Como a telefonia VoIP pode ajudar as agências de marketing

Cada vez mais agências de marketing estão a deslocalizar os seus escritórios e a permitir que os seus empregados trabalhem à distância. A recente pandemia tem estimulado uma nova forma de trabalho. Este método tem estado no horizonte durante anos, mas muitas empresas ainda não saltaram.

O trabalho à distância tem sido um passo essencial para muitas empresas no sector da comercialização. A maioria destas empresas tem trabalho à distância sem necessidade de viajar para o escritório. Como resultado, muitas empresas têm conseguido estabilizar esta situação excecional e tirar partido da mesma.

Uma das desvantagens do trabalho à distância é a comunicação. Com a distância entre empregados, tanto a comunicação interna como externa tornou-se mais complexa. É agora mais difícil comunicar com os seus colegas e empresas interessadas nos seus produtos.

Os serviços telefónicos VoIP são uma grande ferramenta que muitas agências de marketing estão a começar a implementar. São muitas vezes decisões difíceis de tomar, mas são mais fáceis de adotar do que parecem.

A seguir, explicaremos como um serviço telefónico VoIP pode ser vital para a sua agência de marketing e os benefícios que lhe pode trazer.

Do trabalho frente a frente ao trabalho remoto ou híbrido

O mercado de trabalho está a transformar-se ao longo do tempo, e cada vez mais empresas estão a optar por trabalhar à distância ou híbrido para os seus negócios.

De acordo com o IT Labour Market Report 2022, 23 milhões de pessoas na América Latina estarão a trabalhar remotamente até 2021. Este número é suficientemente elevado para considerar as soluções que as empresas podem tomar para facilitar o trabalho dos empregados e mais rentável para os seus negócios.

Os ambientes digitais estão a tornar-se cada vez mais comuns nas empresas. Trabalhar com equipamento tecnológico, ter documentos na nuvem e depender apenas de uma boa ligação à Internet permite-lhe realizar o seu trabalho a partir de quase qualquer parte do mundo.

Muitas empresas estão também a optar por misturar ambos os sistemas, permitindo assim o melhor de ambas as formas de trabalho. Algumas empresas, tais como o BBVA, decidiram fazê-lo com o dia de trabalho híbrido. O modelo que propõem é trabalhar 40% do dia de trabalho à distância e o resto do dia no escritório. Por outras palavras, dois dias de cada semana de trabalho, poderá trabalhar na área da sua escolha.

O modelo de trabalho híbrido está a espalhar-se, uma vez que dá aos trabalhadores grande flexibilidade. O trabalho híbrido faz com que se sintam mais confortáveis com o seu trabalho e mais satisfeitos, o que melhora o seu compromisso com a marca. Estes são alguns dos benefícios que os especialistas dizem que o trabalho híbrido traz.

Melhorar o equilíbrio trabalho-vida

A flexibilidade que o trabalho híbrido traz às pessoas é uma grande vantagem para as pessoas dentro da empresa. As empresas conseguem oferecer mais espaço de manobra aos seus empregados e assim melhorar a cultura da empresa.

Proporcionar aos seus empregados um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida privada vai torná-los mais felizes. A flexibilidade pode traduzir-se num aumento da produtividade, uma vez que lhes dará a flexibilidade para trabalharem mais confortavelmente e à vontade.

Com o trabalho híbrido, conseguirá que o trabalhador assuma as suas tarefas pessoais e profissionais da forma mais confortável. Um sistema a que talvez não estivéssemos habituados veio para melhorar a vida das empresas e dos trabalhadores.

Melhorar o ambiente de trabalho

Outra característica positiva do trabalho híbrido é a melhoria das relações pessoais das pessoas na empresa. Ter um modelo de trabalho que acomoda tanto o trabalho à distância como o trabalho presencial reduz ambas as monotonias.

Com esta medida, conseguirá que os seus empregados venham trabalhar muito mais felizes e proactivos na melhoria das suas relações de trabalho. Passar do trabalho remoto total na era pandémica, onde se passa longas horas em casa sem interação social, para este modelo híbrido irá otimizar a experiência do empregado na empresa.

