5 formas como os sistemas VoIP melhoram as chamadas de saída

O mundo empresarial continua a tornar-se mais competitivo à medida que a globalização, e a crescente inovação digital continua a ser abundante. Consequentemente, as empresas e marcas estão sempre atentas a estratégias de desenvolvimento do negócio de vendas.

Uma prática comum em todos os domínios tem sido a de chegar a perspectivas qualificadas através de campanhas de divulgação. 62% dos comerciantes afirmaram que a sua estratégia de chamadas de saída tem sido eficaz. Embora esse seja um número expressivo, ainda há muito espaço para crescer e melhorar. Uma forma de o fazer é implementar sistemas VoIP numa operação de chamadas de saída.

Características VoIP não negociáveis para chamadas de saída

Um sistema VoIP ajuda as empresas a gerir melhor as chamadas através de um conjunto de funcionalidades que tornam as estratégias telefónicas mais eficientes. Embora utilizado popularmente para chamadas de entrada, o software VoIP também tem todo um conjunto de funcionalidades que podem revelar-se úteis para estratégias de saída. Algumas delas incluem:

Gestão de contactos

Uma melhor gestão de contactos comerciais é mais útil em cenários B2B de saída, dado que permite aos representantes de vendas tratar e organizar melhor a informação de prospectos. Também dá aos agentes um lugar para organizar e documentar dados de chamadas e notas, para que possam considerar pedidos, consultas, e outras informações personalizadas no futuro.

Quando emparelhado com uma poderosa ferramenta de gestão da relação com o cliente, isto irá melhorar as estratégias de vendas ao exterior.

Gestão de agentes

Para além de gerir prospectos e leads, um serviço telefónico VoIP empresarial também será capaz de gerir a sua equipa. Integrado com um sistema de gestão de usuários, um sistema VoIP dá à sua organização uma forma mais eficaz de gerir o desempenho, conformidade e assistência dos agentes.

Com a gestão de agentes, pode também correlacionar melhor o desempenho com os agentes que respondem, tendo um painel de controlo que exibe o feedback dado aos que telefonam. Dessa forma, os gestores podem rever o desempenho das chamadas e responder em conformidade – quer isso seja através de recompensa ou coaching.

Características de gestão de chamadas

Para além da gestão de agentes e contactos, os sistemas VoIP também proporcionam uma forma de gerir as próprias chamadas. Algumas das funcionalidades de gestão de chamadas que se revelam úteis incluem:

• Gravação de chamadas – Grave as suas chamadas e guarde-as para reprodução instantânea, ou revisão.
• Encaminhamento – Para que as equipas emissoras possam colaborar e encaminhar chamadas se um potencial cliente quiser falar com outro agente, com outra oferta ou especialidade, por exemplo.
• Dynamic Caller ID – É possível apresentar um identificador de chamadas do país do cliente.
• Coaching de agentes – Entre numa chamada ao vivo e dê algumas dicas úteis ao seu agente em ‘modo sussurro’.
• Monitorização de agentes – Entre e ouça chamadas ao vivo para monitorizar e rever o desempenho dos agentes.
• Estacionamento – No caso em que os representantes possam precisar de colocar as chamadas em espera.
• Puxar – No caso em que os agentes precisam de mudar de dispositivo.

Insights e gravação

O poder dos dados tornou-se o foco nos últimos anos, à medida que as empresas se voltam para os números para tomar decisões informadas. Os sistemas VoIP dão às empresas acesso a mais dados e análises que podem ser úteis na avaliação dos seus representantes de vendas, estratégias, e produtos.

As funcionalidades de gravação de chamadas também podem ser úteis por várias razões que também aprenderá dentro de pouco tempo. A maioria dos serviços VoIP também armazenam gravações em sistemas baseados na nuvem, para que não tenha de as manter num dispositivo de armazenamento físico que possa ocupar recursos e espaço.

Existem definitivamente muitas outras características que os sistemas VoIP podem fornecer para equipas de chamadas de saída e outras aplicações comerciais.

Formas como os sistemas VoIP ajudam a melhorar as chamadas de saída

Assim, com todas estas características agora em mente, a maior pergunta que poderá estar a fazer é “como é que todas estas características ajudam a minha equipa ou agentes nas chamadas de saída”? Aqui estão algumas das formas como a sua equipa e o sua empresa como um todo poderiam beneficiar da utilização de um sistema VoIP.

