10 Fatores para um trabalho de equipa eficaz

Trabalho de equipa eficaz é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Também não está limitado às empresas. Equipas desportivas, bandas musicais, e até mesmo famílias precisam de trabalho de equipa eficaz para conseguirem fazer as coisas. Os líderes empresariais estão sempre interessados no segredo de um trabalho de equipa eficaz. Afinal de contas, não querem esperar ter sorte com a equipa que reuniram para um projeto. 

Grandes equipas – as que produzem resultados fenomenais – têm certas características. E as empresas podem aprendê-las e aplicá-las ao criar equipas para alcançar os seus objetivos. Por exemplo, se souber que uma equipa de sucesso depende de uma colaboração eficaz, pode equipar as suas equipas com ferramentas que as ajudem a colaborar melhor. É uma estratégia muito melhor do que confiar que um grupo de pessoas reunido de forma aleatória será de alguma forma bem sucedido.

10 FATORES PARA UM TRABALHO DE EQUIPA EFICAZ

Empresas criam equipas por várias razões, tanto a longo como a curto prazo. Algumas equipas são temporárias, criadas para um projeto específico, e dissolvidas posteriormente. Outras são mais a longo prazo, muitas vezes abrangendo anos de implementação de projetos cruciais para a organização. 

1- Cada equipa deve ter objetivos claramente definidos

O trabalho de equipa eficaz precisa de várias coisas, mas talvez a mais importante seja ter objetivos claramente definidos. Muito frequentemente, os líderes empresariais criam equipas para uma tarefa que é mal definida ou vaga. Se a equipa não conhece os seus objetivos, como irão atingi-los?

Considere duas equipas. Uma tem o mandato de reduzir os custos em 30% em 5 anos. A outra equipa é simplesmente mandatada para melhorar a rentabilidade do negócio. A primeira equipa terá mais probabilidades de sucesso do que a segunda.

Porquê? A segunda equipa não tem números nem diretivas claras. Deverão concentrar-se na redução de custos ou no aumento das vendas? Quantas melhorias podem esperar alcançar? 

A primeira equipa, no entanto, tem um avanço. Eles já sabem:

• O que precisam de alcançar – cortar custos
• Por quanto – 30%
• Quando – em 5 anos

2-  Uma equipa de sucesso tem uma comunicação clara

A comunicação entre equipas é um fator crucial para o sucesso. A comunicação aberta, honesta e clara desempenha um papel importante ao longo de um projeto. A forma como se comunica e a frequência com que acontece influencia a eficácia. Se confiar nos seus colegas, é mais provável que partilhe ideias e ideias. A comunicação engloba mais do que apenas falar, a escuta é também uma componente importante. 

Não é de admirar que as empresas invistam tanto em ferramentas de comunicação. Uma equipa de sucesso precisa da capacidade de comunicar através de canais em qualquer altura. Não quer que o pessoal esteja a jogar ao telefone cada vez que precisa de atualizar alguém ou discutir algo. Entre chamadas telefónicas, correio eletrónico, mensagens de texto, mensagens instantâneas, chat vídeo, chamadas em grupo, reuniões virtuais, e até correio de voz, não há falta de opções.

Então, como podem assegurar-se de que as vossas equipas comunicam eficazmente e conseguem fazer o trabalho? Invista numa plataforma que lhe permita integrar múltiplos canais num sistema coeso. No mundo de hoje, isso significa frequentemente conjuntos de comunicação unificados que utilizam VoIP como base. VoIP permite às empresas utilizar a sua rede de dados existente para chamadas de voz, videochamadas, chamadas áudio e vídeo em grupo, mensagens instantâneas, voicemail visual, e até mesmo fax. 

Assegure-se de que as suas equipas têm acesso às melhores ferramentas de comunicação e veja a sua eficácia disparar.

3-  Trabalho de equipa eficaz requer colaboração

Se olharmos para equipas bem sucedidas, vemos frequentemente uma característica particular que se destaca. É a capacidade de colaborar estreitamente entre si para criar soluções. Quer se trate do lançamento de um novo produto ou da abordagem de questões de garantia de qualidade, é necessária uma estreita colaboração para um trabalho de equipa eficaz.

Houve um tempo em que a colaboração significava que todos apareciam numa sala de reuniões e troca de ideias/trabalho em conjunto. As equipas utilizavam ferramentas de colaboração como quadros brancos, canetas, e papel, reuniões, etc. Em 2021, esse modelo é bastante limitativo para equipas que podem estar espalhadas por todo o mundo.

As ferramentas de colaboração atuais estão quase sempre online e acessíveis a partir de qualquer lugar. As reuniões são virtuais, a partilha de documentos acontece na nuvem e a equipa pode nem sequer se encontrar cara a cara uma única vez. Mas a mera existência de tais ferramentas não significa que as suas equipas irão utilizá-las. É preciso facilitar o mais possível o acesso de todos a elas. As suas necessidades comerciais ditam as aplicações exatas que utiliza, mas deve cobrir as noções básicas.

4- Funções e identidades únicas

O trabalho de equipa exige que todos trabalhem para um objetivo comum, mas cada membro deve ter papel claramente definido. O seu pessoal tem identidades únicas moldadas pelas suas experiências e conjuntos de aptidões, por isso utilize-as em seu proveito ao montar a equipa. Alguns gestores tentam minimizar os conflitos dentro da equipa, juntando pessoas que já trabalham bem. Mas o seu conjunto de competências ou papéis pode não ser adequado para o projeto.

