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6 formas como apoiar os seus colaboradores em teletrabalho

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Serviços VoIP

Como a realidade da pandemia a nível mundial, trabalhar a partir de casa, o teletrabalho, tem-se tornado o novo normal para a maioria das empresas. Não entrar no escritório todos os dias pode ser um desafio para alguns, enquanto é normal para aqueles que já trabalham remotamente há mais tempo. Da mesma forma, a maioria das empresas foi forçada a fazer a transição para o modelo de teletrabalho, devido à pandemia.

Por isso pode estar a perguntar-se como pode apoiar os seus funcionários enquanto trabalham a partir de casa. Claro, o escritório está vazio e o trabalho é feito, mas como pode facilitar a vida da sua equipa e da organização como um todo? Com as ferramentas, objetivos e apoio adequados, trabalhar a partir de casa pode abrir novas oportunidades para as empresas.
Tendo isso em mente, aqui estão 6 formas de apoiar os seus trabalhadores enquanto trabalham em teletrabalho.

1. Introduzir a tecnologia certa
Uma política de teletrabalho bem sucedida requer a tecnologia certa. O trabalho remoto não era possível antes do nascimento da Internet de alta velocidade, da computação em nuvem, e dos sistemas de comunicação avançados. O mesmo é verdade quando os seus colaboradores estão a trabalhar a partir de casa.

Poderá precisar de uma variedade de ferramentas, dependendo das suas necessidades e exigências empresariais. No entanto, os princípios básicos não mudam. Todas as empresas necessitam destes sistemas para trabalhar a partir de casa::

  • Linhas telefónicas empresariais
  • Ferramentas de videoconferência
  • Software de reunião virtual
  • Mensagens instantâneas
  • VPN para acesso externo a redes de empresas
  • Aplicações móveis
  • Software e hardware empresariais
  • A solução VoIP apartir da Cloud (nuvem) oferece muitas das funcionalidades acima referidas sem ter de adquirir diferentes ferramentas. Lembre-se de que os sistemas TI precisam de funcionar sem falhas e ser prontamente acessíveis a todos os funcionários que deles necessitem. Vai precisar do pessoal de TI para testar o sistema, de modo a assegurar-se de que consegue apoiar todos os colaboradores que trabalham a partir de casa. Isto significa que o seu sistema pode ser capaz de lidar com um pequeno número de trabalhadores, mas pode ter problemas quando todo o escritório está a tentar ligar-se e iniciar sessão.

    O teste de todos os sistemas empresariais é essencial por outra razão. Quando algo corre mal no escritório, o pessoal de TI pode facilmente reparar um computador ou servidor, uma vez que tem acesso ao hardware. Quando algo falha quando um empregado trabalha a partir de casa, é muito mais difícil. A sua empresa deve ter backups para quando algo falha, como um portátil ou se a linha telefónica de alguém deixa de funcionar.

    2. Incentivar a interação social entre colaboradores
    Muitos trabalhadores apreciam a liberdade de trabalhar a partir de casa. Afinal, isso significa que se pode evitar a deslocação diária, o trânsito, o barulho dos colegas, e todas as outras distrações inerentes a um ambiente de escritório. No entanto, nem todos se sentem confortáveis a trabalhar sozinhos a tempo integral. Mesmo um trabalhador introvertido sentirá falta da interação social que vem com o trabalho num escritório. Então, como pode ajudar os seus funcionários a manter-se em contacto uns com os outros?

    É um dado adquirido que os funcionários irão comunicar mais quando trabalharem a partir de casa. Mas a interação social, como organizar uma festa no escritório ou simplesmente ficar na sala de descanso, não é fácil de conseguir. Encoraje o seu pessoal a interagir socialmente, mesmo que seja através de uma sala de chat online ou de uma videochamada em grupo.

    As equipas podem reservar uma ou duas horas por semana para uma sessão de wind-down antes do fim-de-semana. Partilhar simplesmente algumas piadas ou falar sobre a semana de trabalho pode ajudar todos a manter o espírito. Para aqueles que fazem malabarismos com a escola em casa ou com as crianças pequenas, esta pode ser a única interação social que têm enquanto estão em casa a toda a hora. Os gestores ou chefes de equipa podem criar jogos online como o bingo ou mesmo um clube do livro virtual. Pode também trocar receitas favoritas, pois todos parecemos estar a cozinhar mais agora!

    3. Estabelecer e manter rotinas
    Os típicos 9 – 17 dias de trabalho podem não funcionar para todos, mas definem uma estrutura para o escritório. Pode ser tentador deitar-se tarde quando não se tem um trajeto matinal mas é um declive escorregadio. Muito em breve, as pessoas perdem de vista os prazos e o seu horário de sono passa a ser desequilibrado. Pode fazer com que os trabalhadores se sintam solitários e ansiosos, especialmente com a atual crise em curso.

    Uma boa forma de minimizar estas questões é manter uma rotina, mesmo que ninguém esteja de facto no escritório. Por exemplo, as reuniões e os check-ins semanais devem ser aproximadamente ao mesmo tempo para que todos conheçam o horário. Incentivar o pessoal a acordar e dormir à sua hora habitual, mesmo quando não têm de conduzir para qualquer lado. Em vez de uma viagem de ida e volta, podem ir dar um passeio (mantendo a distância apropriada) ou completar uma sessão de ioga rápida.