Compromisso ambiental

Outra vantagem que as empresas podem aproveitar é criar uma marca mais forte, mais responsável e comprometida com o ambiente em que exercem as suas atividades comerciais.

A redução do impacto ambiental quando os empregados se deslocam para o trabalho é uma atividade essencial para as empresas. Tornar os espaços em que vivem mais sustentáveis e menos poluídos é uma mensagem positiva para a sociedade.

Antecipação de problemas de saúde futuros

A recente explosão da COVID notificou todas as empresas de possíveis problemas que requerem trabalho à distância. A pandemia ensinou-nos a adaptarmo-nos a tais situações, utilizando ferramentas valiosas para trabalhar em diferentes locais.

As empresas que utilizam o sistema de trabalho híbrido estão mais preparadas para futuros problemas de saúde, emergências médicas ou qualquer outro problema que nos possa obrigar a ficar confinados.

Por outro lado, também é importante evitar a propagação de doenças do dia-a-dia. Este método de trabalho envolve um contacto menos pessoal ou pelo menos recorrente. Certas doenças, tais como constipações ou gripes, terão menos impacto na sociedade.

Quais são as vantagens de trabalhar à distância para as agências de marketing?

As agências de marketing são uma das empresas que permitem aos seus líderes adotar ferramentas em linha para facilitar o trabalho à distância. São empresas que devem estar sempre atentas às novas tendências para as adotarem; neste caso, podem estar na vanguarda da tecnologia.

Redução de custos

As empresas que oferecem trabalho à distância podem atribuir melhor os seus bens para otimizar a sua utilização. Não é raro ver empresas mudarem as suas sedes para edifícios mais pequenos ou para locais menos centrais para poupar custos. Tudo isto é influenciado pela liberdade que um ambiente digital, flexível e móvel lhe proporciona.

Para os trabalhadores, é também uma poupança de custos não ter de se deslocar todos os dias para o trabalho. Por exemplo, em Espanha, um estudo da Cisco estima que o cidadão comum espanhol poupa 130 euros por semana através do teletrabalho. Este valor está próximo da média mundial de cerca de 150 euros por semana.

Digitalização de processos

Outro benefício do trabalho à distância é que a empresa deve digitalizar os processos. Por outras palavras, quando decide ter os seus empregados a trabalhar à distância, deve assumir os custos envolvidos na alteração das aplicações à distância.

Normalmente, estes custos não são muito elevados, e o período de retorno é bastante controlável. É também uma boa opção, uma vez que cada vez mais aplicações e ferramentas estão disponíveis no mercado, pelo que se pode escolher a melhor aplicação que melhor se adapta a si em termos de qualidade/preço.

O bem-estar da sua força de trabalho

De acordo com um estudo da Cisco chamado Trabalho Híbrido 2022, as pessoas que se telecomunicam melhoram a sua qualidade de vida de muitas maneiras.

Uma delas é em termos de exercício físico e nutrição, duas variáveis que estão ligadas ao tempo livre que se tem para as fazer. De acordo com este estudo, cada pessoa ganha em média 4 horas por semana por teletrabalho.

Esta melhoria na qualidade de vida dos empregados afeta diretamente o seu estado emocional, financeiro, mental, físico e social. Conseguimos ter trabalhadores mais estáveis emocionalmente, trabalhadores mais felizes na nossa empresa e uma maior possibilidade de desenvolverem o seu trabalho de forma eficiente.

De acordo com este mesmo estudo, 82% das pessoas em todo o mundo consideram que o teletrabalho as tornou mais felizes. Esta felicidade reside em níveis de stress mais baixos, maior relaxamento e menos pressão.

Equipamento diverso

Para muitas empresas que operam em diferentes países, é crucial ter trabalhadores com o nível de língua materna dos seus mercados. Ter um emprego à distância é uma grande vantagem para os departamentos de recrutamento de empresas.

Quando oferece um trabalho à distância, pode abrir o seu filtro de pesquisa a praticamente toda a gente. Poderá escolher entre um número mais significativo de pessoas, pelo que terá a possibilidade de encontrar um candidato muito mais adequado para a sua empresa.