1) Gerir melhor os representantes de vendas

A gestão de representantes de vendas externas implica uma operação de recursos humanos bem fundamentada, onde se consegue gerir eficazmente a produção e a carga de trabalho da sua equipa. Ter de verificar as chamadas, atribuir leads, e fornecer feedback manualmente pode ser taxação para gestores e supervisores. Assim, ter um sistema VoIP poderia ajudar a aliviar a carga de trabalho e salientar que um processo de gestão manual da equipa poderia trazer.

Com um sistema VoIP, o supervisor da sua equipa de vendas de saída pode agora concentrar-se em mais tarefas importantes, incluindo

• Encontrar novas pessoas-alvo.
• Ligação em rede.
• Formação da equipa de vendas.
• Criação de estruturas de incentivo para aumentar o desempenho.

2) Gerir melhor os contactos

As empresas que perdem leads não farão um bom trabalho de conversão de prospectos em clientes. Até 60% dos leads dirão não quatro vezes antes de dizerem sim. Mas o agente médio raramente chega ao primeiro seguimento. O que pode ajudar neste processo é a criação de um melhor sistema de gestão de leads onde possam acompanhar e analisar informações sobre leads para ajudar a transformar um potencial lead em cliente.

Com uma melhor gestão de contactos, os agentes e representantes de vendas podem voltar aos contactos antigos e fazer o acompanhamento necessário para os ajudar a fechar mais negócios.

3) Melhorar as chamadas através de análises, coaching e feedback

Uma vez que um sistema telefónico VoIP rastreia eficazmente o feedback e a análise das chamadas, as equipas de vendas e os gestores de desenvolvimento empresarial podem utilizar esses dados para tomar decisões mais informadas. Esses dados podem ser utilizados para avaliar o desempenho da equipa e fornecer coaching e feedback que podem ajudar a melhorar os contactos com o exterior.

Os sistemas VoIP também têm frequentemente um mecanismo de inquérito de feedback que pede automaticamente o feedback dos receptores de chamadas.

4) Encaminhamento de chamadas mais eficiente

Na geração de leads B2B, alguns clientes podem ter nichos ou produtos específicos na sua ardósia. Nos casos em que um cliente principal possa querer outro produto ou serviço que pertença a outro departamento, as pessoas que efectuam chamadas podem simplesmente reencaminhar chamadas para os representantes certos.

Ter esta capacidade através de um sistema telefónico VoIP para vendas business-to-business poderia melhorar a colaboração numa equipa e até aumentar as taxas de conversão. Ao gerir uma operação de call center, isto pode nem sempre ser o padrão.

Mas ao encorajar uma cultura de colaboração, uma equipa de agentes é realmente capaz de alcançar mais para o indivíduo tanto quanto para toda a equipa ou empresa. Isto porque as equipas tendem a beneficiar mais quando há apoio mútuo versus competição interna pouco saudável.

5) Mais vendas

No fim de contas, há uma coisa que um agente e toda a empresa que os emprega desejam – mais vendas. Um sistema VoIP eficaz pode ajudar a empresa a conseguir isso quando racionalizam todas as suas actividades de chamadas.

O objectivo final de cada característica e benefício discutido é colocar a empresa em posição de fazer chamadas de alta conversão que possam trazer um retorno ao resultado final. Ao melhorar sistemas com funcionalidades como a integração com ferramentas de vendas, as empresas e a sua equipa de vendas têm mais hipóteses de o conseguir.

O Outbound continua a ser um motor de crescimento

Tem havido muito barulho em torno do marketing de entrada. E embora seja altamente eficaz, não desconta o poder das estratégias de saída. 32% dos profissionais num inquérito disseram que as estratégias de saída produziram mais leads para eles – um número igual ao da geração de leads de entrada.

Assim, se quiser implementar um sistema de venda ao exterior e conseguir mais clientes através da venda por telefone, um sistema VoIP pode ser a chave para o ajudar a conseguir um aumento para a sua empresa. Ao fazê-lo, toda a organização se prepara para um maior crescimento e expansão num futuro próximo.