pode atender chamadas em nome de empresas, fornecer informações gerais, receber mensagens e encaminhar chamadas de acordo com os requisitos do cliente.
Serviço de leitura psíquica:Um serviço de leitura psíquica pode ser operado por uma única pessoa a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de centro de chamadas, tais como gravação e agendamento de chamadas. O leitor psíquico pode oferecer aos clientes leituras de tarô, leituras de astrologia ou outros serviços psíquicos.
Serviço de aconselhamento e terapia:Um serviço de aconselhamento e terapia pode ser administrado por uma única pessoa a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de videoconferência e partilha de ecrã. O conselheiro ou terapeuta pode oferecer sessões de aconselhamento remoto aos clientes, ajudando-os com problemas de saúde mental ou desafios pessoais.
Serviço de tradução:Uma única pessoa a partir de casa pode gerir um serviço de tradução utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de gravação de chamadas e transferência de ficheiros. O tradutor pode prestar serviços remotos a clientes, traduzindo documentos ou interpretando chamadas em diferentes línguas.
Serviço de compras pessoais:Uma única pessoa pode gerir um serviço de compras pessoais a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com funcionalidades de conversação ou mensagens em direto. O personal shopper pode comunicar com os clientes remotamente, ajudando-os com tarefas de compras, aconselhando-os ou efectuando compras em seu nome.
Serviço de contabilidade: uma única pessoa pode operar um serviço de contabilidade a partir de casa, utilizando um sistema telefónico VoIP com integração de software de contabilidade e funcionalidades de gravação de chamadas. O contabilista pode oferecer serviços de contabilidade remotos aos clientes, ajudando-os a gerir as suas finanças e tarefas contabilísticas.
Como iniciar um negócio de call center virtual a partir de casa
Criar um negócio de call center virtual a partir de casa requer um planeamento e preparação cuidadosos. Aqui estão os passos que deve seguir:
Passo 1: Identificar o seu nicho e mercado-alvo
Identificar seu nicho e mercado-alvo é fundamental ao iniciar um negócio de call center virtual em casa. Ao fazer isso, você pode adaptar seus serviços para atender às suas necessidades específicas, o que aumentará a satisfação do cliente e ajudará sua empresa a se destacar da concorrência.
Para identificar o seu nicho, considere a sua experiência, competências e interesses.
Por exemplo, se tiver experiência em atendimento ao cliente, inicie um negócio de call center que se concentre em fornecer um atendimento excecional ao cliente.
Por outro lado, se a sua paixão são as vendas, pode querer criar um centro de atendimento especializado em telemarketing ou na geração de contactos.
Depois de identificar o seu nicho, é essencial definir o seu mercado-alvo. Isto implica pesquisar os dados demográficos dos seus potenciais clientes, como a idade, o sexo, a localização e o nível de rendimento, bem como as suas necessidades e pontos fracos. Isto irá aumentar a satisfação do cliente e ajudá-lo a direcionar os seus esforços de marketing de forma mais eficaz, o que ajudará o seu negócio a crescer ao longo do tempo.
Passo 2: Configurar o seu escritório em casa
Um escritório em casa é vital para iniciar um negócio de call center virtual a partir de casa. Cria um ambiente calmo e confortável para trabalhar. Também é essencial para a produtividade e para manter uma imagem profissional ao comunicar com clientes ou consumidores.
Veja esta lista de equipamentos e aspectos a ter em conta ao montar o seu escritório em casa para um call center virtual:
Computador: um computador de secretária ou portátil fiável é essencial para o trabalho num call center virtual.
Ligação à Internet de alta velocidade: uma ligação à Internet rápida e fiável garante uma comunicação clara durante as chamadas.
Auscultadores: um auricular de boa qualidade é importante para comunicar com os clientes e minimizar o ruído de fundo.
Escrivaninha:Uma secretária robusta e confortável proporcionará um espaço de trabalho adaptado.
Cadeira:Uma cadeira confortável e ergonómica é essencial para estar sentado durante horas.
Camera Web e microfone: Embora a maioria dos computadores desktop venha com uma webcam e um microfone embutidos, a qualidade desses componentes pode variar muito. Para uma empresa de call center virtual, áudio e vídeo de alta qualidade são essenciais para garantir uma comunicação clara com clientes e consumidores.
iluminação adequada: um espaço de trabalho bem iluminado é importante para a produtividade e para reduzir a fadiga ocular.
Software: dependendo do software de call center utilizado, pode ser necessário comprar ou instalar programas de software específicos.
Autorizações ou licenças: consulte as autoridades locais para saber se precisa de alguma autorização ou licença para operar um negócio de call center virtual a partir de casa.
Passo 3: Escolha um fornecedor VoIP com capacidades de call center
Escolher o provedor de VoIP certo é crucial ao configurar um call center virtual. Um provedor de VoIP com recursos de call center pode fornecer as ferramentas e os serviços para gerenciar chamadas com eficiência.
Procurar um fornecedor que ofereça:
As funcionalidades incluem enfileiramento de chamadas, encaminhamento de chamadas, gravação e relatórios em tempo real.