Quadro de comutação VoIP numa agência de marketing

Muitas agências de marketing são muito limitadas pelos seus sistemas telefónicos e necessitam de mais funcionalidades para o seu negócio.

Numa pequena agência de marketing, é comum ter um número de telefone para atender os clientes. Quer se trate de chamadas recebidas para servir potenciais novos clientes ou se queremos fazer ou receber chamadas dos nossos atuais clientes.

A seguir, explicaremos, como exemplo, um caso confirmado de uma agência de marketing com a sua consequente contextualização para saber o que a mudança para o telefone VoIP pode trazer a uma agência de marketing.

O que é que um PBX VoIP traz a uma agência de marketing?

Muitas empresas perguntam-nos sobre o serviço que oferecemos, e como pode ajudá-las se é difícil de usar ou dispendioso.

Bem, para as agências de marketing, é uma ferramenta útil. Neste caso, estamos a falar de uma pequena agência, com todos os seus empregados a trabalhar remotamente.

• Telefone obsoleto de escritório

Com a nova distribuição de empregados remotos, devido à COVID-19, o telefone no escritório tornou-se completamente inútil, uma vez que normalmente não está lá ninguém. A maioria das chamadas recebidas seriam perdidas.

A telefonia VoIP permite aos empregados ter o seu telefone a partir do computador, Tablet ou telemóvel em que trabalham. Todos poderão receber chamadas nos seus aparelhos.

• Encaminhamento de chamadas

Com o telefone convencional, a receção de chamadas é única, e não se pode fazer nada depois de as receber. Com o sistema telefónico VoIP, é possível organizar chamadas para que a pessoa certa as receba, criando IVRs e filas de chamadas.

Ao criá-las, poderá receber notificações sobre que informações os clientes querem obter antes de pegar no telefone. Assim, saberá qual a pessoa da empresa que deve atender o telefone.

Por outro lado, pode também conseguir que, se a chamada não for atendida a partir do softphone ou da aplicação, pode reencaminhá-la para outro número. Neste caso, o reencaminhamento foi feito para o telefone pessoal da pessoa responsável da empresa.

• Implementação simples

É muitas vezes um momento complicado para qualquer empresa mudar os sistemas básicos interna e externamente. É por isso que a implementação de um sistema telefónico VoIP pode ser um passo complicado.

Queremos afastar esta ideia de qualquer agência de marketing que a considere. É um processo simples que levará muito pouco tempo a ser criado. O funcionamento da aplicação também não será enfadonho ou demorado.

Se precisar de configurar qualquer outra coisa, a equipa técnica ajudá-lo-á sempre.

No VoIPstudio, podemos gerar bilhetes, o que o coloca em contacto direto com um dos nossos assistentes. Eles irão ajudá-lo durante o processo de instalação e configurar o seu sistema da forma que desejar.

• Preços e soluções flexíveis para cada empresa

Neste caso, sendo uma pequena empresa com necessidades diferentes, decidiram optar por uma solução mais fundamental com preços mais baixos.

Decidiram criar apenas um utilizador, que tem um preço mais baixo do que se desenvolvessem mais utilizadores com o mesmo número de telefone.

Com isto, perdem algumas características tais como a conversa interna, que, neste caso, já tinham sido abrangidas pela sua aplicação de gestão.

• Chamadas multi-linha e de três vias

Enquanto que, com a telefonia convencional, só pode atender uma chamada de cada vez, a telefonia VoIP permite-lhe receber várias chamadas no mesmo número ou fazer tantas chamadas de saída quantas forem necessárias.

Por outras palavras, é possível falar com dois clientes simultaneamente a partir do mesmo número. Também pode receber uma chamada ao mesmo tempo que outro colega telefona a um cliente.

Por outro lado, a telefonia VoIP permite-lhe adicionar facilmente um terceiro à chamada em curso, facilitando a resolução de dúvidas ou conflitos de uma forma rápida e ágil. Tem também um serviço de conferência para chamadas entre tantos participantes quantos forem necessários.