Em geral, as equipas precisam de membros que possam cumprir papéis específicos tais como:

• Criativos e exploradores que possam olhar para o panorama geral
• Pessoas metódicas e lógicas para trabalharem os detalhes, manter a equipa em trabalho, etc.
• Peritos financeiros para comprimir números e manter o registo de métricas
• Pessoal operacional para estabelecer a logística, distribuição, fornecimentos, etc.

Naturalmente, os papéis serão fluidos até que a equipa se instale e poderá necessitar de mais ou menos papéis dependendo do projeto. Mas é fundamental considerá-los antes de se proceder à contratação de pessoal. 

5-  Estabelecer processos desde o início

O trabalho de equipa eficaz não é só sobre indivíduos, é também sobre processos. Cada projeto tem marcos, prazos, horários e tarefas de trabalho que precisam de ser concluídas. Estes devem ser documentados e facilmente acessíveis. Não se trata apenas de arquivá-los após o projeto, as equipas podem e devem utilizá-los para completar tarefas.

É importante estabelecer e utilizar estes processos desde o início. Considerar como a equipa o fará:

• Distribuir o trabalho: quem faz o quê, quando, e como
• Dependências: que tarefas precisam de ser concluídas primeiro e o que pode esperar
• Marcos: que prazos devem ser cumpridos e como programar o trabalho em conformidade
• Atualizações do estado: quem deve ser informado do progresso e como serão enviadas

A equipa deve chegar a acordo sobre os processos para que não haja dúvidas sobre os instrumentos a utilizar para cada finalidade. Isto facilitará a concentração no trabalho, em vez das minúcias como as que se usam no correio eletrónico para falar com a direção ou agendar uma reunião.

6- Confiança e compromisso

As equipas bem sucedidas dependem de laços profundos entre as pessoas envolvidas. Alguns membros da equipa podem mesmo desenvolver amizades pessoais fora do trabalho. Mas o importante é que todos respeitem e confiem uns nos outros. Deve haver confiança mútua para encorajar a partilha de ideias e ninguém deve ter medo de exprimir as suas opiniões.

O trabalho de equipa eficaz só acontece quando todos estão seriamente comprometidos com os resultados. Os membros da equipa devem apoiar-se uns aos outros e confiar nos colegas de equipa para trabalharem em conjunto nos obstáculos. 

7- Encorajar a tomada de riscos 

Existe um equívoco fundamental sobre as equipas e isso é o facto de todos assumirem que o trabalho em equipa desencoraja a assunção de riscos. Não é surpreendente uma vez que as notícias são dominadas por líderes carismáticos que lideram mudanças no negócio, quase lendo uma cruzada contra práticas estabelecidas.

Mas a realidade é que a maioria das equipas de sucesso encoraja a tomada de riscos. Os membros são capazes de trazer para a mesa as suas experiências e perspetivas únicas. Isto permite que os indivíduos assumam riscos quando se trata de tomar decisões difíceis. Sabem que os seus colegas estarão de costas voltadas e também retificarão quaisquer erros se e quando estes acontecerem. Os membros da equipa não são ridicularizados por assumirem riscos, pelo contrário, são encorajados a fazê-lo.

8- Criatividade e inovação

Semelhante à tomada de riscos, a criatividade e a inovação são necessárias para que o trabalho em equipa produza resultados. Quer se trate de sessões de brainstorming para gerar ideias únicas ou de avaliar estratégias selvagens para lançar um novo produto, a criatividade é essencial. Assim como um enfoque na melhoria contínua e na inovação. 

A atitude perante os riscos, criatividade e inovação é o que separa as grandes equipas das medíocres. Um exame atento do trabalho de equipa bem sucedido – seja para um projeto empresarial, uma equipa desportiva, ou uma banda – mostrará o mesmo nexo de pensamento criativo e inovador.

9- Resolução de conflitos

Um trabalho de equipa eficaz não significa que os membros nunca irão colidir ou ter pontos de vista opostos. Uma equipa bem sucedida, contudo, terá um meio adequado para resolver tais conflitos. Os membros são atenciosos e mostram respeito uns pelos outros, mesmo quando têm opiniões diferentes. Não há ataques pessoais ou comportamento não profissional. 

Uma equipa bem sucedida é constituída por indivíduos únicos com opiniões diversas. Ocasionalmente, haverá um conflito entre indivíduos, mas nunca se tornará fora de controlo para ameaçar o trabalho de equipa eficaz. Outra via de conflito é quando a equipa está a enfrentar o fracasso. Quando isso acontece, os membros da equipa não se culpam uns aos outros. Todos são responsáveis pelas suas acções e participam, contribuindo para os objetivos gerais.

10- Tomada de decisões e liderança

Quase todos assumem que é um líder firme para um trabalho de equipa eficaz. No entanto, as equipas mais bem sucedidas utilizam uma forma de liderança participativa. Isto significa que, em vez de uma pessoa liderar o resto, todos participam na liderança da equipa para o sucesso. Isto inclui tarefas como tomar notas de reuniões, atribuir tarefas, tomar decisões, e registar resultados. Este estilo de liderança permite que todos contribuam para o sucesso, em vez de centrar todas as responsabilidades numa só pessoa.