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Automatizar a gestão de chamadas perdidas usando Zapier

VoIP phone service background
Serviços VoIP | Tecnologia VoIP

Zapier é um software de automatização que se integra com mais de 3000 aplicações, permitindo automatizar facilmente tarefas entre o VoIPstudio e muitas outras aplicações. As possibilidades e combinações são ilimitadas.

O que é um Software de Automatização?

O software de automatização ajuda os aplicações a conversar entre si. Às vezes as aplicações se integram entre eles sem a necessidade de um software de automatização externo. Por exemplo, quando tira uma foto dentro de seu aplicativo de mensagens usando a sua câmara móvel. O Software de automatização atua como um intermediário.  

Sugestões de automatização e casos de uso comum (VoIP)

Assim que começar a se inteirar com Zapier, perceberá como é fácil configurar a automatização e todas as combinações que pode obter. Aqui vamos mostrar algumas sugestões para automatizar tarefas entre VoIP e algumas outras aplicações

Gerencie seus pedidos de suporte não respondidos

Todos os seus agentes de Suporte estão ocupados e  tem uma chamada perdida de um cliente. Usando Zapier, pode:

  • Ajudar os clientes a manter a calma enviando um SMS “Lamentamos, todos os nossos agentes estão ocupados no momento, por favor, abra um ticket no link seguinte” ou “desculpe se todos os nossos agentes estão ocupados no momento, ligaremos de volta assim que a equipa de suporte estiver disponível”
  • Automatizar a gestão de tarefas em seu sistema de emissão de tickets
  • Automatizar atividades de registo no seu CRM

Informar aos clientes sobre plataformas alternativas de reserva

Imagine que recebe uma reserva para uma mesa em seu restaurante. Mas está atualmente ocupado ou já está noutra chamada. Os clientes ficam cansados de esperar e desligam. A automatização poderia simplesmente enviar um SMS com um link para o seu website de reservas.

Ou talvez já não aceita reservas por telefone e gostaria apenas que seus clientes reservassem mesas ou fizessem pedidos on-line. Em tal cenário, poderíamos simplesmente enviar uma mensagem “…Obrigado por contactar o nosso restaurante. Não aceitamos reservas ou pedidos pelo telefone. Por favor, use o site online para reservar…” e ao desligar envia automaticamente um SMS com o link de reserva para garantir que os clientes cheguem ao seu site

Criar e atualizar contactos automaticamente de acordo com as chamadas recebidas

Cansado da necessidade de adicionar contactos em várias aplicações ou plataformas. Com Zapier pode automatizar a criação de contactos no VoIPstudio e em outras plataformas. Assim, por exemplo, ao criar contactos no Google, pode automatizar a criação de novos contactos para o VoIPstudio via Zapier, mas também para seu CRM, correio eletrônico ou sistemas de marketing.

Arquivar automaticamente as gravações de chamadas ou Correios de Voz

Depois que o correio de voz for deixado ou a chamada tiver terminado, provavelmente gostaria de mover a gravação da chamada para seu CRM. 

Automatizar os fluxos de trabalho para novos contactos

Quando alguém o segue o LinkedIn ou qualquer outra rede social pode automatizar a criação de contactos dentro do VoIPstudio e também pode enviar um SMS de cortesia por receber o contacto. 

Use o VoIPstudio para acionar os alarmes

Zapier pode ajudar a integrar seu sistema de alarmes para gerar ligações ou enviar SMS automaticamente com base em alarmes ou eventos. Mas não apenas as ligações de alarme ou SMS podem ser acionadas, mas qualquer aplicativo compatível com Zapier. Como, por exemplo, quando  recebe e-mails críticos. 

Exemplos de automatização que acionam SMS para eventos de chamadas perdidas

Este é apenas um exemplo simples que mostra como usar Zapier envia automaticamente um SMS para clientes que ligaram, mas infelizmente não conseguiu atender. Neste exemplo, enviaremos para os números das chamadas perdidas, um SMS mostrando o link de reserva de mesa no site do restaurante.

Assumindo que já tem uma conta VoIPstudio e está ligado com o Zapier. Só precisa clicar em criar um novo Zap e completar como descrito abaixo:

1. Definir o nome do Zap “Enviar SMS para chamada perdida”

2. Selecione “VoIPstudio” como aplicação de ação

3. Selecione “Chamada perdida (Missed call)” como evento de ação

Select application and SMS sending event with Zapier

 

4. Escolha a conta VoIPstudio que quer usar. Pode consultar o manual, clicando aqui

5. Selecione “VoIPstudio” como aplicação de ação

6. Selecione “Enviar SMS (Send SMS)” como evento de ação

7. Escolha a conta VoIPstudio que quer usar.

8. Configure a ação indicando:

  • “To (Para)”: usuário da chamada perdida
  • “Message (Mensagem)”: “Estamos atualmente ocupados, por favor, ligue mais tarde ou reserve online em www.restaurant.com” 

Edit SMS text with Zapier

Neste vídeo poderá consultar o processo completo de envio de SMS para clientes de um restaurante que não atenderam uma chamada:

Há muitas configurações como esta que podem ser feitas com Zapier, pode contactar-nos para mais informações sobre como integrar Zapier com VoIPstudio!

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