Soluções de problemas para uma pequena agência de marketing

Quando se é uma pequena agência, vai querer características únicas que se adaptem ao seu negócio. Aqui estão alguns dos problemas que conseguimos resolver com uma pequena agência de marketing:

• Uma conta para todos

No caso desta agência, são uma empresa com poucas chamadas de entrada/saída. Por isso, precisam de uma aplicação simples que se adapte às suas necessidades. Neste caso, foi decidido ter uma conta para todos. Em que todos eles podem entrar ao mesmo tempo e atender todas as chamadas, mas não comunicam via chat.

Neste momento, todos os empregados entram na aplicação com o mesmo nome de utilizador e palavra-passe. Quando alguém liga para a agência, o telefone de todos toca, e quem for mais capaz de atender a chamada poderá atendê-la.

Se a chamada não for atendida, podem sempre transferi-la de volta para uma fila para ser atendida por outro pessoal ou estacionar a chamada para resolver a consulta e devolvê-la ao cliente.

• Vários ramos de actividade

Neste caso, encontrámos uma agência de marketing com duas linhas de negócio. Uma centrada no mercado nacional e a outra no mercado internacional.

Por conseguinte, precisavam de saber quem os chamava para poderem responder em espanhol ou inglês. Como é que o conseguimos?

A notificação chegar-lhes-á de duas maneiras antes de receberem a chamada. Graças à utilização de filas de chamadas, eles serão notificados de qual fila a chamada está a vir. Isto é, se vier da marcação do cliente número 1, será nacional, mas se vier da marcação do cliente número 2, será internacional.

O seguinte aviso é quando se atende o telefone. O sistema irá tocar uma locução. Neste caso, quando pegar no telefone e o apanhar, ele tocará a chamada Nacional ou Internacional.

Com isto, optimizámos o processo de atendimento ao cliente, tornando-o muito mais personalizado.

• Fora de horas

Para além da edição anterior de servir uma audiência internacional, algumas chamadas podem chegar quando ninguém está a trabalhar e, portanto, não podem ser atendidas.

Por esta razão, foi criada uma nova linha IVR dentro do sistema, que só funcionava fora do horário comercial da empresa. Por outras palavras, uma nova mensagem de voz era reproduzida quando as chamadas eram feitas fora do horário de expediente das 9.00 às 16.00.

Esta mensagem de voz dizia ao cliente que a empresa estava atualmente fechada, para tentar ligar durante o horário comercial e, se não estivesse, para deixar uma mensagem de correio de voz. Com a mensagem de voz, podiam comunicar o que quisessem.

A mensagem de voz poderia ser ouvida a partir da própria aplicação ou com um e-mail que seria enviado para o endereço de e-mail da empresa.

Razões para implementar um serviço telefónico na sua agência de marketing

Com a possibilidade acima referida de as empresas de marketing permitirem que os seus empregados trabalhem à distância, a implementação de um serviço telefónico é uma das opções mais excitantes para eles adotarem.

O escritório moderno deixou para trás muitas ferramentas que eram comuns nas empresas. A obrigação de ir para um lugar para trabalhar durante 8 horas e cinco dias por semana está a chegar ao fim. Os empregados podem agora trabalhar de qualquer parte do mundo sem precisarem de estar em casa. Está a tornar-se cada vez mais comum ver pessoas a trabalhar em cafetarias, aeroportos, locais ao ar livre e muito mais.

Mas que vantagens pode isto trazer às agências de marketing, e o que as deve levar a adotar um sistema de comunicação VoIP nas suas empresas?

O que se segue explicará algumas das melhorias que as empresas de marketing terão ao implementar um serviço telefónico:

Rentabilidade do negócio

Uma das primeiras ideias que as empresas têm quando decidem adotar uma nova ferramenta é quanto tempo levará a recuperar o investimento e quão diferente será o custo mensal a longo prazo, em comparação com a solução antiga.

Um sistema VoIP reduzirá a conta telefónica normal de uma empresa em quase 50%. A diferença é ainda mais significativa se falarmos de chamadas internacionais, pois um serviço telefónico VoIP só precisa do seu pacote de dados para se ligar a alguém no estrangeiro.

O telefone VoIP é independente da localização. Não terá qualquer impacto na sua conta, dependendo do país para onde está a ligar. Portanto, se é uma empresa internacional, deve considerar a implementação de um serviço telefónico para melhorar o seu negócio.