Apoio na sua língua para que possa comunicar eficazmente com eles se surgir um problema.
Uma vasta gama de números geográficos e não geográficos em todo o mundo, especialmente se tenciona oferecer os seus serviços a nível mundial.
Caraterísticas avançadas como IVR (resposta interactiva de voz), integrações com outro software e outras ferramentas melhoram a funcionalidade geral do seu centro de atendimento virtual.
A configuração do seu sistema telefónico VoIP é crucial para iniciar o seu negócio de call center virtual. Depois de ter selecionado um fornecedor, este ajudá-lo-á a configurar o seu sistema telefónico VoIP para garantir que este satisfaz as necessidades específicas da sua empresa.
Com a ajuda do seu fornecedor VoIP, a configuração do seu sistema telefónico deve ser simples e direta. Isto permitir-lhe-á concentrar-se em fornecer um excelente serviço ao cliente.
Passo 5: Considere a utilização de um PBX virtual
Um PBX virtual bem configurado pode desempenhar um papel crucial no tratamento eficiente de chamadas para uma empresa de call center virtual:
Encaminhamento inteligente de chamadas:Um PBX virtual eficiente facilita o encaminhamento inteligente de chamadas, garantindo que cada chamada seja encaminhada para o agente ou departamento certo de forma rápida e eficaz.
Sistema IVR personalizado:A implementação de um sistema IVR system melhora a experiência do cliente, fornecendo opções claras e direcionando as chamadas de forma eficiente sem intervenção humana.
Gravação de chamadas para melhoria contínua: A capacidade de gravar chamadas é essencial para analisar e melhorar a qualidade do serviço. Isso permite o treinamento de agentes, a identificação de áreas para melhoria e a manutenção de altos padrões operacionais.
Relatórios detalhados:Um PBX virtual eficiente oferece relatórios detalhados sobre o desempenho do call center, fornecendo informações valiosas sobre carga de trabalho, tempos de espera e outros indicadores importantes.
Estes elementos são apenas algumas das caraterísticas que fazem de um PBX virtual uma ferramenta inestimável para o sucesso operacional do seu call center virtual.
Perguntas frequentes sobre a criação de um Call Center em Espanha
Como organizar um Call Center?
A organização é crucial para garantir interações eficientes e produtivas com os clientes. Tudo deve estar orientado para a prestação de um serviço de qualidade e para a otimização dos recursos disponíveis, desde a conceção dos processos internos até à gestão da equipa.
Conceção eficiente do fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho bem concebido permite que os agentes saibam exatamente como lidar com cada situação. Inclui tudo, desde protocolos claros para o tratamento de chamadas até diretrizes para transferências e resolução de problemas.
A automatização também desempenha um papel importante: ferramentas como o IVR (resposta de voz interactiva) podem encaminhar os clientes para o departamento certo, poupando tempo tanto aos clientes como aos agentes.
Utilização de ferramentas de rastreio e registo para melhorar a qualidade do serviço
O rastreio em tempo real e a gravação de chamadas são indispensáveis para avaliar o desempenho da equipa e cumprir as normas de qualidade.
Estas ferramentas permitem-lhe identificar áreas de melhoria, formar agentes com exemplos concretos e resolver conflitos rapidamente, se necessário. São fundamentais para monitorizar a consistência do serviço ao cliente e manter elevados níveis de satisfação.
Destaques do Planeamento de Turnos e do Acompanhamento do Desempenho dos Agentes
Análise da procura horária: Identifica picos e depressões no volume de chamadas para alocar recursos de forma eficiente. Utiliza dados históricos e ferramentas de análise em tempo real para prever a carga de trabalho em diferentes alturas do dia ou da semana.
Flexibilidade de rotação e de turnos: Conceba horários com rotações regulares para evitar a fadiga da equipa. Considere opções flexíveis que permitam aos agentes equilibrar o trabalho e a vida pessoal, aumentando sua motivação e produtividade.
Cobertura de Emergência: Estabeleça um sistema de backup com agentes disponíveis para cobrir eventos imprevistos, como ausências ou picos inesperados no volume de chamadas. Isso garante uma operação sem problemas em todos os momentos.
Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs): Use métricas claras, como tempo médio de chamada, resolução na primeira interação e satisfação do cliente para medir o desempenho de cada agente. Isto permite um acompanhamento objetivo e orientado para a melhoria contínua.
Revisão e Ajuste Constante:Realiza revisões periódicas dos turnos e do desempenho da equipa para detetar áreas de melhoria. Ajusta os horários de acordo com as alterações na procura e no desempenho dos agentes para otimizar os resultados.
Ferramentas de gestão e elaboração de relatórios
Implementar um software que facilite o planeamento de turnos, registe métricas de desempenho e gere relatórios detalhados. Isto não só simplifica a gestão, como também fornece uma visão clara para a tomada de decisões estratégicas.
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Milhares de empresas em todo o mundo confiam no VoIPstudio para todas as suas comunicações empresariais. Por que não ser o próximo?
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