    Trabalhar a partir de casa significa também que é necessário ajudar os colaboradores a manter o seu equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada. Pode ser difícil separar o seu trabalho da sua vida pessoal quando tudo acontece no mesmo espaço. Antes de dar por isso, os colaboradores respondem aos e-mails de trabalho à meia-noite. Ajude o trabalhador, deixando-o saber que não há problema em não responder fora do horário normal de expediente. Se precisar de enviar um e-mail de trabalho, um rápido “sem necessidade de resposta imediata” funciona maravilhosamente.

    4. Obtenha o equipamento certo para trabalhar a partir de casa
    Trabalhar a partir de casa precisa mais do que apenas da Internet e de um computador portátil. Dependendo do seu papel, os colaboradores podem precisar de computadores de secretária completos, monitores duplos, aparelhos de fax, telefones de trabalho, auscultadores USB, webcams, auscultadores com cancelamento de ruído, e outro hardware. Todos os trabalhadores devem ter um espaço de escritório designado na sua casa, mesmo que seja apenas uma secretária na sala de estar. Afinal, nem todos têm espaço para montar um escritório dedicado em casa.

    Certifique-se de que os seus trabalhadores têm tudo o que precisam e a quem podem contactar se precisarem de mais alguma coisa. Alguns funcionários podem até precisar de ajuda na compra de uma secretária e de uma cadeira de escritório. Os funcionários com as ferramentas certas são mais saudáveis, mais felizes e mais produtivos.

    5. Check-in frequente e oferecer apoio
    A comunicação é a chave para que os trabalhadores manterem suas tarefas com sucesso a partir de casa. Num ambiente típico de escritório, os gestores e supervisores aparecem frequentemente no quadro de pessoal. É fácil fazer o check-in com a sua equipa ou mostrar a sua apreciação com elogios ou outras exibições (quadros de avisos, fotografias, reuniões de equipa, etc.). Mas pode ser difícil replicar a experiência quando todos estão a interagir através de chat vídeo.

    Ainda assim, a maioria dos colaboradores gostaria de receber orientação e apoio dos seus gestores. Estabelecer uma chamada semanal ou chat de vídeo para tocar a base com todos os membros da equipa. Também se pode organizar uma forma de mostrar aprovação com quadros de avisos virtuais, boletins informativos, ou outras ferramentas online.

    Outra forma de oferecer apoio é assegurando o acesso a práticas de bem-estar como sessões de ioga online, exercícios de fitness em casa ou mesmo consultas com um terapeuta. Com a telemedicina, já ninguém tem de conduzir até ao consultório do seu médico.

    Seja pró-ativo na ajuda as equipas. Se esta é a primeira vez que trabalha em casa para os seus trabalhadores, eles também podem não saber do que precisam. Podem sentir-se desconfortável ao falar, pois percebem que estão a pedir um favor ou exceção. Alguém precisa de remarcar reuniões por causa da escola em casa dos seus filhos ou de tomar conta de familiares idosos? Avise os seus funcionários que podem vir ter consigo com qualquer problema, mantendo as linhas de comunicação abertas.

    6. Estabeleça uma política clara de teletrabalho
    Se esta for a primeira tentativa de teletrabalho para a sua organização, poderá não ter uma política clara para o mesmo. Será uma boa oportunidade também para esclarecer as políticas e certificar-se de que todos estão cientes disso.

    Não existe uma política de teletrabalho padrão , uma vez que as necessidades da sua empresa ditarão o seu conteúdo. No entanto, deve incluir as seguintes secções:

  • Política da empresa em caso de baixa por doença e dias de férias. É necessário assegurar que a empresa não tenha falta de trabalhadores durante uma crise.
  • Pode necessitar de atualizar a política habitual de baixas por doença para acomodar também questões específicas de COVID-19. O que devem os trabalhadores fazer se eles ou um membro da família apresentarem sintomas? Têm opções de telemedicina ou precisam de ir a uma clínica interna?
  • A política de compra e reembolso de equipamento de escritório como cadeiras, impressoras, papel, tinteiro, headsets, etc. Existe um limite de despesas para os funcionários? Têm eles acesso a todos os formulários necessários?
  • Todos os benefícios típicos dos trabalhadores, como um passe de estacionamento, alimentação subsidiada, passes para transportes públicos, etc.
  • O processo para tickets de suporte informático para problemas de hardware e/ou software.
  • Medidas de segurança e privacidade de dados, tais como a utilização de VPNs e firewalls. Se os colaboradores não tiverem trabalhado à distância antes, é altamente provável que se depare com problemas antes de as coisas se resolverem numa rotina.
  • Como pode ver, nenhuma empresa pode tornar o teletrabalho bem sucedido sem uma comunicação eficaz. Apoie os seus trabalhadores e prepare-os para o sucesso com VoIPstudio. Inscreva-se agora para um teste gratuito de 30 dias e experimente a diferença!

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