Comunicações unificadas

Referimo-nos às comunicações unificadas (UC) como as ferramentas que permitem a interacção e colaboração digital de todas as pessoas da empresa. Por outras palavras, um serviço telefónico é uma ferramenta que nos permitirá unificar chamadas telefónicas, conferências, SMS, e-mails ou voicemail na mesma aplicação.

É uma característica que levará o seu negócio a outro nível. Com esta gestão de todas as comunicações da empresa, tanto externas como internas, a partir de uma única ferramenta, pode melhorar significativamente o seu dia-a-dia. Será muito mais fácil para os empregados comunicar com um colega de trabalho e para a empresa controlar tudo o que acontece com as suas comunicações.

Além disso, todas as comunicações internas entre os utilizadores da ferramenta são gratuitas. Quer sejam chamadas, videochamadas ou mensagens, todas elas estão incluídas no serviço telefónico gratuitamente.

Finalmente, terá a vantagem de utilizar a sua aplicação a partir de qualquer dispositivo (computador, telemóvel, Tablet.). Terá a vantagem de a utilizar a partir da sua aplicação dedicada ou de outras ferramentas, tais como as extensões Google Chrome.

Aumento da produtividade

Olhando para o acima exposto leva-nos a concluir que os seus empregados estarão mais bem equipados tecnologicamente para realizar o seu trabalho. Esta mudança traduz-se num aumento da produtividade.

Cada empresa tem em mente como fazer melhor com os seus ativos, ou por outras palavras, como fazer mais (ser mais produtivo) com o mesmo apoio. Bem, um serviço telefónico é uma daquelas ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade.

A comunicação é essencial dentro da empresa para levar a cabo milhares de processos do dia-a-dia. Portanto, tornar esta comunicação (interna e externa) mais descomplicada, mais fluida e mais rápida significa menos tempo desperdiçado na gestão.

A otimização da utilização de um serviço telefónico dentro da empresa pode trazer muitos benefícios para a empresa. Teremos de ensinar aos nossos empregados como utilizar a ferramenta para a tirar o máximo partido dela. Este processo não será demorado, uma vez que o telefone VoIP é muito semelhante em uso à tecnologia existente.

Aumento da competitividade

No mercado altamente competitivo de hoje, é essencial adaptar-se a novas situações para se manter competitivo. É por isso que muitas empresas já estão a optar pela capacidade de contratar os melhores candidatos na sua área, e isto só é possível com trabalho à distância.

A capacidade de qualquer empresa para atrair e reter os melhores talentos é um elemento diferencial. Por este motivo, oferecer trabalho remoto e flexível com condições de trabalho que melhorem a qualidade de vida do empregado será um ponto muito positivo na sua escolha.

A introdução de um serviço telefónico na sua empresa dar-lhe-á a capacidade de contratação que deseja em termos da escolha geográfica do candidato. Não precisará de ter um horário fixo rigoroso; não terá de definir uma área onde irá trabalhar, e não os obrigará a passar 8 horas durante cinco dias seguidos no mesmo local.

Precisa de um serviço telefónico para a sua agência de marketing?

Pode pensar que um serviço telefónico é um serviço que serve apenas para vender a clientes externos ou para atender chamadas, mas isto está muito longe da realidade.

Um serviço telefónico fará com que a sua empresa vá mais longe nas comunicações. Tenha tudo sob controlo para que nenhuma informação se perca pelo caminho e otimize os processos.

Um número crescente de agências de marketing tem um serviço telefónico dentro do seu negócio, pelo que já não é uma vantagem competitiva, mas uma necessidade comercial.

Não duvidamos que a sua agência de marketing necessita de adquirir um serviço telefónico, por isso não hesite e contacte-nos para que o possamos ajudar no seu processo de adoção.

O VoIPstudio é um conhecido fornecedor de telefonia VoIP internacional que oferece uma grande garantia para as suas comunicações, devido à sua vasta experiência. Oferecemos um período experimental gratuito de 30 dias, para que possa ver como um serviço telefónico se adequa ao seu negócio.